Administratör

AB Ability Coaching; Trollhättans kommun; On-site; SEK 133,920 - 200,880; Part time

Job summary

Ability Coaching AB i Sverige söker en noggrann administratör på deltid för att hantera myndighetsrapporter och kommunicera med våra handledare. Du kommer ta emot rapportering och skicka vidare till Arbetsförmedlingen via FAMS, säkerställa korrekthet och within tidsramar.

Tjänsten innebär löpande kontakt via e-post och telefon, god datorvana och vana vid att arbeta mot deadlines. Arbetstiderna är varierande enligt första veckan 5–6 timmar per dag och övriga veckor 2–3 timmar per dag.

Qualifications

• Noggrannhet och struktur i administrativa uppgifter
• Förmåga att arbeta självständigt och hålla deadlines
• God datorvana och snabb inlärning av olika system
• Goda kunskaper i svenska i tal och skrift

Responsibilities

• Motta och skicka in handledarnas rapportering till Arbetsförmedlingen via FAMS
• Säkerställa korrekthet och fullständighet i rapporterna
• Svara på e‑post från handledare och begära kompletteringar
• Följa upp åtgärdscentret i Workbuster och hantera uppgifter inom tidsramar
• Lätta uppgifter som kräver administrativa rutiner och kvalitet

Skills

Noggrannhet

Struktur

Självständigt arbete

Datorvana

Svenska kommunikationer

Education

Gymnasieutbildning

Tools

FAMS

Workbuster

Outlook

Excel

Job description

Om Ability Coaching AB

Ability Coaching AB är en leverantör av arbetsmarknadstjänster på uppdrag av Arbetsförmedlingen. Vi hjälper arbetssökande att komma närmare arbete eller studier genom coachning, vägledning och individanpassat stöd. Genom vårt arbete skapar vi möjligheter för människor att stärka sin position på arbetsmarknaden.

Om tjänsten

Eftersom vi samarbetar med underleverantörer som inte har tillgång till FAMS (Arbetsförmedlingens administrativa system) söker vi nu en administratör på deltid.

I rollen ansvarar du för att ta emot handledarnas rapportering kring deltagare och skicka in den vidare till Arbetsförmedlingen via FAMS. Du säkerställer att rapporteringen är korrekt, komplett och skickas in inom angivna tidsramar.

Du kommer även att ha löpande kontakt med våra handledare via e-post och telefon samt följa upp att den administrativa hanteringen fungerar enligt våra rutiner.

Arbetsuppgifter

• Ta emot och skicka in handledarnas rapportering till Arbetsförmedlingen via FAMS: Avvikelserapporter
• Gemensam planering
• Informativa rapporter
• Slutredovisningar
• Resultatredovisningar
• Periodiska rapporter
• Signal om arbete eller utbildning
• Svara på e-post från handledare och begära kompletteringar vid behov.
• Följa upp åtgärdscentret i Workbuster, där våra handledare arbetar dagligen, och säkerställa att rapporter och uppgifter hanteras av handledarna samt skickas in inom rätt tidsramar.
• Säkerställa att den löpande administrationen gentemot Arbetsförmedlingen håller hög kvalitet.

Vi söker dig som

• Är noggrann, strukturerad och ansvarstagande.
• Har god administrativ förmåga och trivs med att arbeta självständigt.
• Har god datorvana och lätt för att sätta dig in i olika digitala system.
• Har god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.
• Är van vid att arbeta mot deadlines och säkerställa att uppgifter blir korrekt genomförda.

Erfarenhet

Erfarenhet av administration kopplad till Arbetsförmedlingen samt arbete i FAMS eller Workbuster är meriterande, men inget krav.

Omfattning

Tjänsten är en deltidsanställning med varierande arbetstid enligt följande:

• Första veckan varje månad: cirka 5-6 timmar per dag.
• Övriga veckor: cirka 2-3 timmar per dag.