Recepcionista

InnovAge; Sacramento (CA); On-site; USD 25,000 - 30,000; Full time

Job summary

InnovAge en Sacramento busca un Recepcionista para recibir a visitantes, proveedores y personal, y dirigirlos a las oficinas correspondientes. El rol requiere atender tareas clericales y administrativas para apoyar las operaciones de la instalación.

Entre las responsabilidades se incluyen recibir y orientar a visitantes, gestionar llamadas y mensajes, mantener la recepción organizada y garantizar la seguridad mediante registros e insignias.

Qualifications

• Experiencia o habilidades en atención al cliente y tareas administrativas.
• Capacidad para manejar correo, mensajería y mantenimiento básico de equipo de oficina.

Responsibilities

• Recibe a visitantes y empleados con cortesía y orienta a quien necesita ayuda.
• Mantiene hojas de registro y emite insignias de visitante para seguridad.
• Contesta llamadas entrantes, las dirige y toma mensajes.
• Mantiene un área de recepción ordenada y cuida la imagen de InnovAge.
• Comunica internamente a través del sistema de mensajería corporativa.
• Responde a emergencias según los procedimientos.
• Procesa paquetes y cartas entrantes y salientes (FedEx, USPS, UPS).
• Prepara correo interno y saliente.
• Distribuye correo respetando confidencialidad.
• Mantenimiento básico de equipo de oficina (pager, copiadoras, fax, impresoras).
• Mantiene registros de equipo y suministros.
• Apoya funciones administrativas y labores generales.
• Pueden asignarse funciones adicionales.

Job description

El Recepcionista recibe y dirige adecuadamente a todos los clientes, proveedores u otros visitantes a la instalación de InnovAge. Proporciona deberes clericales, de oficina y administrativas en apoyo general a la instalación y función de InnovAge. La asistencia física en una instalación de InnovAge es esencial para realizar los deberes del puesto.

Recepción/Servicio al Cliente - 60%:

• Recibe a visitantes y empleados de InnovAge con una actitud y disposición cortés y asiste a personas que necesitan ayuda con servicios y/o direcciones a oficinas.
• Asegura la seguridad de la instalación mediante el mantenimiento de hojas de registro y la emisión de insignias de visitante, notifica al personal de la llegada del visitante de manera oportuna.
• Contesta todas las llamadas entrantes y las redirige a los departamentos apropiados, toma mensajes y responde según sea necesario.
• Mantiene un área de recepción ordenada para proporcionar y mantener la imagen de InnovAge.
• Comunica al personal a través del sistema de comunicación interna cuando sea apropiado y según el procedimiento establecido.
• Responde a llamadas de emergencia según los procedimientos establecidos de manera cortés y servicial.

Clerical Administrativo - 40%:

• Maneja y procesa paquetes y/o cartas entrantes y salientes de FedEx, USPS, UPS y otras empresas de correo y mensajería.
• Prepara y procesa correo interno y regular saliente/entrante.
• Distribuye el correo de manera oportuna con respecto a la confidencialidad y los temas sensibles.
• Proporciona mantenimiento básico y general de todo el equipo de oficina que incluye pagers, copiadoras, fax e impresoras, notifica a las partes apropiadas cuando el equipo está fuera de servicio.
• Mantiene registros y registros apropiados del equipo y/o suministros de oficina y asiste con el cuidado y mantenimiento.
• Proporciona apoyo administrativo y realiza deberes generales de oficina según se asigne.
• Pueden asignarse funciones y deberes de trabajo adicionales.