Registrator Utbildningsförvaltningen - Stockholms stad

STOCKHOLMS KOMMUN; Stockholms kommun; On-site; SEK 357,120 - 468,720; Full time

Benefits offered by this job

Friskvårdsbidrag

Viss distansarbete

Flextid

Halvdag före röd dag

Job summary

Stockholms stad söker en initiativtagande registrator till enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF) som stödjer central förvaltning och skolor i informationshantering och hantering av allmänna handlingar.

Du hanterar post, klassificerar handlingar och registrerar i eDok (Platina) samt stödjer kollegor och handläggare i frågor kring sekretess och registrering.

Qualifications

• Slutförd gymnasieutbildning.
• Aktuell erfarenhet av registratorarbete i offentlig förvaltning.
• God kunskap om lagar och förordningar som styr informationshantering i offentlig sektor.
• Erfarenhet av klassificering och registrering av allmänna handlingar.
• Hög digital kompetens och vana vid Officepaketet.
• Mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift.

Responsibilities

• Hantera post och funktionsbrevlåda, registrera allmänna handlingar och besvara frågor.
• Ansvara för klassificering av handlingar enligt dokumenthanteringsplan.
• Registrera handlingar i eDok (Platina) och samverka med handläggare.
• Säkerställa att sekretessbelagd information hanteras korrekt och i enlighet med lagstiftning.
• Vara stöd för medarbetare vid frågor om registrering och informationshantering.
• Kommunicera tydligt med interna och externa parter; hantera utlämnande av allmänna handlingar.

Skills

Digital kompetens

Kommunikativ förmåga

Svenska – tal och skrift

Education

Gymnasieutbildning

Eftergymnasial utbildning inom registrator/informationscontroller

Tools

eDok (Platina) eller liknande system

Officepaketet

Job description

Översikt

Stockholms stad söker en initiativtagande registrator till enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF) som stödjer central förvaltning och skolorna i informationshantering och hantering av allmänna handlingar.

Din roll

Som registrator på utbildningsförvaltningen har du en central roll i att stödja central förvaltning och skolorna med professionell och korrekt hantering av allmänna handlingar. I dina huvudsakliga arbetsuppgifter ingår bland annat:

• hantera post och funktionsbrevlåda, registrera allmänna handlingar och besvara frågor (registratorerna turas om med dessa arbetsuppgifter enligt schema).
• ansvara för att klassificera handlingar enligt klassificeringsstruktur och hanteringsanvisningar (dokumenthanteringsplan), som säkerställer att information hanteras korrekt, konfidentiellt och är tillgänglig för de som behöver den.
• registrera handlingar i vårt system eDok (Platina) och samarbeta med handläggare för att skapa och avsluta ärenden.
• säkerställa att sekretessbelagd information hanteras säkert och i enlighet med gällande lagstiftning.
• vara ett stöd för medarbetare, både på central förvaltning och skolorna, vid frågor som rör registrering av allmänna handlingar och informationshantering.
• kommunicera med och ge korrekt information till både interna och externa parter.
• hantera utlämnande av allmän handling.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• slutförd gymnasieutbildning
• aktuell erfarenhet av arbete som registrator inom offentlig förvaltning
• god kunskap om lagar och förordningar som styr informationshantering i offentlig sektor
• erfarenhet av klassificering och registrering av allmänna handlingar
• hög digital kompetens, med vana att arbeta i olika digitala system och Officepaketet
• mycket god förmåga att uttrycka sig väl på svenska både i tal och skrift

Det är meriterande om du har

• erfarenhet av att arbeta med eDok (Platina) eller liknande system
• erfarenhet av att hantera utlämnande av allmän handling
• erfarenhet av administrativt arbete inom skola
• en eftergymnasial utbildning som exempelvis registrator/informationscontroller eller annan som arbetsgivare bedömer relevant

Vi söker dig som

Är självgående, noggrann och ansvarstagande med förmåga att arbeta strukturerat och med hög kvalitet. Du har god samarbetsförmåga, är serviceinriktad och bemöter såväl kollegor som externa kontakter på ett professionellt och tillmötesgående sätt. Vidare har du en analytisk och lösningsorienterad inställning samt en god språklig analytisk förmåga, vilket gör att du kan tolka, bearbeta och kommunicera information på ett tydligt och korrekt sätt.

Vi erbjuder

• friskvårdsbidrag
• halvdag dag före röd dag och ledigt klämdagar, om arbetet tillåter (registraturet turas om att bemanna kontoret vid klämdagar)
• viss möjlighet till distansarbete
• flextid enligt flextidsavtal i den mån arbetet tillåter

Övrigt

• Vi rekryterar utan personligt brev i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. Bifoga gymnasieexamen och examensbevis/intyg från övriga relevanta utbildningar.
• Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.
• För att arbeta på våra skolor krävs att du uppvisar giltigt utdrag ur polisens belastningsregister och misstankeregister innan erbjudande av anställning.
• Inom Utbildningsförvaltningen tillämpar vi individuell lönesättning reglerat av HÖK och Allmänna Bestämmelser (AB).