Ofis Destek Personeli

Mad Denetim Ve Smmm Ltd Şti; Kadıköy; On-site; TRY 180,000 - 260,000; Full time

Job summary

Mad Denetim Ve SMMM Ltd Şti Kadıköy ofisinde ofis idaresi ve kurumsal süreçlerin yönetimini üstlenecek Uzman arıyor. Günlük operasyonlar, evrak akışı ve resmi yazışmaların koordinasyonu bu rolün odak noktalarıdır.

Adaylardan lisans/ön lisans ve kamu/özel sektör yazışmalarında deneyim, MS Office hakimiyeti ve planlama ile kriz yönetimi becerileri beklenir. Proaktif ve gizlilik ilkesine bağlı bir ekip arkadaşı arıyoruz.

Qualifications

• Resmi yazışma akışı ve usullerine hâkim olmak.
• Kamu kurumları ve kurumsal şirketlerle yazışmalar konusunda tecrübe.
• Planlama, takibin ve kriz yönetiminin güçlü olması beklenir.
• MS Office programlarını hızlı ve etkin kullanabilmek.
• Gizlilik ve meslek etiği konularında titiz olmak.

Responsibilities

• Ofisin günlük operasyonel düzeninin yürütülmesi.
• İdari işleyişin koordinasyonu ve evrak akışının yönetilmesi.
• Resmi yazışma ve evrak teslim/takip süreçlerinin koordine edilmesi.
• Gelen-giden yazı, tebligat ve dosyaların hazırlanması ve arşivlenmesi.
• Kurumsal ziyaret, toplantı ve seyahat planlarının yapılması.
• Kamu kurumları ve ticari kurumlarla iletişim trafiğinin yönetilmesi.

Skills

Kamu kurumu iletişimi

Resmi yazışma

Kurumsal ilişkiler

Gizlilik ve etik

Ofis yönetimi

Education

Büro Yönetimi / İşletme / İletişim / Hukuk Büro Yönetimi / İİBF alanlarında lisans veya ön lisans

Tools

MS Office

Job description

İş Tanımı

Danışmanlık ve kurumsal hizmet faaliyetlerimizin operasyonel omurgasını oluşturacak;ofis içi idari akışın yanı sıra kamu kurumları,idari merciler ve özel hukuk tüzel kişileri (şirketler ve iş ortakları) nezdindeki resmi/kurumsal iletişim ve evrak koordinasyonunu yürütecek "Ofis İdaresi ve Kurumsal Süreç Yönetimi Uzmanı"arayışımız bulunmaktadır.

Görev ve Sorumluluklar

• Ofisin günlük operasyonel düzeninin,çalışma ortamının ve idari işleyişinin eksiksiz yürütülmesi,
• Danışmanlık verilen özel hukuk tüzel kişileri (şirketler,paydaşlar,müşteriler) ile ilk temasın kurulması,randevu/toplantı takvimlerinin organize edilmesi ve iletişim trafiğinin yönetilmesi,
• Kamu kurumları,vergi daireleri,ticaret sicil müdürlükleri,odalar ve diğer idari merciler nezdindeki rutin yazışma,evrak teslim/takip ve kurumsal görüşme süreçlerinin koordine edilmesi,
• Gelen-giden resmi yazı,tebligat,sözleşme,rapor ve danışmanlık dosyalarının tanzimi,arşivlenmesi ve gizlilik esaslarına uygun şekilde takibi,
• Şirket ortakları ve danışman ekibin kurumsal ziyaret,denetim,toplantı ve seyahat planlamalarının yapılması,
• Kurumsal misafir ve heyetlerin ağırlanması,toplantı salonu ve sunum hazırlıklarının eksiksiz organize edilmesi,
• Ofis sarf malzemeleri,bina yönetimi,kargo/kurye ve teknik servis tedarikçileri ile olan operasyonel ilişkilerin yürütülmesi.

Genel Nitelikler

• Lisans veya ön lisans derecesine sahip (Büro Yönetimi,İşletme,İletişim,Hukuk Büro Yönetimi veya İİBF bölümleri tercih sebebidir),
• Danışmanlık,denetim,hukuk veya mali müşavirlik ofislerinde ofis yönetimi / yönetici asistanlığı / kurumsal ilişkiler alanında en az 2-4 yıl deneyimli,
• Kamu kurumları ve kurumsal şirketler ile yazılı ve sözlü resmi iletişim dili,nezaket kuralları ve bürokratik protokole hâkim,
• Resmi yazışma,dilekçe akışı,dosyalama ve kurumsal arşivleme prensiplerine yatkın,
• MS Office programlarını (Word,Excel,PowerPoint,Outlook) hızlı ve etkin kullanabilen,
• Planlama,takip ve kriz yönetimi yönü güçlü,proaktif ve temsil kabiliyeti yüksek,
• Gizlilik,meslek etiği ve bilgi güvenliği ilkelerine titizlikle bağlı.