Administrative Assistant

Martinal Group; San Juan (PR); On-site; USD 17,000 - 28,000; Part time

Job summary

Martinal Group busca un Asistente Administrativo a Tiempo Parcial para apoyar a la administración y a la Junta de Directores del condominio en San Juan, Puerto Rico. El rol implica gestionar documentos, atender residentes y coordinar mantenimiento.

Será clave la experiencia mínima y la fluidez en español e inglés. Las tareas incluyen recepción, clasificación de correspondencia, preparación de cartas y actas, y seguimiento de órdenes de trabajo, con un horario de 20 horas semanales.

Qualifications

• Mínimo 1 año de experiencia administrativa.
• Dominio de Microsoft Office y herramientas digitales.
• Excelentes destrezas de organización, redacción y servicio al cliente.
• Capacidad para manejar información confidencial.
• Bilingüe: español e inglés.

Responsibilities

• Atender llamadas, correos y consultas de residentes.
• Recibir y orientar visitantes, contratistas y proveedores.
• Preparar comunicaciones para envío por correo o correo electrónico.
• Mantener archivos físicos y digitales del condominio.
• Registrar datos en Yardi Breeze.
• Preparar agendas y tomar minutas de la Junta.
• Dar seguimiento a acuerdos y solicitudes de la Junta.
• Coordinar uso de áreas comunes y reportes administrativos.

Skills

Organización

Redacción

Servicio al cliente

Bilingüe Español/Inglés

Gestión de información confidencial

Tools

Microsoft Office

Excel

Yardi Breeze

Job description

El Asistente Administrativo a Tiempo Parcial brinda apoyo a la administración y a la Junta de Directores del condominio mediante la gestión de documentos, atención a residentes, coordinación de mantenimiento, y seguimiento a las operaciones diarias, garantizando un servicio eficiente y profesional a la comunidad.

• Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y consultas de residentes.
• Recibir y orientar visitantes, contratistas y suplidores.
• Recibir, clasificar y distribuir correspondencia.
• Preparar comunicaciones para envío por correo postal o electrónico.
• Mantener récord de notificaciones y correspondencia oficial.
• Registrar datos en el sistema Yardi Breeze.
• Mantener organizados archivos físicos y digitales del condominio.
• Preparar cartas, memorandos, avisos y comunicaciones oficiales.
• Mantener expedientes de seguros, permisos y contratos vigentes.
• Apoyar en el cumplimiento de la Ley de Condominios de Puerto Rico y reglamentos internos.
• Custodiar documentos oficiales del condominio.
• Mantener actualizados los registros de propietarios y residentes.
• Mantener confidencialidad sobre información financiera y personal de los residentes.
• Coordinar el uso de áreas comunes según las normas del condominio.
• Asistir en la preparación de agendas para reuniones de la Junta.
• Tomar minutas y redactar actas de reuniones.
• Dar seguimiento a acuerdos, proyectos y solicitudes de la Junta.
• Preparar reportes administrativos y documentación requerida.
• Coordinar convocatorias para asambleas y reuniones extraordinarias.
• Recibir, documentar y canalizar querellas o solicitudes de servicio.
• Apoyar en el seguimiento a órdenes de trabajo relacionadas con mantenimiento.
• Asistir en informar a los residentes sobre actividades, reglamentos y avisos importantes.
• Recibir visitas de contratistas y proveedores de servicios según agendado.
• Llevar control de solicitudes de reparación y mantenimiento.
• Mantener calendarios de inspecciones, fumigación y servicios preventivos.
• Verificar la recepción de materiales y servicios contratados.
• Coordinar acceso a áreas comunes para trabajos autorizados.
• Realizar otras tareas administrativas relacionadas con la operación eficiente del condominio.
• Disponibilidad para tiempo parcial: lunes a viernes
• Mínimo un (1) año de experiencia administrativa.
• Dominio de Microsoft Office y herramientas digitales.
• Excelentes destrezas de organización, redacción y servicio al cliente.
• Capacidad para manejar información confidencial.
• Disponibilidad para trabajar 20 horas semanales y asistir ocasionalmente a reuniones de la Junta de Directores.
• Hablar español e inglés.
• Conocimiento de operaciones de condominios y la Ley de Condominios de Puerto Rico será considerado una ventaja.