Üst Düzey Yönetici Asistanı

ARES Shipyard; Muratpaşa; On-site; TRY 391,000 - 580,000; Full time

Job summary

ARES Shipyard Antalya merkezli dinamik bir ekip arıyor. Üst düzey yönetici asistanı olarak gündem, toplantı ve misafir programlarını organize edeceksiniz. Yurtiçi ve yurtdışı seyahatlerle ilgili süreçleri yönetecek; giderleri ve faturaları takip edeceksiniz.

İleri İngilizce ve MS Office becerileriyle, baskı altında çözümler üretebilen, hızlı ve düzenli çalışan bir takım arkadaşı arıyoruz. Antalya’da ikamet eden ya da edebilecek olan adaylar önceliklidir.

Qualifications

• Üniversitelerin ilgili lisans veya ön lisans programından mezun olunması
• Güçlü yazılı ve sözlü iletişim
• İleri düzey İngilizce bilen, MS Office'i etkin kullanabilen
• Yönetim Kurulu toplantı süreçlerini ve ajanda takibini yapabilen

Responsibilities

• Yöneticilerin günlük, haftalık ve aylık ajandalarını planlamak ve takip etmek
• Toplantı, görüşme, ziyaret ve misafir programlarını organize etmek
• Toplantı salonu, ikram, ulaşım ve diğer organizasyon ihtiyaçlarını koordine etmek
• Seyahat rezervasyonları (yurt içi/yurt dışı) ve ilgili süreçleri yürütmek
• Gelen yazışmaları ve telefonları öncelik ve aciliyet durumuna göre yönetmek
• Toplantı notlarını ve aksiyon listesini hazırlayıp takibini sağlamak
• Gizlilik ve güvenlik standartlarına uygun olarak bilgi ve belgeleri yönetmek
• İlgili diğer birimlerle koordineli çalışmak
• Gerektiğinde protokol ve resmi yazışmaları hazırlamak
• Antalya’da ikamet eden veya edebilecek olan adaylarla çalışmak

Skills

İleri seviye İngilizce

MS Office

Ajanda Yönetimi

Seyahat/Rezervasyon Koordinasyonu

Gizlilik ve Güvenlik

Takım Çalışması

Education

Lisans veya Ön Lisans Mezunu

Tools

MS Excel

Job description

Ares Tersanesi olarak, dinamik ve hızla büyüyen ekibimize katılmak üzere,

Üst Düzey Yönetici Asistanı pozisyonunda çalışacak bir takım arkadaşı arıyoruz.

Görev ve Sorumluluklar

• Yönetim Kurulu üyelerinin günlük, haftalık ve aylık ajandalarını planlamak ve takip etmek,
• Toplantı, görüşme, ziyaret ve misafir programlarını organize etmek,
• Toplantı salonu, ikram, ulaşım ve diğer organizasyon ihtiyaçlarının koordinasyonunu sağlamak,
• Yurt içi ve yurt dışı uçak bileti, otel, transfer ve gerektiğinde vize süreçlerini yürütmek,
• Seyahat rezervasyonlarına ilişkin teklif, onay, fatura ve ödeme süreçlerini takip etmek,
• Seyahat planlarında meydana gelen değişikliklere hızlı ve çözüm odaklı müdahale etmek,
• Yönetim Kurulu toplantılarının hazırlıklarını yapmak; gündem, katılımcı ve doküman koordinasyonunu sağlamak,
• Gerektiğinde toplantı notlarını ve aksiyon listelerini hazırlamak, alınan kararların takibini desteklemek,
• Gelen telefon, e-posta, davet ve yazışmaları önem ve aciliyet derecesine göre yönetmek,
• Yönetim Kurulu adına gerçekleştirilecek kurumsal yazışmaları hazırlamak ve arşivlemek,
• Yerli ve yabancı misafirlerin karşılama, ağırlama ve uğurlama süreçlerini koordine etmek,
• Protokol, davet, yemek, etkinlik ve özel organizasyonları planlamak,
• Yönetim Kuruluna ait masraf, avans, fatura ve ödeme belgelerinin kontrol ve takibini yapmak,
• Finans, idari işler, insan kaynakları, güvenlik ve ilgili diğer birimlerle koordineli çalışmak,
• Yönetim Kuruluna ait gizli ve hassas bilgi ve belgeleri yüksek gizlilik standardıyla yönetmek,
• Yönetim Kurulu tarafından verilen diğer idari ve organizasyonel görevleri yerine getirmek.
• Üniversitelerin ilgili lisans veya ön lisans programlarından mezun,
• Yönetici Asistanlığı veya Yönetici Sekreterliği alanında tercihen en az 5 yıl deneyimli,
• Tercihen Yönetim Kurulu, şirket sahibi, genel müdür veya C-seviye yöneticilerle doğrudan çalışma tecrübesine sahip,
• İleri seviyede yazılı ve sözlü İngilizce bilen,
• MS Office programlarını etkin kullanabilen,
• Yurt içi ve yurt dışı seyahat organizasyonlarında deneyimli,
• Rezervasyon, fatura, masraf ve ödeme takibi yapabilecek düzeyde finansal süreç bilgisine sahip,
• Ajanda, zaman ve öncelik yönetimi güçlü,
• Yoğun tempo ve ani program değişiklikleri karşısında sakinliğini koruyabilen,
• Birden fazla işi eş zamanlı olarak planlayıp sonuçlandırabilen,
• Güçlü iletişim, koordinasyon ve temsil yeteneğine sahip,
• Detaylara önem veren, düzenli ve takipçi,
• Çözüm odaklı, proaktif ve yüksek sorumluluk bilincine sahip,
• Kurumsal protokol ve iş etiği konusunda deneyimli,
• Gizlilik ve bilgi güvenliği konusunda yüksek hassasiyet gösteren,
• Esnek çalışma saatlerine ve gerektiğinde mesai dışı koordinasyona uyum sağlayabilen,
• Antalya’da ikamet eden veya edebilecek olan.
• Savunma sanayii, üretim, denizcilik veya ihracat yapan kurumsal şirketlerde deneyim,
• Yönetim Kurulu toplantı süreçleri ve karar takibi konusunda tecrübe,
• Vize, pasaport ve uluslararası seyahat prosedürlerine hâkimiyet,
• Kurumsal misafir ağırlama ve protokol deneyimi,
• İkinci bir yabancı dil bilgisi.

Yetkinlikler

• Gizlilik esasına uyacak
• Stres ve kriz yönetimi güçlü
• Planlama ve organizasyon yeteneği güçlü
• Zaman ve öncelik yönetimi yapabilen
• Temsil ve protokol bilinci yüksek
• Sonuç ve çözüm odaklı
• Dikkatli ve doküman disiplinli
• Sözlü ve yazılı iletişimi güçlü
• Değişen koşullara hızlı uyum sağlayabilen

Çalışma arkadaşı arıyoruz