Dokumentcontroller/registrator

Karlstad Kommune; Karlstads kommun; On-site; SEK 357,120 - 513,360; Full time

Job summary

Karlstads Bostads AB, KBAB, söker en dokumentcontroller/registrator för att stärka organisationen inom koncernen. Du kommer att vara spindeln i nätet för registrering, utlämnade av allmänna handlingar och arkivfrågor.

Du ansvarar för informationshantering, samordnar arbetet med olika funktioner och samarbetar när det gäller styrelsearbete och informationssäkerhet. Erfarenhet av offentlig verksamhet och goda svenskkunskaper krävs.

Qualifications

• Praktisk erfarenhet av offentlighetsprincipen och allmänna handlingar
• Mycket god förmåga att uttrycka sig väl på svenska i tal och skrift
• mycket god IT-kunskaper och vana av digitala arbetssätt

Responsibilities

• Registrera och hantera handlingar i ärendehanteringssystemet (LEX)
• Vara lokalt stöd för ärendehanteringssystemet
• Hantera begäran om utlämnande av allmänna handlingar och stödja sekretessprövning
• Ge råd och stöd till medarbetare kring registrering och hantering av handlingar
• Samordna arbetet med informationshanteringsplan och styrande dokument
• Arbeta med arkivering, gallring och leveranser till kommunarkivet
• Driva utvecklingsarbete inom informationshantering
• Delta i koncernens nätverk för registratorer och arkivfrågor

Skills

IT-kunskaper

Education

Statsvetenskaplig utbildning

Arkivkunskap

Tools

LEX

Job description

Karlstads Bostads AB, KBAB, ägs av Karlstads kommun. Vi äger och förvaltar cirka 7 800 lägenheter och lokaler i Karlstad. Vi är cirka 120 medarbetare som arbetar efter visionen ”Vi skapar hem med livskvalitet för Karlstadsborna”. Förutom professionalism, delaktighet och engagemang värdesätter vi jämställdhet och mångfald och de kvaliteter det tillför arbetslivet. Läs gärna mer om oss på kbab.se.

Beskrivning

Trivs du i en verksamhetsnära roll där du får samarbeta med många olika funktioner och bidra till att samordna informationshantering? Då kan det här vara rätt jobb för dig! På KBAB stärker vi nu organisationen med ytterligare en dokumentcontroller/registrator för att kunna stötta fler bolag inom koncernen.

Tjänsten som dokumentcontroller/registrator ingår i avdelningen Verksamhetsstöd, som ansvarar för samordning av bolagets informations- och ärendehantering samt frågor inom arkiv, dataskydd och informationssäkerhet. Vår arbetsplats finns centralt i Tullholmsviken, där vi erbjuder en modern och trivsam arbetsmiljö i fina lokaler. Du kommer också regelbundet att utföra arbete på plats hos andra bolag inom koncernen.

I rollen som dokumentcontroller/registrator får du möjlighet att arbeta i en bred roll med ett helhetsansvar för informationshantering. Du kommer att vara ett administrativt stöd för våra medarbetare och i den rollen fungera som spindeln i nätet för frågor som rör registrering, utlämnande av allmänna handlingar och arkivfrågor. Du kommer också ha ett nära samarbete med vår nuvarande dokumentcontroller/registrator samt flera andra funktioner, exempelvis gällande styrelsearbete och informationssäkerhet. Du bidrar till ordning och reda, enhetlighet, effektivitet och rättssäkerhet gällande informationshanteringen.

Exempel på arbetsuppgifter är:

• Hantera och registrera handlingar i ärendehanteringssystem (LEX).


• Vara lokalt stöd för ärendehanteringssystemet.


• Hantera begäran om utlämnande av allmänna handlingar och stödja verksamheterna i sekretessprövning.


• Ge råd och stöd till medarbetare kring hantering och registrering av handlingar.


• Stödja verksamheterna i att hålla handlingar ordnade i olika system.


• Hålla interna utbildningar inom exempelvis offentlighet och sekretess samt informationshantering.


• Samordna arbete med informationshanteringsplan och olika styrande dokument.


• Hantera arkivering av handlingar, gallring av handlingar och samordna leveranser till kommunarkivet.


• Arbete med informationssäkerhet och hantering av personuppgifter.


• Hantera övergång till E-arkiv.


• Administrativa uppgifter kopplade till bolagens styrelser.


• Omvärldsbevaka inom området samt delta i koncernens nätverk för registratorer och arkivfrågor.


• Driva utvecklingsarbete som rör informationshantering.

Kvalifikationer

Vi söker dig som harnågra års erfarenhet av arbete som dokumentcontroller/registrator eller motsvarande erfarenhet inom offentlig verksamhet. Det vill säga praktisk erfarenhet av arbete där offentlighetsprincipen och regler kring allmänna handlingar tillämpats. Du är van att arbeta självständigt med informations- och dokumenthantering samt har goda kunskaper om arkivhantering i offentlig förvaltning och de lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet. Du kan självständigt planera, genomföra och dokumentera arbetet med bolagets informationshantering.

Du har en akademisk utbildning inom statsvetenskap, informationshantering, arkivkunskap eller annan relevant utbildning eller erfarenhet som vi bedömer likvärdig. Arbetet kräver att du har mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift samt även att du har mycket goda IT-kunskaper och stor vana av digitala arbetssätt. Arbetet kräver B-körkort.

För att vara framgångsrik i rollen ser vi att du är serviceorienterad, lösningsfokuserad och tar eget ansvar för dina uppgifter. Du har förmågan att självständigt driva, strukturera och prioritera ditt arbete. Som person är du engagerad och handlingskraftig och vi förutsätter att du arbetar proaktivt. Du trivs med varierade arbetsuppgifter och har lätt för att skapa kontakt och kommunicera med andra människor. Vi tror att du är en person som tycker om att hjälpa andra och gör ditt yttersta för att ge bästa servicen. Vi kommer att fästa stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Övrig information

Anställningsform Tillsvidareanställning

Anställningens omfattning

Tillträde

Tillträde Enligt överenskommelse

Löneform Månadslön

Antal lediga befattningar

Sysselsättningsgrad

Referensnummer