Administrative & Office Specialist (m/w/d) mit Deutschkenntnissen

, eine Dienstleistungsgesellschaft der Deutsch-Italienischen Handelskammer (AHK Italien), ist beim italienischen Ministerium für Arbeit und Sozialpolitik (MLPS) unter der Nr. 145/2022 akkreditiert und sucht im Auftrag eines Kundenunternehmens einen; Firma (MO); Hybrid; USD 28,000 - 33,000; Part time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Teilzeitvertrag 50–60%

Smart-Working-Modell

Flexible Arbeitszeiten

Internationales Umfeld

Job summary

Dual.Concept S.r.l. sucht am Standort Mailand eine sorgfältige, organisierte und proaktive Persönlichkeit als Administrative & Office Specialist (m/w/d) in Teilzeit mit Deutschkenntnissen.

Sie arbeiten im hybriden Arbeitsmodell und unterstützen die administrative Abwicklung unserer Projekte im internationalen Umfeld. Zu Ihren Aufgaben gehören Fristenverwaltung, Fakturierung, Dokumentenablage und Büroorganisation.

Qualifications

• Erfahrung in Administration, Backoffice oder Office Management.
• Gute Deutschkenntnisse (B2–C1) in Wort und Schrift.
• Selbstständiges Arbeiten, Organisationstalent und Zuverlässigkeit.

Responsibilities

• Verwaltung und Überwachung administrativer Fristen.
• Unterstützung bei Debitoren- und Kreditorenfakturierung.
• Administrative Verwaltung der Unterlagen im Zusammenhang mit Ausschreibungsverfahren.
• Erstellung, Aktualisierung und Ablage der administrativen Projektdokumentation.
• Backoffice-Tätigkeiten und Büroorganisation.
• Kontakt und Koordination mit Kunden, Behörden, Lieferanten sowie Kolleginnen und Kollegen, auch im internationalen Umfeld.

Skills

Administration

Backoffice

Office management

Deutschkenntnisse B2-C1

Tools

Microsoft Office

Job description

Administrative & Office Specialist (m/w/d) mit Deutschkenntnissen

Firma TBF + Partner S.r.l. Standort Milano, Italia Beruf / Funktion back office amministrativo Art des Arbeitsplatzes Hybrid

Dual.Concept S.r.l., eine Dienstleistungsgesellschaft der Deutsch-Italienischen Handelskammer (AHK Italien), ist beim italienischen Ministerium für Arbeit und Sozialpolitik (MLPS) unter der Nr. 145/2022 akkreditiert und sucht im Auftrag eines Kundenunternehmens einen Administrative & Office Specialist (m/w/d) in Teilzeit mit Deutschkenntnissen.

Unser Kunde ist TBF + Partner S.r.l., ein Schweizer Ingenieurunternehmen mit 400 Mitarbeitenden in der Schweiz, Deutschland und Italien. Das Unternehmen entwickelt komplexe Projekte in den Bereichen thermische Anlagen, Umweltschutz, Abwasserreinigung und Raumplanung und setzt dabei auf integrierte und innovative Lösungen.

Für den Standort Mailand suchen wir eine sorgfältige, organisierte und proaktive Persönlichkeit, die uns bei der administrativen Projektabwicklung sowie bei organisatorischen Aufgaben im Büro unterstützt.

Deine Aufgaben

Du wirst Teil eines internationalen Teams und trägst gemeinsam mit deinen Kolleginnen und Kollegen zu einem reibungslosen Büroalltag und zur administrativen Abwicklung unserer Projekte bei.

Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:

• Verwaltung und Überwachung administrativer Fristen;
• Unterstützung bei der Debitoren- und Kreditorenfakturierung;
• administrative Verwaltung der Unterlagen im Zusammenhang mit Ausschreibungsverfahren;
• Erstellung, Aktualisierung und Ablage der administrativen Projektdokumentation;
• Backoffice-Tätigkeiten und Büroorganisation;
• Kontakt und Koordination mit Kunden, Behörden, Lieferanten sowie Kolleginnen und Kollegen, auch im internationalen Umfeld.

Wir suchen eine Person, die selbstständig arbeiten, Prioritäten setzen und praktische Lösungen für die unterschiedlichen Anforderungen des Arbeitsalltags finden kann.

Du passt zu uns, wenn du:

• Erfahrung in den Bereichen Administration, Backoffice oder Office Management mitbringst;
• über gute Kenntnisse des Microsoft-Office-Pakets verfügst;
• gute Deutschkenntnisse (B2–C1) in Wort und Schrift mitbringst;
• sorgfältig, zuverlässig und sehr gut organisiert bist;
• verschiedene Aufgaben und Prioritäten gleichzeitig koordinieren kannst;
• dynamisch, proaktiv und lösungsorientiert arbeitest;
• über gute kommunikative Fähigkeiten verfügst und gerne im Team arbeitest.

Was wir bieten

• einen unbefristeten Arbeitsvertrag in Teilzeit (50–60 %);
• ein strukturiertes Smart-Working-Modell, das fester Bestandteil unserer Unternehmenskultur ist;
• ein hohes Maß an Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitszeiten, um berufliche und persönliche Bedürfnisse bestmöglich miteinander zu vereinbaren;
• ein internationales, dynamisches und kollegiales Arbeitsumfeld;
• Eigenverantwortung und Vertrauen bei der Gestaltung des eigenen Aufgabenbereichs;
• die Möglichkeit, die eigene Rolle entsprechend den persönlichen Kompetenzen, Interessen und Stärken weiterzuentwickeln;
• Bruttojahresgehalt: 25.000–30.000 Euro auf Vollzeitbasis. Das tatsächliche Gehalt wird entsprechend dem vereinbarten Teilzeitumfang anteilig berechnet.

Warum bei uns arbeiten?

Wir sind überzeugt, dass Menschen dann am besten arbeiten, wenn sie ihre Persönlichkeit einbringen und ihre Arbeit so organisieren können, dass sie zu ihren individuellen Bedürfnissen passt.

Deshalb fördern wir eine Unternehmenskultur, die auf Vertrauen, Eigenverantwortung, offener Kommunikation und Zusammenarbeit basiert und unterschiedliche Erfahrungen, Kompetenzen und Perspektiven wertschätzt.

Wir suchen nicht einfach jemanden, der eine Stelle besetzt: Wir suchen eine Persönlichkeit, die Teil unseres Teams werden und unsere Art der Zusammenarbeit aktiv mitgestalten möchte.