Dokumentcontroller/registrator

Karlstads kommun; Karlstads kommun; On-site; SEK 320,000 - 430,000; Full time

Job summary

Karlstads Bostads AB, KBAB, söker en dokumentcontroller/registrator som stödjer bolagens informationshantering och dokumentflöden i koncernen. Du arbetar i rollen som spindeln i nätet för registrering och utlämnande av allmänna handlingar samt arkivfrågor.

Placeringen är centralt i Karlstad och arbetsuppgifterna inkluderar samordning av informationshantering samt samarbete med flera funktioner, inklusive styrelsearbete och informationssäkerhet.

Qualifications

• Erfarenhet av dokumentcontroller/registrator eller liknande inom offentlig verksamhet.
• God förmåga att uttrycka sig skriftligt och muntligt på svenska.
• Vana av att arbeta självständigt med informationshantering och arkivfrågor.

Responsibilities

• Hantera och registrera handlingar i ärendehanteringssystem (LEX).
• Vara lokalt stöd för ärendehanteringssystemet och ge rådgivning i registreringsfrågor.
• Behandla utlämnande av allmänna handlingar och stödja sekretessprövning.
• Ge stöd till medarbetare kring registrering och dokumenthantering.
• Samordna arbete med informationshanteringsplan och styrande dokument.
• Delta i utbildningar inom offentlighet, sekretess och informationshantering.
• Arbeta med arkivering och övergång till E-arkiv.
• Administrativa uppgifter kopplade till bolagens styrelser.

Skills

Offentlig verksamhetserfarenhet

Arkivkunskap

Goda IT-kunskaper

Digitala arbetssätt

Självständigt arbete

B-körkort

Education

Statsvetenskaplig utbildning

Informationshantering

Arkivkunskap

Tools

LEX ärendehanteringssystem

Job description

Karlstads Bostads AB, KBAB, ägs av Karlstads kommun. Vi äger och förvaltar cirka 7 800 lägenheter och lokaler i Karlstad. Vi är cirka 120 medarbetare som arbetar efter visionen ”Vi skapar hem med livskvalitet för Karlstadsborna”. Förutom professionalism, delaktighet och engagemang värdesätter vi jämställdhet och mångfald och de kvaliteter det tillför arbetslivet. Läs gärna mer om oss på kbab.se.

Beskrivning

Trivs du i en verksamhetsnära roll där du får samarbeta med många olika funktioner och bidra till att samordna informationshantering? Då kan det här vara rätt jobb för dig! På KBAB stärker vi nu organisationen med ytterligare en dokumentcontroller/registrator för att kunna stötta fler bolag inom koncernen.

Tjänsten som dokumentcontroller/registrator ingår i avdelningen Verksamhetsstöd, som ansvarar för samordning av bolagets informations- och ärendehantering samt frågor inom arkiv, dataskydd och informationssäkerhet. Vår arbetsplats finns centralt i Tullholmsviken, där vi erbjuder en modern och trivsam arbetsmiljö i fina lokaler. Du kommer också regelbundet att utföra arbete på plats hos andra bolag inom koncernen.

I rollen som dokumentcontroller/registrator får du möjlighet att arbeta i en bred roll med ett helhetsansvar för informationshantering. Du kommer att vara ett administrativt stöd för våra medarbetare och i den rollen fungera som spindeln i nätet för frågor som rör registrering, utlämnande av allmänna handlingar och arkivfrågor. Du kommer också ha ett nära samarbete med vår nuvarande dokumentcontroller/registrator samt flera andra funktioner, exempelvis gällande styrelsearbete och informationssäkerhet. Du bidrar till ordning och reda, enhetlighet, effektivitet och rättssäkerhet gällande informationshanteringen.

Arbetsuppgifter

Exempel på arbetsuppgifter är:

• Hantera och registrera handlingar i ärendehanteringssystem (LEX).
• Vara lokalt stöd för ärendehanteringssystemet.
• Hantera begäran om utlämnande av allmänna handlingar och stödja verksamheterna i sekretessprövning.
• Ge råd och stöd till medarbetare kring hantering och registrering av handlingar.
• Stödja verksamheterna i att hålla handlingar ordnade i olika system.
• Hålla interna utbildningar inom exempelvis offentlighet och sekretess samt informationshantering.
• Samordna arbete med informationshanteringsplan och olika styrande dokument.
• Hantera arkivering av handlingar, gallring av handlingar och samordna leveranser till kommunarkivet.
• Arbete med informationssäkerhet och hantering av personuppgifter.
• Hantera övergång till E-arkiv.
• Administrativa uppgifter kopplade till bolagens styrelser.
• Omvärldsbevaka inom området samt delta i koncernens nätverk för registratorer och arkivfrågor.
• Driva utvecklingsarbete som rör informationshantering.

Kvalifikationer

Vi söker dig som harnågra års erfarenhet av arbete som dokumentcontroller/registrator eller motsvarande erfarenhet inom offentlig verksamhet. Det vill säga praktisk erfarenhet av arbete där offentlighetsprincipen och regler kring allmänna handlingar tillämpats. Du är van att arbeta självständigt med informations- och dokumenthantering samt har goda kunskaper om arkivhantering i offentlig förvaltning och de lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet. Du kan självständigt planera, genomföra och dokumentera arbetet med bolagets informationshantering.

Du har en akademisk utbildning inom statsvetenskap, informationshantering, arkivkunskap eller annan relevant utbildning eller erfarenhet som vi bedömer likvärdig. Arbetet kräver att du har mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift samt även att du har mycket goda IT-kunskaper och stor vana av digitala arbetssätt. Arbetet kräver B-körkort.

För att vara framgångsrik i rollen ser vi att du är serviceorienterad, lösningsfokuserad och tar eget ansvar för dina uppgifter. Du har förmågan att självständigt driva, strukturera och prioritera ditt arbete. Som person är du engagerad och handlingskraftig och vi förutsätter att du arbetar proaktivt. Du trivs med varierade arbetsuppgifter och har lätt för att skapa kontakt och kommunicera med andra människor. Vi tror att du är en person som tycker om att hjälpa andra och gör ditt yttersta för att ge bästa servicen. Vi kommer att fästa stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vi erbjuder

Läs mer om våra förmåner och hur det är att jobba i Karlstads kommun på karlstad.se/jobbahososs