Administratör för konsultuppdrag i Stockholm

Poolia Sverige; Stockholms kommun; Hybrid; SEK 390,000 - 480,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrid arbetsmodell

Job summary

Poolia Sverige söker en administratör som stödjer det dagliga arbetet med externa resurser och ansvarar för administration och uppföljning av processer. Du kommer att vara del av ett team om 11 kollegor på tre orter och arbeta för effektiva rutiner och korrekt dokumentation.

Arbetet sker delvis distans med plats i Solna, två dagar i veckan på kontoret. Vi söker noggrann, serviceinriktad och strukturerad person som behärskar svenska och engelska, har erfarenhet av Office 365, SAP och Vendor

Qualifications

• Eftergymnasial utbildning.
• Minst ett års erfarenhet från administrativ stödfunktion.
• Erfarenhet av att skriva protokoll.
• God vana av Office 365.
• Erfarenhet av SAP.
• Erfarenhet av Vendor Management System.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Responsibilities

• Administration och koordinering genom hela uppdragslivscykeln.
• Säkerställa att data är uppdaterad och korrekt.
• Skapa och hantera inköpsrekvisitioner (PR) och inköpsordrar (PO) i SAP.
• Hantera förlängningar av uppdrag, budgetjusteringar och avtalsförändringar.
• Genomföra datakvalitetsgranskningar och kontroller i Vendor Management System.
• Följa upp godkännanden, signaturer och saknad dokumentation.
• Samordna med chefer, leverantörer och interna intressenter för att säkerställa smidiga processer.
• Säkerställa att definierade compliancekrav uppfylls samt att dokumentation är revisionssäkrad.
• Skriva mötesprotokoll.
• Medverka i och koordinera utvecklingsarbete inom verksamheten.

Skills

Noggrannhet

Serviceinriktad

Strukturerad

Kommunikativ (muntligt och skriftligt)

Education

Eftergymnasial utbildning

Tools

Office 365

SAP

Vendor Management System

Job description

Vill du arbeta i en administrativ och koordinerande roll där du får stötta verksamheten i det dagliga arbetet och bidra till välfungerande processer? Vi söker nu en administratör som vill bli en viktig del av ett engagerat team med ansvar för administration och koordinering genom hela uppdragslivscykeln.

Placering:

Solna

Omfattning:

Heltid

Typ av roll:

Konsultuppdrag

Start:

2 November 2026

Uppdragets slutdatum:

30 Juni 2027

Om uppdraget

I rollen som administratör arbetar du med att stödja det dagliga arbetet kring hantering av externa resurser. Du ansvarar för administration, koordinering och uppföljning av olika processer samt säkerställer att information och dokumentation är korrekt och uppdaterad.

Du blir en del av ett team bestående av 11 kollegor fördelade på tre olika orter. Teamet arbetar nära tillsammans med fokus på samarbete, kunskapsdelning och ömsesidigt stöd över landsgränserna. Arbetet sker i en kombination av distansarbete och närvaro på kontoret två dagar per vecka.

Arbetsuppgifter

• Administration och koordinering genom hela uppdragslivscykeln.
• Säkerställa att data är uppdaterad och korrekt.
• Skapa och hantera inköpsrekvisitioner (PR) och inköpsordrar (PO) i SAP.
• Hantera förlängningar av uppdrag, budgetjusteringar och avtalsförändringar.
• Genomföra datakvalitetsgranskningar och kontroller i Vendor Management System.
• Följa upp godkännanden, signaturer och saknad dokumentation.
• Samordna med chefer, leverantörer och interna intressenter för att säkerställa smidiga processer.
• Säkerställa att definierade compliancekrav uppfylls samt att dokumentation är revisionssäkrad.
• Skriva mötesprotokoll.
• Medverka i och koordinera utvecklingsarbete inom verksamheten.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Eftergymnasial utbildning.
• Minst ett års relevant erfarenhet från en administrativ stödfunktion.
• Erfarenhet av att skriva protokoll.
• God vana av att arbeta i Office 365.
• Erfarenhet av SAP.
• Erfarenhet av Vendor Management System.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen är du:

• Noggrann.
• Serviceinriktad.
• Strukturerad.
• Kommunikativ i både tal och skrift.
• Van att arbeta i en föränderlig miljö med högt tempo.