Asistente administrativo

El Paso Trade School Inc; El Paso (TX); On-site; USD 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

Western Technical College busca un Asistente Administrativo para ser el punto de bienvenida para estudiantes y visitantes, gestionar la recepción, brindar un servicio al cliente excepcional y apoyar al Presidente del Campus en tareas administrativas.

El candidato ideal tendrá diploma de secundaria, al menos 1 año de experiencia administrativa y habilidad para trabajar en un entorno educativo, con preferencia por bilingüismo en inglés y español.

Qualifications

• Diploma de secundaria o equivalente requerido.
• Al menos 1 año de experiencia administrativa, de recepción o servicio al cliente.
• Experiencia en entorno educativo, de oficina o atención al cliente preferida.
• Bilingüe en inglés y español es preferido.
• Capacidad de usar MFA móvil.

Responsibilities

• Proporcionar servicio al cliente excepcional en recepción.
• Recibir visitantes y dirigirlos al departamento correspondiente.
• Gestionar llamadas entrantes de forma cortés y profesional.
• Mantener front desk y área de recepción organizada.
• Preparar correo saliente y distribuir correspondencia.
• Apoyar al Presidente del Campus en funciones administrativas.

Skills

Excelente servicio al cliente

Comunicación efectiva

Organización y gestión del tiempo

Trabajo en equipo

Education

Diploma de escuela secundaria o equivalente

Tools

Microsoft Office

SIS

Job description

VIGENCIA DE LA POSICIÓN:

El Asistente Administrativo sirve como punto de contacto principal para estudiantes, futuros estudiantes, visitantes, empleados y llamados, y es responsable de crear una primera impresión acogedora, profesional y positiva del Western Technical College. El puesto gestiona las actividades de la recepción y el front desk, proporciona un servicio al cliente excepcional, realiza funciones administrativas y de oficina, y brinda apoyo al Presidente del Campus y a otros departamentos según lo asignado.

FUNCIONES ESENCIALES:

• Proporcionar un servicio al cliente excepcional y crear constantemente una experiencia acogedora, profesional y positiva para estudiantes, futuros estudiantes, empleados, visitantes y llamados.
• Recibir y asistir a los visitantes de manera amigable y profesional, determinar el propósito de su visita y dirigirlos al individuo o departamento apropiado.
• Responder, filtrar, dirigir y contestar llamadas telefónicas entrantes de manera oportuna, cortés y profesional.
• Mantener un front desk y un área de recepción organizada, profesional y acogedora.
• Operar equipos de oficina estándar y reportar rápidamente problemas de equipos al individuo apropiado.
• Preparar el correo saliente y recibir, clasificar y distribuir el correo entrante y las entregas.
• Completar y enviar solicitudes de Verificación de Inscripción (VOE) de estudiantes, excluyendo BSN, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Asistir al Presidente del Campus con funciones administrativas, incluyendo preparación para auditorías, ceremonias de graduación y otras actividades del campus.
• Verificar que los documentos de orientación estudiantil requeridos estén completados y cargados adecuadamente en el Sistema de Información Estudiantil (SIS) después de cada inicio.
• Compilar, revisar y distribuir informes diarios requeridos a los destinatarios designados.
• Administrar evaluaciones autorizadas, incluyendo pruebas de escritura, Wonderlic y TABE, y servir como examinador de respaldo para el centro de pruebas Pearson VUE según sea necesario.
• Aceptar pagos estudiantiles autorizados, emitir recibos y asegurar que los fondos y la documentación relacionada se manejen de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Iniciar y procesar solicitudes de diplomas, certificados y transcripciones de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Mantener la confidencialidad y seguridad de la información estudiantil, de empleados, financiera, de pruebas y de la institución.
• Realizar otras tareas asignadas.

EDUCACIÓN, EXPERIENCIA Y OTROS REQUISITOS:

• Diploma de escuela secundaria o equivalente requerido.
• Mínimo de un año de experiencia administrativa, de oficina, de recepción o de servicio al cliente preferido.
• Experiencia trabajando en un entorno educativo, de oficina profesional o de atención al cliente preferido.
• Experiencia manejando pagos, manteniendo registros o trabajando con información confidencial preferido.
• Bilingüe en inglés y español es preferido.
• Capacidad de trabajar un horario flexible según sea necesario para apoyar las operaciones del campus, las pruebas, las ceremonias de graduación y otras actividades del Colegio.
• Capacidad de usar un dispositivo móvil para la autenticación multifactor (MFA) requerida.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y CAPACIDADES REQUERIDOS:

• Habilidades excepcionales de servicio al cliente con una demostrada capacidad para interactuar constantemente con estudiantes, futuros estudiantes, empleados, visitantes y el público de manera acogedora, cortés, profesional y útil.
• Capacidad de mantener una actitud profesional, accesible y orientada al servicio, incluso durante períodos de alta actividad, interrupciones frecuentes o interacciones desafiantes.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, incluyendo etiqueta telefónica profesional y la capacidad de comunicarse claramente y eficazmente con audiencias diversas.
• Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo con la capacidad de priorizar múltiples responsabilidades y responder eficazmente a interrupciones frecuentes y cambios de prioridad.
• Fuerte atención al detalle y capacidad para mantener registros, informes y documentación precisos.
• Capacidad de ejercer un juicio sólido, usar discreción y mantener la confidencialidad al manejar información sensible.
• Capacidad de seguir procedimientos establecidos al manejar registros estudiantiles, pagos, materiales de prueba y otra información institucional.
• Competencia en aplicaciones de Microsoft Office y capacidad para aprender el Sistema de Información Estudiantil del Colegio y otro software institucional.
• Capacidad de operar eficazmente equipos de oficina estándar, incluyendo computadoras, sistemas telefónicos multilínea, impresoras, fotocopiadoras y escáneres.
• Capacidad de establecer y mantener relaciones de trabajo efectivas con estudiantes, futuros estudiantes, empleados, proveedores, visitantes y el público.
• Capacidad de trabajar de forma independiente con la dirección apropiada y colaborar con empleados de diferentes departamentos.
• Capacidad y voluntad de cumplir con las políticas y procedimientos del Colegio y los requisitos federales, estatales y regulatorios aplicables.

MEDIO DE TRABAJO:

Esta posición opera principalmente en un entorno de oficina y recepción profesional y utiliza rutinariamente equipos de oficina estándar, incluyendo computadoras, teléfonos, impresoras, fotocopiadoras, escáneres y otra tecnología de oficina. La posición implica una interacción frecuente con estudiantes, futuros estudiantes, empleados, visitantes, proveedores y el público y puede experimentar interrupciones frecuentes durante el día laboral.

El empleado puede ocasionalmente requerir moverse por el campus o viajar entre ubicaciones del Colegio para realizar las responsabilidades asignadas. El nivel de ruido en el entorno de trabajo es generalmente tranquilo a moderado pero puede aumentar ocasionalmente debido a la actividad estudiantil, de visitantes o del campus.

REQUISITOS FÍSICOS:

Los requisitos físicos descritos aquí son representativos de los necesarios para realizar con éxito las funciones esenciales de esta posición, con o sin adaptación razonable. El puesto requiere períodos prolongados de sentarse y trabajar en una computadora o en el front desk, así como el uso frecuente de manos y dedos para operar una computadora, teclado, teléfono y otros equipos de oficina. El empleado debe ser capaz de comunicar y intercambiar información efectivamente en persona, por teléfono y electrónicamente, y frecuentemente revisar información presentada en pantallas de computadora y en documentos impresos. El puesto requiere periódicamente estar de pie y caminar por el lugar de trabajo para ayudar a los visitantes, distribuir materiales, recuperar registros o realizar otras tareas asignadas, y puede ocasionalmente requerir inclinarse, alcanzar y agacharse para acceder a archivos, suministros y equipos de oficina. El empleado también debe ser capaz de ocasionalmente levantar, transportar, empujar o mover artículos que pesen hasta 20 libras, como archivos, suministros de oficina, paquetes o materiales de prueba.