Executive Assistant till företagsledning!

Wise Admin (f.d. The Pace); Stockholms kommun; On-site; SEK 469,000 - 580,000; Full time

Benefits offered by this job

Marknadslön

Friskvårdsbidrag

Pensionsavsättning

Kollektivavtal

Job summary

Wise Admin söker en erfaren Executive Assistant som vill ge kvalificerat och proaktivt stöd till två personer i ledningen. Rollens fokus är struktur, planering och hög kvalitet i dokumenthantering för en effektiv vardag.

Du koordinerar möten, resor och externa kontakter samt bidrar till att utveckla administrativa arbetssätt och digitala verktyg. Lätt att ta initiativ och hantera många parallella aktiviteter krävs.

Qualifications

• Erfarenhet av kvalificerat stöd till chefer eller ledningsgrupper.
• Mycket goda kunskaper i MS 365 och AI-verktyg som Copilot.
• Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.

Responsibilities

• Ge proaktivt stöd till två personer i ledningsgruppen med kalender-, mötes- och verksamhetsplanering.
• Koordinera ledningsmöten, workshops och andra återkommande forum.
• Säkerställa att presentationer, beslutsunderlag och mötesmaterial finns i tid.
• Samordna företagsledningens årshjul och följa upp aktiviteter och tidsplaner.
• Administrera protokoll, beslutspunkter och uppföljningar.
• Koordinera interna och externa kontakter samt resor vid behov.
• Bidra till utveckling av administrativa arbetssätt och digitala verktyg.

Skills

Planering & Koordination

Självständighet

Proaktivitet

Service & kvalitet

Flerspråkig: Svenska & Engelska

Education

Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi, projektledning eller motsvarande

Tools

Microsoft 365

Outlook

Teams

Word

PowerPoint

Excel

SharePoint

Job description

OM ROLLEN // MAKE IMPACT WHERE IT MATTERS

Start: Omgående

Omfattning: Heltid

Uppdragets längd: 8 månader med ambitionen att senare anställas av kund

Vill du ha en central roll nära företagsledningen där du bidrar med struktur, koordinering och affärsmässighet som gör verklig skillnad? Då kan detta vara en perfekt match för dig!

För kunds räkning söker vi nu en erfaren Executive Assistant som vill ge kvalificerat och proaktivt stöd till två personer och bidra till en effektiv och välkoordinerad vardag för företagsledningen.

Du blir en del av organisationens ledningsstöd och får en central roll i att skapa struktur, driva planering och säkerställa att rätt information och underlag finns på plats i rätt tid.

Exempel På Arbetsuppgifter

• Ger proaktivt stöd till två personer i ledningsgruppen med kalender-, mötes- och verksamhetsplanering.
• Koordinerar ledningsmöten, workshops och andra återkommande forum.
• Säkerställer att presentationer, beslutsunderlag och mötesmaterial finns på plats i tid.
• Samordnar företagsledningens årshjul och följer upp aktiviteter och tidsplaner.
• Administrerar protokoll, beslutspunkter och uppföljningar.
• Ansvarar för struktur och kvalitet i dokumenthanteringen.
• Koordinerar interna och externa kontakter samt resor och besök vid behov.
• Bidrar till att utveckla och effektivisera administrativa arbetssätt och digitala verktyg.

DIN PROFIL // YOU BRING THE EDGE

Du är självständig, strukturerad och proaktiv och trivs med många parallella aktiviteter och kontaktytor. Du har gott omdöme, hög integritet och en stark känsla för service och kvalitet. Framför allt har du förmågan att ligga steget före och skapa struktur även när tempot är högt.

Vi Ser Gärna Att Du Har

• Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi, projektledning eller motsvarande.
• Erfarenhet av kvalificerat stöd till chefer eller ledningsgrupper, gärna i en större organisation.
• Mycket goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt Outlook, Teams, Word, PowerPoint, Excel och SharePoint.
• Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.
• Erfarenhet som Executive Assistant samt kunskap om Microsoft Copilot eller andra AI-baserade verktyg.

OM ORGANISATIONEN // CULTURE WITH REAL CHARACTER

Här kommer du till en stor organisation med ett mycket välkänt varumärke. Du möts av en varm och inkluderande kultur där du får möjlighet att växa och utvecklas. Du jobbar i en affärsnära roll med stor variation, många kontaktytor och möjlighet att påverka hur företagsledningen arbetar. Du blir en viktig del av en funktion som skapar struktur, kvalitet och framdrift i organisationen.

OM WISE ADMIN

Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Vi lyfter de som ofta tas för givet, för vi vet hur avgörande rätt administrativ kompetens är för att verksamheten ska fungera och växa. Vi matchar människor som skapar struktur, ordning och arbetsglädje, och ser till att de hamnar där de gör som mest nytta. På riktigt.

NÄR DU BLIR EN AV OSS

Som konsult hos Wise blir du en del av ett sammanhang där vi värdesätter både din trygghet och din utveckling. Vi erbjuder marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – för oss är inget viktigare än att du känner dig trygg i din anställning.

Från dag ett på ditt konsultuppdrag får du möjlighet att utvecklas, utmanas och påverka framtidens arbetsplatser – tillsammans med engagerade kollegor, och med oss som ständigt bollplank. Oavsett var du befinner dig i karriären ska rollen som konsult ge dig erfarenheter, kunskaper och inspiration inför nästa steg.

Välkommen till Wise – en värld full av möjligheter!