Private & Iconic Collections Coordinator (Classics, Temp)

Christie´s; New York (NY); On-site; USD 55,000 - 75,000; Part time

Job summary

Christie’s è alla ricerca di un Coordinatore, Private & Iconic Collections - Classics (Temporary) per supportare le preparazioni delle prossime vendite. Il ruolo richiede attenzione ai dettagli, eccellenti capacità di servizio al cliente e competenze di project management, con collaborazione tra più dipartimenti e sedi.

La posizione prevede gestione di documenti, relazioni con i clienti, e supervisione di processi di catalogazione, stock e logistica, in un ambiente ad alta pressione.

Qualifications

• Essere in grado di fornire un servizio al cliente eccezionale e comunicare in modo chiaro sia oralmente sia per iscritto.
• Abilità di gestione progetti con la capacità di gestire più processi contemporaneamente.
• Attenzione ai dettagli e accuratezza nelle attività amministrative.
• Capacità di lavorare in modo collaborativo con team su più sedi.
• Capacità di rimanere calmi in situazioni ad alta pressione.
• Conoscenza di Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint).

Responsibilities

• Eseguire compiti amministrativi generali come assegnato dal Sale Coordinator o dal Business Manager.
• Mantenere aggiornati i dati nei sistemi interni di Christie’s.
• Interfacciarsi con i clienti per informazioni di consegna e relativo contenzioso.
• Gestire l’aggiornamento degli accordi con i venditori e creazione/dspedizione degli stock order, raccogliendo documenti di conformità.
• Monitorare lo stato della documentazione di consignamento per garantire conformità.
• Gestire richieste di spedizione, licenze d’esportazione e programmazione.
• Seguire la ricezione della proprietà e risolvere problemi aperti.
• Gestire esigenze di Expertise, Framing e Restoration per la vendita, inclusi richieste di preventivo, comunicazioni con il cliente e addebiti correlati.
• Supportare i movimenti di proprietà: trasferimenti, trasferimenti locali, rilascio temporaneo, consegna a terzi e passaggi al gruppo di supporto centrale.
• Monitorare i costi dei clienti inclusi richieste di creazione e revisione periodica dei dati di sistema per reportistica.
• Supportare il responsabile di vendita nel processo di catalogazione: catalogazione, fotografia, stesura di testi, lotting, diritti d’autore, contatto con studi fotografici e team di produzione.
• Assicurare che tutte le informazioni sugli oggetti supportino le scadenze di vendita e catalogazione; partecipare ad angst sessions secondo necessità.
• Gestire contratti di vendita e promemoria marketing, inclusa la coordinazione di anteprime e tour internazionali/aziendali.
• Fungere da collegamento con le Operations per visualizzazione e allestimento vendita e gestione asset.
• Assistere con modifiche al riscatto/pre-vendita e invio a clientizzazione delle relative documentazioni.
• Contribuire all’installazione per anteprime all’asta, inclusa preparazione di schede lotto.
• Monitorare attività di vendita: visualizzazioni, report di condizioni, offerte e richieste di biglietteria.
• Gestire riunioni di interesse, prenotazioni sale e verbali.
• Gestire le attività della settimana di vendita: logistica e tracciamento post-vendita.
• Preparare le informazioni per la hand-off al Post-sale Service.
• Supportare la ricerca clienti e mantenere fogli di calcolo analitici.

Skills

Exceptional client service

Project management

Multi-tasking

Detail-oriented

Team collaboration

Microsoft Office

Tools

Microsoft Office

Job description

Christie’s è alla ricerca di un Coordinatore, Private & Iconic Collections - Classics (Temporary) per supportare le preparazioni delle prossime vendite. Il ruolo richiede attenzione ai dettagli, eccellenti capacità di servizio al cliente e competenze di project management, con collaborazione tra più dipartimenti e sedi.

La posizione prevede gestione di documenti, relazioni con i clienti, e supervisione di processi di catalogazione, stock e logistica, in un ambiente ad alta pressione.