Registrator Utbildningsförvaltningen - Stockholms stad

Stockholms stad; Stockholms kommun; On-site; SEK 360,000 - 460,000; Full time

Benefits offered by this job

friskvårdsbidrag

halvdag dag före röd dag och ledigt kl

viss möjlighet till distansarbete

flextid enligt flextidsavtal i den mån

Job summary

Stockholms stad söker en registrator till utbildningsförvaltningen som stödjer central förvaltning och skolor i hantering av allmänna handlingar och informationshantering.

Du kommer att hantera post, registrering i eDok (Platina) och klassificering enligt dokumenthanteringsplan, samtidigt som du säkerställer konfidentialitet och följer lagstiftningen. Vi värdesätter självständighet och god samarbetsförmåga.

Qualifications

• Slutförd gymnasieutbildning.
• Aktuell erfarenhet av arbete som registrator inom offentlig förvaltning.
• God kunskap om lagar och förordningar som styr informationshantering i offentlig sektor.
• Erfarenhet av klassificering och registrering av allmänna handlingar.
• Hög digital kompetens, med vana att arbeta i olika digitala system och Officepaketet.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift.

Responsibilities

• Hantera post och registrera allmänna handlingar i eDok (Platina) och samarbeta med handläggare.
• Klassificera handlingar enligt dokumenthanteringsplan och hanteringsanvisningar.
• Registrera handlingar i vårt system och skapa/avsluta ärenden tillsammans med handläggare.
• Säkerställa att sekretessbelagd information hanteras säkert enligt lagstiftning.
• Vara stöd för medarbetare vid frågor om registrering och informationshantering, kommunicera internt och externt.
• Hantera utlämnande av allmän handling.

Skills

Registrator inom offentlig förvaltning

Digital kompetens

Kundservice

Samarbete

Svenska kommunikationer

Education

Gymnasieutbildning

Eftergymnasial utbildning inom registratur/informationskontroll

Tools

eDok (Platina)

Officepaketet

Job description

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Har du erfarenhet av registratur och goda kunskaper om offentlighet och sekretess? Drivs du av att ge god service och vill utvecklas vidare tillsammans med kompetenta kollegor i Sveriges största förvaltning? Vi söker en initiativtagande registrator.

Välkommen till oss

Enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF) ingår i avdelningen för personal och kompetensförsörjning. Enheten är en stöd- och specialistfunktion inom informationshantering för både förvaltningen och skolorna. Vårt uppdrag är att bidra till en modern, rättssäker och effektiv informationshantering samt god hantering av allmänna handlingar. Inom enheten arbetar registratorer, arkivarier, vaktmästare, samordnare, jurist och handläggare/kommunikatör. Vi sitter i centralt belägna lokaler på Hantverkargatan på Kungsholmen.

Vi erbjuder

Hos oss blir du en del av ett kompetent och engagerat team där arbetsglädje och samarbete står i fokus. Du får möjlighet att bidra med din erfarenhet och kunskap samtidigt som du utvecklas genom kollegornas breda kompetenser. Vi erbjuder en arbetsplats präglad av öppenhet, trygghet och ansvarstagande – med utrymme för både självständighet och gemensamt arbete.

• friskvårdsbidrag
• halvdag dag före röd dag och ledigt klämdagar, om arbetet tillåter (registraturet turas om att bemanna kontoret vid klämdagar)
• viss möjlighet till distansarbete
• flextid enligt flextidsavtal i den mån arbetet tillåter.

Din roll

Som registrator på utbildningsförvaltningen har du en central roll i att stödja central förvaltning och skolorna med professionell och korrekt hantering av allmänna handlingar.

I dina huvudsakliga arbetsuppgifter ingår bland annat att

• hantera post och funktionsbrevlåda, registrera allmänna handlingar och att besvara frågor (registratorerna turas om med dessa arbetsuppgifter enligt schema)
• ansvara för att klassificera handlingar enligt klassificeringsstruktur och hanteringsanvisningar (dokumenthanteringsplan), som säkerställer att information hanteras korrekt, konfidentiellt och är tillgänglig för de som behöver den
• registrera handlingar i vårt system eDok (Platina) och samarbeta med handläggare för att skapa och avsluta ärenden
• säkerställa att sekretessbelagd information hanteras säkert och i enlighet med gällande lagstiftning
• vara ett stöd för medarbetare, både på central förvaltning och skolorna, vid frågor som rör registrering av allmänna handlingar och informationshantering
• kommunicera med och ge korrekt information till både interna och externa parter
• hantera utlämnande av allmän handling.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

• slutförd gymnasieutbildning
• aktuell erfarenhet av arbete som registrator inom offentlig förvaltning
• god kunskap om lagar och förordningar som styr informationshantering i offentlig sektor
• erfarenhet av klassificering och registrering av allmänna handlingar
• hög digital kompetens, med vana att arbeta i olika digitala system och Officepaketet
• mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har

• erfarenhet av att arbeta med eDok (Platina) eller liknande system
• erfarenhet av att hantera utlämnande av allmän handling
• erfarenhet av administrativt arbete inom skola
• en eftergymnasial utbildning som exempelvis registrator/informationscontroller eller annan som arbetsgivare bedömer relevant.

Vi söker dig som är självgående, noggrann och ansvarstagande med förmåga att arbeta strukturerat och med hög kvalitet. Du har god samarbetsförmåga, är serviceinriktad och bemöter såväl kollegor som externa kontakter på ett professionellt och tillmötesgående sätt. Vidare har du en analytisk och lösningsorienterad inställning samt en god språklig analytisk förmåga, vilket gör att du kan tolka, bearbeta och kommunicera information på ett tydligt och korrekt sätt.

Övrigt

Vi rekryterar utan personligt brev i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. Bifoga gymnasieexamen och examensbevis/intyg från övriga relevanta utbildningar.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

För att arbeta på våra skolor krävs att du uppvisar giltigt utdrag ur polisens belastningsregister och misstankeregister innan erbjudande av anställning.

Inom Utbildningsförvaltningen tillämpar vi individuell lönesättning reglerat av HÖK och Allmänna Bestämmelser (AB).