Vi söker en registrator!

RÄDDNINGSTJÄNSTEN SYD; Malmö kommun; On-site; SEK 312,000 - 402,000; Full time

Job summary

Räddningstjänsten Syd söker en registrator till enheten för kommunikation och kansli i Malmö. Du arbetar med registrering, diarieföring av handlingar, posthantering och att besvara förfrågningar från företag, myndigheter och medborgare.

Du hanterar Daedalos och Stratsys samt enklare arkivering. Du bistår med utbildningar inom offentlighet och sekretess, stödjer chefer och kollegor, och bidrar till en säker och tillgänglig informationstjänst.

Qualifications

• Erbjuden minst gymnasieutbildning och några års erfarenhet som registrator eller arkivassistent.
• Erfarenhet av utlämnande av allmänna handlingar och ärendehantering.
• God förståelse för offentlighets- och sekretesslagen samt arkivregler.

Responsibilities

• Löpande registrering och diarieföring av inkomna och upprättade handlingar.
• Posthantering och besvara förfrågningar från medborgare och myndigheter.
• Stödja kollegor i frågor kring offentlighet, sekretess och arkiv.
• Bidra i förbättringsarbeten och utbildning inom offentlighet.

Skills

Dokumenthantering

Diarieföring

Samarbete

Kommunikation

Education

Gymnasieutbildning

YH-utbildning registrator/arkivassistent

Tools

Daedalos

Stratsys

Office-paketet

Job description

Sammanfattning

Räddningstjänsten Syd söker en registrator till enheten för kommunikation och kansli i Malmö. Rollen innebär registrering och diarieföring av handlingar, posthantering, samt att besvara förfrågningar från medborgare och myndigheter. Du kommer att arbeta med dokumenthanteringssystem och stödja kollegor i frågor kring offentlighet och sekretess.

Tillsvidareanställning. Möjlighet att bidra till viktiga samhällsinsatser. Arbete i en professionell och stödjande arbetsmiljö.

Räddningstjänsten Syd är räddningstjänsten för kommunerna Burlöv, Eslöv, Kävlinge, Lund, Malmö och Svedala. Vårt uppdrag är att förebygga olyckor och att snabbt och effektivt genomföra räddningsinsatser av olika slag. Varje dag gör våra medarbetare insatser som påverkar andra människors liv.
Tjänsten är placerad på enheten för kommunikation och kansli som består av en huvudregistrator, två kommunikatörer och en ledningssekreterare. Enhetens uppdrag är att ge ett professionellt och kvalitativt stöd till verksamheten, samt att tillgodose tillgänglig, transparent och trygghetsskapande information till medborgare och intressenter.
1 plats(er).
ARBETSUPPGIFTER
Som registrator hos oss på Räddningstjänsten Syd kommer du i första hand att arbeta med löpande registrering och diarieföring av inkomna och upprättade handlingar, posthantering såväl som att hantera och besvara förfrågningar från företag, andra myndigheter och medborgare.
Detta kan exempelvis innebära att arbeta med ärenden i vårt dokument- och ärendehanteringssystem Daedalos, bemanna förbundets e-postlåda eller hantera utlämnandet av allmänna handlingar. Du kommer även att arbeta med enklare arkivering och gallring av handlingar i vårt arkiv. Förutom arbetet i Daedalos kommer du att hantera en del administration kring våra avtal i Stratsys.
I ditt arbete kommer du att stötta kollegor och chefer i frågor kopplat till handlingar, diarieföring och arkivering där ett exempel kan vara att stötta i dialogen kring vilka uppgifter som ska sekretessmarkeras inför en eventuell utlämning.
Din närmaste kollega kommer vara vår huvudregistrator och tillsammans kommer ni att täcka upp för den dagliga driften av kanslifunktionen och diariet. Du kommer att bistå huvudregistratorn och verksamheten inom olika förbättringsarbeten såsom introduktion till eller utbildning inom offentlighet och sekretess samt tillgänglighets- och klarspråksdirektivet. Du kommer även att få vara med och bidra i arbetet med upprättande av E-arkiv och andra digitaliseringsprojekt såväl som olika förbättringar inom vår ärendehantering.
KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har minst gymnasieutbildning och har ett par års erfarenhet av att arbeta som registrator, arkivassistent eller motsvarande roll som arbetsgivaren bedömer relevant för tjänsten. Inom ramen för din tjänst behöver du ha arbetat med utlämnande av allmänna handlingar, ärendehantering och att stötta kollegor samt chefer i frågor kopplat till diarieföring, arkivering eller motsvarande.
Har du en eftergymnasial utbildning inom tjänstens område, t.ex. YH-utbildning som registrator, arkivassistent, arkivarie eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer relevant är detta meriterande.
Har du goda erfarenheter av arbete i ärendehanteringssystem, t.ex. W3D3, Platina eller motsvarande är även detta meriterande.
För att vara aktuell för tjänsten behöver du även ha goda kunskaper om det regelverk och de processer som finns inom offentlig förvaltning, med tyngdpunkt på offentlighets- och sekretesslagen, tryckfrihetsförordningen och arkivlagen. Du behöver även ha goda kunskaper i office-paketet.
Det är meriterande om du har erfarenhet av att ha arbetat med att planera och genomföra utbildningsinsatser.
För att lyckas i tjänsten krävs det att du har en god pedagogisk förmåga och en mycket god förmåga att samarbeta med olika typer av människor då tjänsten har många kontaktytor internt såväl som externt.
Du har erfarenhet av att ge service på olika nivåer och har ett bra bemötande både internt och externt. Du kan arbeta självständigt med en god förmåga att ta egna initiativ.
Du har goda kunskaper i svenska och lätt för att uttrycka dig i såväl tal som skrift. Du behöver även vara noggrann, med ett välutvecklat ordningssinne och vana att hantera många parallella arbetsuppgifter samtidigt. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.
Då resor i tjänsten mellan våra stationer förekommer behöver du ha B-körkort.
Anställningsform: Tillsvidareanställning.
Observera att vi på Räddningstjänsten Syd har ersatt det personliga brevet med urvalsfrågor. Syftet är att skapa en mer inkluderande rekryteringsprocess och en smidigare kandidatupplevelse. Dina svar utgör en viktig del av vårt urvalsarbete.
Tjänsten är placerad i säkerhetsklass, därför kommer säkerhetsprövning och bakgrundskontroll att behöva göras innan formellt erbjudande lämnas. Tjänsten är placerad i Malmö på station centrum med adress Drottninggatan 20.

Beskrivning

Räddningstjänsten Syd är räddningstjänsten för kommunerna Burlöv, Eslöv, Kävlinge, Lund, Malmö och Svedala. Vårt uppdrag är att förebygga olyckor och att snabbt och effektivt genomföra räddningsinsatser av olika slag. Varje dag gör våra medarbetare insatser som påverkar andra människors liv.
Tjänsten är placerad på enheten för kommunikation och kansli som består av en huvudregistrator, två kommunikatörer och en ledningssekreterare. Enhetens uppdrag är att ge ett professionellt och kvalitativt stöd till verksamheten, samt att tillgodose tillgänglig, transparent och trygghetsskapande information till medborgare och intressenter.
1 plats(er).
ARBETSUPPGIFTER
Som registrator hos oss på Räddningstjänsten Syd kommer du i första hand att arbeta med löpande registrering och diarieföring av inkomna och upprättade handlingar, posthantering såväl som att hantera och besvara förfrågningar från företag, andra myndigheter och medborgare.
Detta kan exempelvis innebära att arbeta med ärenden i vårt dokument- och ärendehanteringssystem Daedalos, bemanna förbundets e-postlåda eller hantera utlämnandet av allmänna handlingar. Du kommer även att arbeta med enklare arkivering och gallring av handlingar i vårt arkiv. Förutom arbetet i Daedalos kommer du att hantera en del administration kring våra avtal i Stratsys.
I ditt arbete kommer du att stötta kollegor och chefer i frågor kopplat till handlingar, diarieföring och arkivering där ett exempel kan vara att stötta i dialogen kring vilka uppgifter som ska sekretessmarkeras inför en eventuell utlämning.
Din närmaste kollega kommer vara vår huvudregistrator och tillsammans kommer ni att täcka upp för den dagliga driften av kanslifunktionen och diariet. Du kommer att bistå huvudregistratorn och verksamheten inom olika förbättringsarbeten såsom introduktion till eller utbildning inom offentlighet och sekretess samt tillgänglighets- och klarspråksdirektivet. Du kommer även att få vara med och bidra i arbetet med upprättande av E-arkiv och andra digitaliseringsprojekt såväl som olika förbättringar inom vår ärendehantering.
KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har minst gymnasieutbildning och har ett par års erfarenhet av att arbeta som registrator, arkivassistent eller motsvarande roll som arbetsgivaren bedömer relevant för tjänsten. Inom ramen för din tjänst behöver du ha arbetat med utlämnande av allmänna handlingar, ärendehantering och att stötta kollegor samt chefer i frågor kopplat till diarieföring, arkivering eller motsvarande.
Har du en eftergymnasial utbildning inom tjänstens område, t.ex. YH-utbildning som registrator, arkivassistent, arkivarie eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer relevant är detta meriterande.
Har du goda erfarenheter av arbete i ärendehanteringssystem, t.ex. W3D3, Platina eller motsvarande är även detta meriterande.
För att vara aktuell för tjänsten behöver du även ha goda kunskaper om det regelverk och de processer som finns inom offentlig förvaltning, med tyngdpunkt på offentlighets- och sekretesslagen, tryckfrihetsförordningen och arkivlagen. Du behöver även ha goda kunskaper i office-paketet.
Det är meriterande om du har erfarenhet av att ha arbetat med att planera och genomföra utbildningsinsatser.
För att lyckas i tjänsten krävs det att du har en god pedagogisk förmåga och en mycket god förmåga att samarbeta med olika typer av människor då tjänsten har många kontaktytor internt såväl som externt.
Du har erfarenhet av att ge service på olika nivåer och har ett bra bemötande både internt och externt. Du kan arbeta självständigt med en god förmåga att ta egna initiativ.
Du har goda kunskaper i svenska och lätt för att uttrycka dig i såväl tal som skrift. Du behöver även vara noggrann, med ett välutvecklat ordningssinne och vana att hantera många parallella arbetsuppgifter samtidigt. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.
Då resor i tjänsten mellan våra stationer förekommer behöver du ha B-körkort.
Anställningsform: Tillsvidareanställning.
Observera att vi på Räddningstjänsten Syd har ersatt det personliga brevet med urvalsfrågor. Syftet är att skapa en mer inkluderande rekryteringsprocess och en smidigare kandidatupplevelse. Dina svar utgör en viktig del av vårt urvalsarbete.
Tjänsten är placerad i säkerhetsklass, därför kommer säkerhetsprövning och bakgrundskontroll att behöva göras innan formellt erbjudande lämnas. Tjänsten är placerad i Malmö på station centrum med adress Drottninggatan 20.