Executive Assistant (m/w/d)

FACT Werbeagentur GmbH; Germany (OH); On-site; USD 54,806 - 79,926; Full time

Benefits offered by this job

Schlüsselposition direkt mit Geschäfts

Internationales Umfeld

Kurze Entscheidungswege

Eigenverantwortung

Moderne Arbeitsmittel

Job summary

Unmanned Sovereignty GmbH sucht eine proaktive und organisierte Executive Assistant (m/w/d) zur direkten Unterstützung der Geschäftsführung in der Region Möhnesee (Arnsberg/Soest). Sie fungieren als Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Abteilungen und externen Partnern und koordinieren anspruchsvolle Termine, Reisen und Meetings im In- und Ausland.

Sie erstellen professionelle Unterlagen, Berichte und Protokolle in Deutsch und Englisch, behalten Dokumente sicher und arbeiten eng mit MS

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder in vergleichbarer Position
• Ausgeprägte Organisations-, Priorisierungs- und Koordinationsfähigkeiten
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Diskretion, Integrität und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Souveränes Auftreten und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
• Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams)
• Hohe digitale Kompetenz und gutes Dokumentenmanagement

Responsibilities

• Sie unterstützen die Geschäftsführung proaktiv im operativen und strategischen Tagesgeschäft.
• Sie koordinieren Kalender, Termine und Geschäftsreisen im In- und Ausland.
• Sie bereiten Meetings, Management-Reviews und Vorstandssitzungen professionell vor und nach.
• Sie erstellen hochwertige Korrespondenz, Präsentationen, Berichte und Protokolle in Deutsch und Englisch.
• Sie steuern interne und externe Kommunikation mit Kunden, Partnern, Behörden und Stakeholdern.
• Sie koordinieren Projekte, verfolgen Termine und setzen Maßnahmen fristgerecht um.
• Sie übernehmen eigenverantwortlich administrative und organisatorische Sonderprojekte und verbessern interne Prozesse.
• Sie behandeln sensible Unternehmensdaten mit höchster Diskretion.

Skills

Organisationsfähigkeiten

Kommunikationsfähigkeiten

Diskretion

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftsstudium

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

Job description

Die Unmanned Sovereignty GmbH ist ein wachsendes Unternehmen im Bereich Verteidigungs- und Sicherheitslösungen. Wir unterstützen staatliche Institutionen, öffentliche Auftraggeber und strategische Partner mit innovativen Lösungen zur Stärkung der nationalen Sicherheit, Resilienz und Einsatzbereitschaft.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine proaktive und organisierte Persönlichkeit als Executive Assistant (m/w/d) zur direkten Unterstützung unserer Geschäftsführung im Bereich Möhnesee (Arnsberg/Soest).

Als rechte Hand der Geschäftsleitung sorgen Sie für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft und ermöglichen dem Management den Fokus auf strategische Entscheidungen. Sie agieren als wichtiges Bindeglied zwischen der Führungsebene, internen Abteilungen und externen Stakeholdern.

Responsibilities

• Sie unterstützen die Geschäftsführung proaktiv im operativen und strategischen Tagesgeschäft.
• Sie koordinieren komplexe Kalender, Termine und Geschäftsreisen im In- und Ausland.
• Sie bereiten Meetings, Management-Reviews und Vorstandssitzungen professionell vor und nach.
• Sie erstellen hochwertige Korrespondenz, Präsentationen, Berichte, Entscheidungsvorlagen und Protokolle in deutscher und englischer Sprache.
• Sie steuern die interne und externe Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern, Behörden und weiteren Stakeholdern.
• Sie koordinieren Projekte, verfolgen Termine und Maßnahmen nach und sorgen für deren fristgerechte Umsetzung.
• Sie übernehmen eigenverantwortlich administrative und organisatorische Sonderprojekte und entwickeln interne Prozesse kontinuierlich weiter. Sie verantworten eine strukturierte, revisionssichere digitale und physische Dokumenten- und Aktenverwaltung.
• Sie behandeln sensible Unternehmensdaten und -informationen mit höchster Diskretion.

Qualifications

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement) oder ein abgeschlossenes Studium, idealerweise in Betriebswirtschaft, Management oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position.
• Ausgeprägte Organisations-, Priorisierungs- und Koordinationsfähigkeiten.
• Eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Ein hohes Maß an Diskretion, Integrität und Verantwortungsbewusstsein.
• Souveränes Auftreten, sowie ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Exzellente Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams.
• Sehr gute Kenntnisse im Termin-, Dokumenten- und Ablagemanagement, sowie eine hohe digitale Kompetenz.
• Einen hohen Qualitätsanspruch, Genauigkeit und eine lösungsorientierte Arbeitsweise.

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
• Ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld.
• Kurze Entscheidungswege und ein hohes Maß an Eigenverantwortung.
• Spannende Aufgaben in einem innovativen und sicherheitsrelevanten Umfeld.
• Moderne Arbeitsmittel und ein Team, mit dem man Pferde stehlen kann.