HR Administrator/Office Manager (m/w/d)

Parking Solutions Deutschland; United States; On-site; USD 50,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Team-Events

hochwertige IT Ausrüstung

EGYM Wellpass Mitgliedschaft

Job summary

Parking Solutions Deutschland sucht eine engagierte Office Managerin/ einen Office Manager und HR-Admin. Sie sind das Herz des Büros, kümmern sich um administrative Aufgaben, das Fuhrpark-Management, Reisemanagement sowie Post- und Spesenabrechnungen.

Sie unterstützen das HR-Team bei Preboarding, Onboarding und Offboarding, erstellen Guidelines und Reports und arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen. Deutschkenntnisse auf C1 und Englisch B2 sind gewünscht.

Qualifications

• Selbstständige, strukturierte und genaue Arbeitsweise.
• Freundliches und selbstbewusstes Auftreten.
• Kaufmännische Ausbildung oder entsprechende Berufserfahrung.
• Einsatzbereitschaft und Flexibilität.
• Berufseinsteiger oder Quereinsteiger willkommen.
• Kenntnisse in MS Office und idealerweise CRM-System HubSpot.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2).
• Flexibles Arbeiten auf Vertrauensbasis.

Responsibilities

• Office Management: Bestellungen, Organisation von Küche/Meetingräumen, Ansprechpartner im Büro.
• Fuhrpark-Management: Organisation von Firmenwagen, Tankkartenabrechnungen.
• Ein- und Ausgangspost: Bearbeitung und Weiterleitung.
• Reisemanagement: Verwaltung des Reiseportals, Unterstützung bei Planung.
• Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft und HR-Admin.

Skills

Selbstständige Arbeitsweise

Freundliches Auftreten

Kaufmännische Ausbildung

Flexibilität

Berufseinsteiger willkommen

MS Office

HubSpot CRM

Deutschkenntnisse C1

Englischkenntnisse B2

Education

Kaufmännische Ausbildung oder entsprechende Berufserfahrung

Tools

HubSpot

MS Office

Job description

Als Office Manager und HR Admin bist du das Herzstück unseres Büros und kümmerst Dich um alle anfallenden administrativen Aufgaben rund um das Office und die HR-Abteilung. Eine zentrale Aufgabe ist das Management unseres Fuhrparks. Du behältst den Überblick über Eingangsrechnungen sowie Spesen- und Kreditkartenabrechnungen. Auch die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost gehört zu Deinem Aufgabengebiet. Das HR-Team unterstützt Du beim Preboarding-, Onboarding- und Offboarding-Prozess und kommunizierst mit allen involvierten Abteilungen. Gleichzeitig bist Du zuständig für die Konzeptionierung von Guidelines und Policies (nach Vorgabe) und bist verantwortlich für die Erstellung von Auswertungen. Dich erwartet ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit einer interessanten Mischung aus Büromanagement und Personalverwaltung. Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft und der Personalabteilung bei administrativen Aufgaben.

Office Management

• Bestellung von Büromaterial
• Organisation der Büroküche und Konferenzräume
• Ansprechpartner für alle Fragen rund um unser Büro
• Kontrolle und Weiterleitung von Eingangsrechnungen, Spesen- und Kreditkartenabrechnungen

Fuhrpark-Management

• Organisation von Firmenwagen
• Verwaltung der Tankkartenabrechnungen

Ein- und Ausgangspost

• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost

Reisemanagement

• Verwaltung des Reiseportals
• Unterstützung bei der Reiseplanung

Unterstützung beim Preboarding-, Onboarding und Offboarding-Prozess. Administrative Aufgaben in der Personalabteilung.

Qualifikationen

• Selbstständige, strukturierte und genaue Arbeitsweise
• Freundliches und selbstbewusstes Auftreten
• Kaufmännische Ausbildung oder entsprechende Berufserfahrung
• Einsatzbereitschaft und Flexibilität
• Berufseinsteiger oder Quereinsteiger sind sehr willkommen
• Kenntnisse in MS Office und idealerweise einem CRM-System (z. B. HubSpot)
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B2)
• Flexibles Arbeiten auf Vertrauensbasis

Schnell wachsendes, international aufgestelltes Unternehmen: unsere Muttergesellschaft sitzt in Großbritannien. Gemeinsam erobern wir den europäischen Markt. Starkes Team: kurze Kommunikations- und Entscheidungswege, Duz-Kultur, offene Türen, hochmotivierte und hilfsbereite Kolleg*innen. Wir lernen jeden Tag voneinander, wachsen als Team zusammen und streben ambitionierte Ziele an. Spannendes Umfeld: eigenverantwortliches Arbeiten mit Raum zur Eigengestaltung sowie einer offenen Feedback-Kultur, schnelle Lernkurve, persönliche Entwicklungsmöglichkeiten.

Benefits

• Team-Events
• hochwertige IT Ausrüstung
• EGYM Wellpass Mitgliedschaft