Senior Executive Assistant — Strategy & Coordination

Wise Admin (f.d. The Pace); Stockholms kommun; Sur place; SEK 469 000 - 580 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Marknadslön

Friskvårdsbidrag

Pensionsavsättning

Kollektivavtal

Résumé du poste

Wise Admin söker en erfaren Executive Assistant som vill ge kvalificerat och proaktivt stöd till två personer i ledningen. Rollens fokus är struktur, planering och hög kvalitet i dokumenthantering för en effektiv vardag.

Du koordinerar möten, resor och externa kontakter samt bidrar till att utveckla administrativa arbetssätt och digitala verktyg. Lätt att ta initiativ och hantera många parallella aktiviteter krävs.

Qualifications

• Erfarenhet av kvalificerat stöd till chefer eller ledningsgrupper.
• Mycket goda kunskaper i MS 365 och AI-verktyg som Copilot.
• Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.

Responsabilités

• Ge proaktivt stöd till två personer i ledningsgruppen med kalender-, mötes- och verksamhetsplanering.
• Koordinera ledningsmöten, workshops och andra återkommande forum.
• Säkerställa att presentationer, beslutsunderlag och mötesmaterial finns i tid.
• Samordna företagsledningens årshjul och följa upp aktiviteter och tidsplaner.
• Administrera protokoll, beslutspunkter och uppföljningar.
• Koordinera interna och externa kontakter samt resor vid behov.
• Bidra till utveckling av administrativa arbetssätt och digitala verktyg.

Connaissances

Planering & Koordination

Självständighet

Proaktivitet

Service & kvalitet

Flerspråkig: Svenska & Engelska

Formation

Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi, projektledning eller motsvarande

Outils

Microsoft 365

Outlook

Teams

Word

PowerPoint

Excel

SharePoint

Description du poste

Wise Admin söker en erfaren Executive Assistant som vill ge kvalificerat och proaktivt stöd till två personer i ledningen. Rollens fokus är struktur, planering och hög kvalitet i dokumenthantering för en effektiv vardag.

Du koordinerar möten, resor och externa kontakter samt bidrar till att utveckla administrativa arbetssätt och digitala verktyg. Lätt att ta initiativ och hantera många parallella aktiviteter krävs.