Executive Assistant (m/w/d) für den CEO

Rochus Mummert digital GmbH; United States; Remote; USD 69,000 - 104,000; Full time

Benefits offered by this job

Firmenwagen

30 Urlaubstage

Mobiles Arbeiten

Job summary

Rochus Mummert digital GmbH sucht eine unternehmerisch denkende und umsetzungsstarke Executive Assistant (m/w/d) für die deutsche Holding. Sie verantworten anspruchsvolle Kalenderkoordination des CEO, Reiseplanung und bereiten Meetings vor.

Sie erstellen Präsentationen, Analysen und Entscheidungsvorlagen, koordinieren CFO/COO sowie Stakeholdern, begleiten Post-Merger-Integrationen und verschiedene Sonderprojekte.

Qualifications

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer eigenständigen Assistenz-, Operations-, Projektmanagement- oder kaufmännischen Schnittstellenfunktion.
• Strukturiertes Arbeiten, klare Priorisierung und Überblick auch bei hoher Themenvielfalt.
• Unternehmerisches Denken und wirtschaftliches Verständnis.
• Sichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse (B2); sicherer Umgang mit Microsoft 365.

Responsibilities

• Sie organisieren und priorisieren den Kalender des CEO, koordinieren Termine, Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen.
• Sie bereiten Besprechungen vor, strukturieren Themen und verfolgen die Umsetzung nach.
• Sie erstellen Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen.
• Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit CFO, COO, Geschäftsführungen der Beteiligungen, externen Dienstleistern und weiteren Stakeholdern.
• Sie übernehmen Sonderprojekte, z. B. Post-Merger-Integration, HR, Einkauf sowie Messen und Veranstaltungen.

Skills

Strukturierte Arbeitsweise

Priorisierung

Eigeninitiative

Englisch (B2)

Stakeholder-Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Job description

Unser Mandant ist ein führender Anbieter von Dienstleistungen zur Instandhaltung unterirdischer Infrastruktur in Nordeuropa mit europaweiter Marktpräsenz. Die deutsche Niederlassung beschäftigt ca. 800 Mitarbeitende und erzielt einen Umsatz von rund 100 Millionen Euro jährlich. Die Organisation wächst dynamisch durch Akquisitionen und entwickelt ihre Strukturen, Prozesse und zentralen Funktionen kontinuierlich weiter. Die Zusammenarbeit ist direkt, pragmatisch, bodenständig und respektvoll.

Für den CEO der deutschen Landesgesellschaft suchen wir eine unternehmerisch denkende und umsetzungsstarke Persönlichkeit als Executive Assistant (m/w/d).

Aufgaben

• Sie organisieren und priorisieren den anspruchsvollen Kalender des CEO und koordinieren Termine, Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen.
• Sie strukturieren Themen, Entscheidungen und offene Punkte, bereiten Besprechungen vor und verfolgen die Umsetzung konsequent nach.
• Sie erstellen Präsentationen, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen und weitere Managementunterlagen.
• Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit dem CFO, COO, den Geschäftsführungen der Beteiligungsunternehmen, externen Dienstleistern und weiteren Stakeholdern.
• Sie übernehmen vielfältige Sonderprojekte, unter anderem in den Bereichen Post-Merger-Integration, HR, Einkauf sowie Messen und Veranstaltungen und wirken beim Aufbau von Strukturen sowie Prozessen mit.

Qualifikation

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer eigenständigen Assistenz-, Operations-, Projektmanagement- oder kaufmännischen Schnittstellenfunktion mit.
• Sie organisieren sich und andere sehr strukturiert, setzen klare Prioritäten und behalten auch bei einer hohen Themenvielfalt den Überblick.
• Sie treiben Aufgaben eigenständig voran, bleiben verbindlich am Ball und bringen Themen konsequent bis zum Abschluss.
• Sie besitzen ein breites kaufmännisches Grundverständnis, denken unternehmerisch und können wirtschaftliche Zusammenhänge einschätzen.
• Sie kommunizieren sicher auf Deutsch und auf Englisch (B2) sowie souverän, verbindlich und adressatengerecht mit unterschiedlichen Stakeholdern.
• Sie arbeiten sicher mit den gängigen Microsoft 365 Produkten, treten diskret und vertrauenswürdig auf und bringen die Bereitschaft zu regelmäßigen Dienstreisen mit.

Benefits

• Großer Gestaltungsspielraum: Sie bauen Strukturen aktiv mit auf und gestalten die Zukunft der deutschen Holding.
• Sichtbare Wirkung: Als zentrale Vertrauensperson des CEO bewegen Sie Themen und schaffen konkrete Ergebnisse.
• Attraktives Paket mit Feingehalt, Firmenwagen und 30 Urlaubstage bei einer 40-Stunden-Woche.
• Flexibles Arbeiten: Mobiles Arbeiten und kurze