Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d)

Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Campus Nord; Delaware; On-site; USD 53,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Familienfreundlichkeit

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Gesundheit & Vorsorge

Individuelle Zusatzleistungen

Karriere und Entwicklung

Sinnstiftende Arbeit

Job summary

Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) sucht eine Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d) für den Bereich IV – Natürliche und gebaute Umwelt. Die Position umfasst Konzeption, Planung, Koordination und Nachbereitung vielfältiger Veranstaltungen sowie die gesamte Organisation inklusive Budget, Beschaffung und Terminkoordination.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Verwaltungserfahrung und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat, Assistenz einer Geschäfts- oder Bereichsleitung oder vergleichbar.
• Fundierte Kenntnisse in Büroorganisation und Verwaltungsabläufen; Erfahrung in Sitzungs- und Gremienorganisation.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten; Priorisierung komplexer Vorgänge.
• Adressatengerechte Kommunikationsstärke; verbindliches Auftreten und Kooperationsfähigkeit.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; sicherer Umgang mit gängigen digitalen Büroanwendungen.

Responsibilities

• Verantworten der Konzeption, Planung, Koordination, Durchführung und Nachbereitung vielfältiger Veranstaltungen.
• Steuern des gesamten Veranstaltungsprozesses; Koordination von Teilnehmern, Dienstleistern, Budget und Infrastruktur.
• Koordination der Gremienarbeit, Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen; Protokollführung und Fristenkontrolle.
• Unterstützung der Bereichsleitung in administrativen Prozessen und Koordination der Zusammenarbeit mit Fakultäten, Instituten und Partnern.
• Erledigung von Büro- und Reiseorganisation, Dokumentenmanagement sowie Beschaffung und Abrechnung.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Deutsch/Englischkenntnisse

Teamarbeit

Dokumentation

Education

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office

Job description

Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) – Die Universität in der Helmholtz-Gemeinschaft

Im Dialog mit der Gesellschaft entwickelt das KIT Lösungen für große Herausforderungen – von Klimawandel, Energiewende und nachhaltigem Umgang mit natürlichen Ressourcen bis hin zu Künstlicher Intelligenz, technologischer Souveränität und demografischem Wandel. Als Die Universität in der Helmholtz-Gemeinschaft vereint das KIT wissenschaftliche Exzellenz vom Erkenntnisgewinn bis zur Anwendungsorientierung unter einem Dach – und ist damit in einer einzigartigen Position, diese Transformation voranzutreiben. Damit bietet das KIT als Exzellenzuniversität seinen mehr als 10 000 Mitarbeitenden sowie seinen 22 800 Studierenden herausragende Möglichkeiten, eine nachhaltige und resiliente Zukunft zu gestalten.
KIT – Science for Impact.

Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d)

• Bereich IV - Natürliche und gebaute Umwelt (BL 4)
• 2 Jahre
• ab sofort
• Vollzeit
• 47.100,00 bis 50.500,00 EUR brutto pro Jahr

Ihre Aufgaben

• Sie verantworten die Konzeption, Planung, Koordination, Durchführung und Nachbereitung vielfältiger Veranstaltungen der Bereichsleitung und des Bereichs – von Fachkolloquien, Seminaren und Klausurtagungen bis zu Gremienveranstaltungen sowie Terminen mit politischen Entscheidungsträgern und hochrangigen Gästen.
• Sie steuern den gesamten Veranstaltungsprozess und koordinieren dabei Teilnehmer, externe Dienstleister, Beschaffung, Budget, Infrastruktur und organisatorische Abläufe.
• Sie koordinieren die Gremienarbeit des Bereichs und stellen die strukturierte Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich Sitzungsunterlagen, Protokollführung sowie der Nachverfolgung von Beschlüssen, Aufgaben und Fristen sicher.
• Als zentrale Schnittstelle unterstützen Sie die Bereichsleitung in administrativen Prozessen und koordinieren die Zusammenarbeit mit Fakultäten, Instituten, Programmkommissionen, dem Präsidium sowie weiteren internen und externen Partnern.
• Ergänzend übernehmen Sie Aufgaben der Büroorganisation und Dienstreiseorganisation, insbesondere Termin- und Dokumentenmanagement, Beschaffung, Reiseplanung und -abrechnung sowie die Pflege digitaler Arbeits- und Informationsbereiche.

Ihr Profil

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• mehrjährige Erfahrung im Sekretariat, in der Assistenz einer Geschäfts- oder Bereichsleitung oder in einer vergleichbaren organisatorischen Funktion; Erfahrungen im öffentlichen Dienst sind idealerweise vorhanden
• fundierte Kenntnisse in Büroorganisation und Verwaltungsabläufen sowie Erfahrung in Sitzungs-, Gremien- und Veranstaltungsorganisation; Kenntnisse in digitaler Dokumentenverwaltung sind wünschenswert
• ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere komplexe Vorgänge und Fristen eigenständig zu priorisieren, zu koordinieren und zuverlässig nachzuverfolgen.
• adressatengerechte Kommunikationsstärke, verbindliches Auftreten und ausgeprägte Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern.
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit gängigen digitalen Büroanwendungen; Französischkenntnisse sind idealerweise vorhanden.

Wir bieten

Familienfreundlichkeit
Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.

Flexible Arbeitszeitgestaltung
Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.

Gesundheit
Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen, Angeboten zur psychischen Gesundheit und regelmäßigen Vorsorgeuntersuchungen.

Individuelle Zusatzleistungen
Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Karriere und Entwicklung
Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.

Sinnstiftende Arbeit
Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.

Kontakt

Arbeitsort
Eggenstein-Leopoldshafen (und Karlsruhe)

Eingruppierung
EG 8 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Vertragsdauer
2 Jahre

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne
Jennifer Hertenstein
[e-mail]
[phone]

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an
Yvonne Gemeinder
Personalservice (PSE)
[e-mail]
[phone]

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist:01.11.2026
Ausschreibungsnummer:368/2026

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das KIT erfolgt entsprechend dieser Datenschutzerklärung.