Ofis Destek Personeli

Euroserve-Hizmet; Büyükçekmece; On-site; TRY 134,000 - 201,000; Full time

Job summary

Eurest Services Avrupa Bölge Direktörlüğüne bağlı olarak ofis Destek Elemanı arıyor. Adaylar, idari işler, evrak takibi ve dosyalama konusunda yetkinlik beklenir.

İşe alınacak kişi, işe giriş evraklarını hazırlayacak, sözleşme takibini yapacak ve puantaj/raporlama süreçlerini yönetecektir. Ayrıca İSG koordinasyonu ve tedarikçi iletişimini sağlamayı da kapsayan çok yönlü bir role sahiptir.

Qualifications

• En az lise mezunu olmak.
• İdari işler, personel süreçleri, satın alma ya da ofis operasyonlarında deneyim tercihen.
• MS Office programlarını, özellikle Excel'i etkin kullanabilmek.
• Personel evrakları, sözleşme takibi, puantaj ve dosyalama süreçlerinde dikkatli olmak.
• Sipariş, tedarikçi iletişimi ve mal kabul süreçlerini takip edebilmek.
• İSG ve işyeri hekimi süreçlerinin koordinasyonu hakkında bilgi sahibi olmak veya öğrenmeye açık olmak.
• Yazılı ve sözlü iletişim becerileri güçlü olmak.
• İş takibi, zaman yönetimi ve raporlama becerilerine sahip olmak.
• Gizlilik, doğruluk ve sorumluluk bilinciyle hareket etmek.
• Takım çalışmasına yatkın, çözüm odaklı ve disiplinli olmak.

Responsibilities

• Yeni işe başlayacak personelin işe giriş evraklarını hazırlamak ve eksiksiz şekilde toplanmasını sağlamak.
• İş sözleşmelerini hazırlanan dokümanlar doğrultusunda personele imzalatmak ve ilgili kayıtların takibini yapmak.
• Personel dosyalarının düzenli,güncel ve eksiksiz tutulmasını sağlamak.
• İşe giriş ve personel hareketleriyle ilgili süreçlerde ilgili birimlerle koordineli çalışmak.
• İşe başlayacak personelin iş sağlığı ve güvenliği (İSG) eğitimleri, gerekli belge ve kayıtları ile ilgili süreçlerini takip etmek.
• Personelin işe giriş sağlık muayenesi ve işyeri hekimi süreçlerinin planlanmasına ve koordinasyonuna destek olmak.
• İSG eğitimleri, sağlık raporları ve ilgili belgelerin geçerlilik sürelerini takip etmek; eksik veya yenilenmesi gereken belgeleri ilgili birimlere bildirmek.
• İSG uzmanı, işyeri hekimi ve ilgili yöneticilerle koordineli çalışmak.
• Ofis ve işletme ihtiyaçları doğrultusunda sipariş taleplerini oluşturmak ve sipariş süreçlerini takip etmek.
• Tedarikçilerle sipariş, teslimat ve ürün bilgileri konusunda iletişim kurmak.
• Teslim alınan malzemelerin miktar ve uygunluk kontrollerini yapmak veya ilgili kontrollerin yapılmasını koordine etmek.
• Mal kabul kayıtlarını tutmak; irsaliye, teslimat belgeleri ve ilgili evrakların kontrolünü sağlamak.
• Eksik,hatalı veya hasarlı teslimatları ilgili birimlere bildirmek ve çözüm sürecini takip etmek.
• Personelin günlük çalışma, devamsızlık, izin, rapor ve fazla mesai kayıtlarını takip etmek.
• Puantaj kayıtlarını düzenli ve doğru şekilde tutmak.
• Vardiya, çalışma saati ve personel devam bilgilerini ilgili yöneticilerle kontrol etmek.
• Aylık puantaj kayıtlarını hazırlayarak ilgili birimlere zamanında iletmek.
• Evrak,dosyalama ve dokümantasyon süreçlerini düzenli şekilde yürütmek.
• Personel, satın alma, mal kabul ve puantaj kayıtlarını güncel tutmak.
• İlgili yöneticilere düzenli raporlama yapmak ve eksik işlemlerin tamamlanmasını takip etmek.
• Kurum içi birimler, tedarikçiler ve hizmet sağlayıcılarla koordinasyonu sağlamak.
• Şirket prosedürlerine,gizlilik kurallarına ve iş sağlığı ve güvenliği uygulamalarına uygun çalışmak.

Skills

Ofis yönetimi

İdari iş süreçleri

MS Office

Excel dikkatli kullanımı

Dosyalama ve evrak takibi

Sipariş ve tedarik süreçleri

İSG koordinasyonu

İletişim becerileri

Zaman yönetimi ve raporlama

Gizlilik ve sorumluluk

Education

Lise mezunu veya daha ileri eğitim

Tools

MS Office

Excel

Job description

Grubun destek hizmetleri firması Eurest Services için Avrupa Bölge Direktörlüğüne bağlı yeni kurumsal projelerinde değerlendirilmek üzere "Ofis Destek Elemanı" pozisyonunda çalışma arkadaşları aranıyor.

Genel Nitelikler;

• En az lise,tercihen ön lisans veya lisans mezunu olmak,
• Tercihen idari işler,personel süreçleri,satın alma veya ofis operasyonlarında deneyimli olmak,
• MS Office programlarını,özellikle Excel'i etkin kullanabilmek,
• Personel evrakları,sözleşme takibi,puantaj ve dosyalama süreçlerinde dikkatli ve düzenli çalışmak,
• Sipariş,tedarikçi iletişimi ve mal kabul süreçlerini takip edebilecek organizasyon becerisine sahip olmak,
• İSG ve işyeri hekimi süreçlerinin koordinasyonu konusunda bilgi sahibi olmak veya öğrenmeye açık olmak,
• Yazılı ve sözlü iletişim becerileri güçlü olmak.
• İş takibi,zaman yönetimi ve raporlama becerilerine sahip olmak,
• Gizlilik,doğruluk ve sorumluluk bilinciyle hareket etmek,
• Takım çalışmasına yatkın,çözüm odaklı ve disiplinli olmak.

İş Tanımı;

• Yeni işe başlayacak personelin işe giriş evraklarını hazırlamak ve eksiksiz şekilde toplanmasını sağlamak,
• İş sözleşmelerini hazırlanan dokümanlar doğrultusunda personele imzalatmak ve ilgili kayıtların takibini yapmak,
• Personel dosyalarının düzenli,güncel ve eksiksiz tutulmasını sağlamak,
• İşe giriş ve personel hareketleriyle ilgili süreçlerde ilgili birimlerle koordineli çalışmak,
• İşe başlayacak personelin iş sağlığı ve güvenliği (İSG) eğitimleri,gerekli belge ve kayıtları ile ilgili süreçlerini takip etmek,
• Personelin işe giriş sağlık muayenesi ve işyeri hekimi süreçlerinin planlanmasına ve koordinasyonuna destek olmak,
• İSG eğitimleri,sağlık raporları ve ilgili belgelerin geçerlilik sürelerini takip etmek;eksik veya yenilenmesi gereken belgeleri ilgili birimlere bildirmek,
• İSG uzmanı,işyeri hekimi ve ilgili yöneticilerle koordineli çalışmak,
• Ofis ve işletme ihtiyaçları doğrultusunda sipariş taleplerini oluşturmak ve sipariş süreçlerini takip etmek,
• Tedarikçilerle sipariş,teslimat ve ürün bilgileri konusunda iletişim kurmak,
• Teslim alınan malzemelerin miktar ve uygunluk kontrollerini yapmak veya ilgili kontrollerin yapılmasını koordine etmek,
• Mal kabul kayıtlarını tutmak;irsaliye,teslimat belgeleri ve ilgili evrakların kontrolünü sağlamak,
• Eksik,hatalı veya hasarlı teslimatları ilgili birimlere bildirmek ve çözüm sürecini takip etmek,
• Personelin günlük çalışma,devamsızlık,izin,rapor ve fazla mesai kayıtlarını takip etmek,
• Puantaj kayıtlarını düzenli ve doğru şekilde tutmak,
• Vardiya,çalışma saati ve personel devam bilgilerini ilgili yöneticilerle kontrol etmek,
• Aylık puantaj kayıtlarını hazırlayarak ilgili birimlere zamanında iletmek,
• Evrak,dosyalama ve dokümantasyon süreçlerini düzenli şekilde yürütmek,
• Personel,satın alma,mal kabul ve puantaj kayıtlarını güncel tutmak,
• İlgili yöneticilere düzenli raporlama yapmak ve eksik işlemlerin tamamlanmasını takip etmek,
• Kurum içi birimler,tedarikçiler ve hizmet sağlayıcılarla koordinasyonu sağlamak,
• Şirket prosedürlerine,gizlilik kurallarına ve iş sağlığı ve güvenliği uygulamalarına uygun çalışmak.