Administrative Assistant

Hardeeville south carolina; Hardeeville (SC); Sur place; USD 48 000 - 75 000; Plein temps

Résumé du poste

City of Hardeeville is seeking an Administrative Assistant to support executive functions and provide essential services to City Clerk, HR, and City Manager’s Office. The role includes front-desk interactions, data entry, records management, and event coordination.

The position requires a high school diploma or equivalent, with preferred associate degree and office experience. Full-time hours with occasional evenings or weekends may apply.

Qualifications

• Excellent verbal and written communication skills for interacting with the public and city staff.
• Ability to understand municipal operations and procedures to support multiple departments.
• Experience handling confidential information with discretion is preferred.

Responsabilités

• Serve as a frontline contact for visitors and callers; greet visitors and direct to the appropriate department.
• Manage inbound/outbound communications, including calls, emails, and mail distribution.
• Provide administrative support to municipal departments, including data entry and records management.
• Help organize and maintain municipal records, including correspondence, reports, and minutes.
• Schedule appointments, meetings, and events for staff and officials.
• Prepare agendas, documents, and presentations for meetings as needed.
• Support special projects and events assigned by administration or department heads.
• Maintain office supplies inventory and place orders as needed.
• Ensure adherence to municipal policies and procedures.
• Ensure timely processing of correspondence and reports to the City Manager’s Office.
• Open and secure designated building entrances to ensure access for staff.
• Prepare travel documents for Government vehicle inspections per requirements.
• Collect and deliver daily mail to the post office.
• Perform other duties as assigned.

Connaissances

Microsoft Office Proficiency

Communication skills

Organizational skills

Data entry

Formation

High school diploma or equivalent

Associate degree in related field preferred

Outils

Microsoft Office Suite

Data management software

Description du poste

This position supports the executive administrative functions of our municipality, and reports to the Assistant City Manager. This position offers an opportunity to contribute to the efficient operation of local government and provide essential support to various departments including the City Clerk, HR, and the City Manager’s office.

Note: The salary range shown represents the minimum to maximum salary established for the position. Actual starting salary will be based on qualifications, education, experience, and other applicable factors.

Excellent oral and written communication skills.

Ability to understand the organization and operation of the City.

Associate degree in related field and/or any combination equivalent to experience and education that could likely provide the required knowledge and abilities would be qualifying.

• High school diploma or equivalent; additional education or training in office administration is preferred.
• Proven experience as an administrative assistant or in a similar role.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other office software.
• Excellent organizational and time management skills with the ability to prioritize tasks.
• Strong communication skills, both verbal and written.
• Attention to detail and accuracy in data entry and record-keeping.
• Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
• Flexibility to work full-time hours, with the possibility of occasional evenings or weekends for special events or meetings.
• Knowledge of municipal government operations and procedures is an asset but not required.
• Experience in working for a public sector organization desired.

Physical requirements

Required to stand, walk and sit; talk or hear, both in person and by telephone; use hands to finger, handle or feel objects or controls; reach with hands and arms. Regularly required to stoop, kneel, bend, crouch and lift up to 25 pounds.

Título del Puesto: Asistente Administrativo

Departamento: Administración

Reporta a: Subadministrador Municipal (Assistant City Manager)

Clasificación: Tiempo Completo

Rango Salarial: $48,276 - $74,828

Declaración General del Puesto

Esta posición brinda apoyo a las funciones administrativas ejecutivas del municipio y reporta al Subadministrador Municipal. El puesto ofrece la oportunidad de contribuir al funcionamiento eficiente del gobierno local y proporcionar apoyo esencial a varios departamentos, incluyendo la Oficina del Secretario Municipal (City Clerk), Recursos Humanos (HR) y la Oficina del Administrador Municipal (City Manager).

Funciones Esenciales del Puesto

• Servir como el principal punto de contacto para las interacciones de servicio al cliente de primera línea. Recibir a los visitantes, proporcionar información o dirigirlos al departamento o personal correspondiente.
• Gestionar las comunicaciones entrantes y salientes, incluyendo llamadas telefónicas, correos electrónicos y distribución de correspondencia.
• Proporcionar apoyo administrativo a los departamentos municipales, incluyendo, entre otras, tareas administrativas y de oficina, ingreso de datos y gestión de documentos.
• Ayudar a organizar y mantener los registros municipales, incluyendo correspondencia, informes y actas de reuniones.
• Ayudar a programar citas, reuniones y eventos para el personal y los funcionarios municipales.
• Preparar agendas, documentos y presentaciones para reuniones y presentaciones, según sea necesario.
• Apoyar proyectos especiales, eventos e iniciativas asignados por la administración municipal o los jefes de departamento.
• Mantener el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos según sea necesario.
• Garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos municipales.
• Garantizar que toda la correspondencia y los informes destinados a la Oficina del Administrador Municipal sean procesados de manera oportuna.
• Ser responsable de abrir y desbloquear las entradas designadas de las instalaciones para garantizar el acceso oportuno y seguro del personal autorizado y el desarrollo de las operaciones diarias.
• Realizar y presentar la documentación de inspección de viajes de los vehículos del Gobierno General, de acuerdo con los procedimientos y requisitos establecidos.
• Ser responsable de recoger y entregar diariamente el correo en la oficina de correos.
• Realizar otras funciones según sean asignadas.

Calificaciones

• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, incluyendo conocimiento de gramática, ortografía y puntuación; conocimientos de métodos, procedimientos y equipos modernos de oficina, así como redacción de cartas comerciales.
• Capacidad para comprender la organización y el funcionamiento de la Ciudad y de agencias externas, según sea necesario para asumir las responsabilidades asignadas; manejar material confidencial de manera efectiva; y trabajar de manera cooperativa con otros departamentos, funcionarios municipales y agencias externas.

Experiencia y Educación

• Diploma de escuela secundaria o equivalente; se prefiere educación o capacitación adicional en administración de oficinas.
• Experiencia comprobada como asistente administrativo o en un puesto similar.
• Dominio de Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y otros programas de oficina.
• Excelentes habilidades de organización y administración del tiempo, con capacidad para establecer prioridades.
• Sólidas habilidades de comunicación, tanto verbal como escrita.
• Atención al detalle y precisión en el ingreso de datos y mantenimiento de registros.
• Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información sensible con discreción.
• Disponibilidad para trabajar a tiempo completo, con la posibilidad de trabajar ocasionalmente por las noches o los fines de semana para eventos especiales o reuniones.
• El conocimiento de las operaciones y procedimientos del gobierno municipal se considera una ventaja, pero no es obligatorio.
• Se desea experiencia trabajando para una organización del sector público.

Requisitos Físicos

Se requiere capacidad para permanecer de pie, caminar y sentarse; hablar y escuchar, tanto en persona como por teléfono; utilizar las manos y los dedos para manipular, sostener o sentir objetos o controles; y alcanzar objetos con las manos y los brazos. Se requiere regularmente agacharse, arrodillarse, inclinarse, ponerse en cuclillas y levantar hasta 25 libras. También se requiere tener visión cercana, visión a distancia, visión de colores, visión periférica y percepción de profundidad, así como la capacidad para enfocar la vista.