Ofis Asistanı

NewMind AI; Şişli; On-site; TRY 120,000 - 180,000; Full time

Job summary

NewMind AI'de yönetim katına görev almak üzere deneyimli bir Ofis/Yönetici Asistanı arıyoruz. İnsan ilişkilerinde güçlü, planlama ve organizasyon becerileri yüksek bir aday arıyoruz.

Pozisyon, yoğun telefon ve ziyaretçi trafiğini yönetmeyi, günlük takvimi düzenlemeyi ve üst yönetimin iş akışını desteklemeyi içerir. Şişli Bomonti bölgesinde ikamet eden veya ulaşım sorunu olmayan adaylar tercih edilir.

Qualifications

• İlgili bölümlerden önlisans veya lisans mezunu.
• En az 3 yıl ofis ve yönetici asistanlığı deneyimi.
• MS Office programlarını iyi derecede kullanabilen.
• Diksiyonu düzgün, yazılı ve sözlü iletişim becerisi yüksek.
• Profesyonel görünüm ve kurumsal temsil yeteneği.
• Güçlü planlama, organizasyon, zaman yönetimi ve problem çözme becerisi.
• Birden fazla işi önceliklendirip, gerektiğinde inisiyatif alabilme.
• Yoğun telefon ve ziyaretçi trafiğini yönetebilme becerisi.
• Dinamik çalışma ortamına ve esnek saatlere uyum sağlama.
• Şişli - Bomonti bölgesinde ikamet veya ulaşım sorunu olmama.

Responsibilities

• Misafirlerin kurumsal standartlarda karşılanması, ağırlanması ve yönlendirilmesi.
• Üst yönetimin günlük iş akışının, randevularının ve takviminin planlanması.
• Toplantı ve etkinlik organizasyonlarının yapılması, yönetim katı toplantı odalarının koordinasyonu ve ikram/servis düzeninin sağlanması.
• Santral ve iletişim trafiğinin (telefon, e-posta) etkin şekilde yönetilmesi ve yöneticilere ulaşan iletişimin filtrelenmesi.
• Yöneticilerin yurt içi ve yurt dışı seyahat, vize, konaklama ve transfer organizasyonlarının uçtan uca yürütülmesi.
• Gelen-giden evrak, kargo ve kurye süreçlerinin eksiksiz takip edilmesi.
• Yönetim tarafından talep edilen sunum ve raporların hazırlanmasına destek verilmesi, dosyalama ve arşivleme sistemlerinin düzenli tutulması.
• Ofis genel düzeninin sağlanması, ofis ihtiyaçlarının tespit edilerek tedarik süreçlerinin yönetilmesi.

Skills

MS Office

İyi iletişim

Takım çalışması

Planlama/Organizasyon

Zaman yönetimi

Ofis asistanlığı deneyimi

Education

Ön Lisans veya Lisans mezunu

Tools

Dosyalama/Arşivleme

Job description

GENEL NİTELİKLER

Şirketimizin yönetim katında görevlendirilmek üzere; ofis ve yönetici asistanlığı pozisyonlarında tecrübeli, organizasyon yeteneği güçlü "Ofis Asistanı" arıyoruz.

• Üniversitelerin ilgili Ön Lisans veya Lisans bölümlerinden mezun,
• Ofis ve yönetici asistanlığı alanında en az 3 yıl deneyimli,
• MS Office programlarını (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) iyi derecede kullanabilen,
• Diksiyonu düzgün, yazılı ve sözlü iletişim becerisi yüksek,
• Temsil yeteneği güçlü, kurum kimliğine uygun profesyonel görünüme özen gösteren,
• Güçlü planlama, organizasyon, zaman yönetimi ve problem çözme becerilerine sahip,
• Aynı anda birden fazla işi önceliklendirerek yürütebilen ve gerektiğinde inisiyatif alabilen,
• Yoğun telefon ve ziyaretçi trafiğini profesyonelce ve güler yüzle yönetebilecek,
• Dinamik çalışma ortamına ve esnek saatlere uyum sağlayabilecek,
• Şişli - Bomonti civarında ikamet eden veya ulaşım sorunu olmayan.

İŞ TANIMI

• Şirket ve yönetim katına gelen misafirlerin kurumsal standartlarda karşılanması, ağırlanması ve yönlendirilmesi,
• Üst yönetimin günlük iş akışının, randevularının ve takviminin planlanması,
• Toplantı ve etkinlik organizasyonlarının yapılması, yönetim katı toplantı odalarının koordinasyonunun ve ikram/servis düzeninin sağlanması,
• Santral ve iletişim trafiğinin (telefon, e-posta) etkin şekilde yönetilmesi ve yöneticiye ulaşan iletişimin filtrelenmesi,
• Yöneticilerin yurt içi ve yurt dışı seyahat, vize, konaklama ve transfer organizasyonlarının uçtan uca yürütülmesi,
• Gelen-giden evrak, kargo ve kurye süreçlerinin eksiksiz takip edilmesi,
• Yönetim tarafından talep edilen sunum ve raporların hazırlanmasına destek verilmesi, dosyalama ve arşivleme sistemlerinin düzenli tutulması,
• Ofis genel düzeninin sağlanması, ofis ihtiyaçlarının tespit edilerek tedarik süreçlerinin yönetilmesi.