Projektadministratör för uppdrag till Malmö!

Poolia; Malmö kommun; On-site; SEK 440,000 - 540,000; Part time

Job summary

Poolia söker en projektadministratör till vår kund i Malmö för ett konsultuppdrag. Start i november och pågår till och med augusti 2027. Du kommer ingå i Kraftsystemanalys/Anläggningsanalys och stödja verksamheten i det dagliga arbetet samt delta i utvecklingsprojekt.

Du behöver vara strukturerad, lösningsorienterad och ha god systemvana samt vana vid att hantera fakturor och dokumentation. Rollen kräver god svenska i tal och skrift och förmåga att arbeta både självständigt och i team.

Qualifications

• Kommunicerar obehindrat på svenska i tal och skrift.
• Gedigen systemvana.
• Goda kunskaper i Microsoft Office.
• Initiativtagande, uthållig och lösningsorienterad.
• Trivs med att arbeta självständigt och i grupp.

Responsibilities

• Fakturahantering i SAP.
• Dokumentation och arkivering.
• Protokollförande.
• Administrativ onboarding och offboarding.
• Bokning och koordinering av möten och resor.
• Framtagning och förberedelse av dokument och presentationsmaterial.
• Strategisk kommunikation för avdelningen.
• Effektivisering och utveckling av administrativa processer.
• Handledning och utbildningsinsatser inom avdelningen.
• Deltagande i verksamhetsutvecklande projekt.
• Representation av avdelningen/enheten i företagsgemensamma administrativa projekt.
• Övriga administrativa och koordinerande arbetsuppgifter.

Skills

Kommunikation på svenska

Systemvana

Microsoft Office

Initiativtagande

Eget ansvarstagande

Tools

SAP

Copilot

Mötesorganisering

Job description

Vill du arbeta i en bred administrativ roll där struktur, koordinering och utveckling går hand i hand? Nu söker vi en projektadministratör till vår kund i Malmö för ett konsultuppdrag. Uppdraget är med start i november fram till och med augusti 2027. Här får du en viktig roll i en teknisk verksamhet och möjlighet att bidra till arbetet med att utveckla ett hållbart och robust energisystem.

Om tjänsten

Som projektadministratör hos vår kund blir du en del av ett större team inom Kraftsystemanalys/Anläggningsanalys. Kollegorna arbetar i olika faser inom projekt, förvaltning och drift, med kraftsystemanalys som huvudsakligt område och särskilt fokus på skyddsfunktioner och kontrollanläggning.

Din roll blir att skapa struktur och framdrift genom att koordinera, administrera och stötta verksamheten i det dagliga arbetet. Samtidigt får du möjlighet att bidra mer långsiktigt genom att utveckla arbetssätt, effektivisera processer och delta i verksamhetsutvecklande projekt.

Rollen innebär många kontaktytor och passar dig som både tycker om att vara den som får saker att fungera och som gärna tar egna initiativ när du ser att något kan göras bättre.

Dina arbetsuppgifter

I rollen kommer du bland annat att arbeta med:

• Fakturahantering i SAP

• Dokumentation och arkivering

• Protokollförande

• Administrativ onboarding och offboarding

• Bokning och koordinering av möten och resor

• Framtagning och förberedelse av dokument och presentationsmaterial

• Strategisk kommunikation för avdelningen

• Effektivisering och utveckling av administrativa processer

• Handledning och utbildningsinsatser inom avdelningen

• Deltagande i verksamhetsutvecklande projekt

• Representation av avdelningen/enheten i företagsgemensamma administrativa projekt

• Övriga administrativa och koordinerande arbetsuppgifter

Vem är du?

För att trivas och lyckas i rollen tror vi att du är en person som vågar ta initiativ och självständigt driver ditt arbete framåt. Du är strukturerad och lösningsorienterad samtidigt som du är flexibel när förutsättningarna förändras.

Du kommer att ha breda kontaktytor inom organisationen, vilket gör att vi ser att du är kommunikativ, samarbetsinriktad och bekväm med att ta kontakt med andra. Du behöver också ha god systemvana och lätt för att sätta dig in i nya arbetssätt och digitala verktyg.

Vi söker dig som:

• Kommunicerar obehindrat på svenska i tal och skrift

• Har gedigen systemvana

• Har goda kunskaper i Microsoft Office

• Är initiativtagande, uthållig och lösningsorienterad

• Trivs med att arbeta såväl självständigt som tillsammans med andra

Det är meriterande om du

• Har erfarenhet av SAP och/eller fakturahantering

• Har erfarenhet av att organisera möten och events

• Har tidigare erfarenhet från el-, energi- eller infrastruktursektorn

• Har erfarenhet av Copilot och AI-drivna arbetssätt

• Har ett tekniskt intresse