Persönliche Assistenz der Abteilungsdirektorin (Teilzeit)

Max-Planck-Institut für Immunbiologie und Epigenetik; Delaware; Hybrid; USD 45,000 - 62,000; Part time

Benefits offered by this job

VBL

Fortbildungsmöglichkeiten

Mobiles Arbeiten (bis 40%)

Jobticket Zuschuss

Familienfreundliche Angebote

Willkommen-Service

ÖPNV-Anbindung

Job summary

Das Max-Planck-Institut für Immunbiologie und Epigenetik in Freiburg sucht eine*n persönliche*n Assistent*in in Teilzeit (50%) zur Unterstützung der Abteilungsdirektorin der Forschungsabteilung „Chromatinregulierung“. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet.

Zu den Aufgaben gehören Büroorganisation, Reisemanagement, Informationsfluss, Übersetzungen, Protokolle und Off-/Onboarding. Es wird eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung erwartet; Deutsch/Englischkenntnisse sind unabdingbar,

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbarer kaufmännischer Abschluss.
• Erste Berufserfahrungen im beschriebenen Aufgabengebiet wünschenswert.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französisch sicher.

Responsibilities

• Büroorganisation (Terminplanung, Organisation von Meetings, Datei- und Dokumentenverwaltung)
• Reisemanagement (Planung und Buchung nationaler/internationaler Geschäftsreisen)
• Sicherstellung eines termin- und adressatengerechten Informationsflusses
• Übersetzungen sowie Korrespondenz (DE/EN; ggf FR)
• Anfertigung und Verteilung von Sitzungsprotokollen; Nachverfolgung von Maßnahmen
• Mitwirkung bei Planung, Organisation und Durchführung von Meetings, Veranstaltungen und Seminaren
• Empfang und Betreuung von Gästen der Abteilung
• Begleitung von Mitarbeitenden beim On- und Offboarding
• Abklärung offener Fragen mit Servicebereichen und Generalverwaltung in München

Skills

Deutsch

Englisch

Französisch

MS Office

Grafikprogramme

Organisation

Teamfähigkeit

Diplomatie

Education

Fremdsprachensekretär/in oder vergleichbarer kaufmännischer Abschluss

Tools

Microsoft Office

Job description

Das Max-Planck-Institut für Immunbiologie und Epigenetik in Freiburg sucht eine*n persönliche*n Assistent*in in Teilzeit (50%) zur Unterstützung der Abteilungsdirektorin der Forschungsabteilung „Chromatinregulierung“. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet.

Zu den Aufgaben gehören Büroorganisation, Reisemanagement, Informationsfluss, Übersetzungen, Protokolle und Off-/Onboarding. Es wird eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung erwartet; Deutsch/Englischkenntnisse sind unabdingbar,