SECRETÁRIA JURÍDICA / COORDENADORA ADMINISTRATIVA BILINGUE

Passport Alliance; Lisboa; On-site; EUR 13,000 - 20,000; Full time

Job summary

A Passport Alliance é uma boutique internacional de advocacia e consultoria e procura uma Secretária Jurídica / Coordenadora Administrativa experiente e altamente organizada para integrar a nossa equipa em Cascais. Esta função central no funcionamento diário da sociedade exige proatividade, rigor e comunicação profissional com clientes, advogados e entidades externas.

Excelente domínio oral e escrito de português e inglês é requisito essencial.

Qualifications

• Domínio excelente de português e inglês (oral e escrito).
• Experiência anterior em secretariado, administração ou apoio de escritório.
• Forte organização e atenção ao detalhe.
• Autonomia, iniciativa e boa gestão de follow-up.
• Confidencialidade e discrição.

Responsibilities

• Gerir agendas, reuniões e compromissos da equipa jurídica.
• Coordenar reuniões, chamadas e follow-ups com clientes.
• Acompanhar emails e garantir o correto tratamento e encaminhamento das comunicações.
• Redigir e formatar correspondência profissional em português e inglês.
• Preparar, organizar e manter documentos e processos digitais de clientes.
• Acompanhar documentos, assinaturas, pagamentos, marcações, prazos e diligências administrativas.
• Apoiar a abertura e gestão administrativa de processos de clientes.
• Apoiar faturação, notas de honorários, despesas e acompanhamento de pagamentos.
• Contactar clientes, bancos, contabilistas, entidades públicas, notários, fornecedores e outros interlocutores externos.
• Apoiar a organização diária do escritório e identificar atempadamente assuntos pendentes.

Skills

Português fluente

Inglês fluente

Organização

Atenção ao detalhe

Comunicação escrita

Autonomia

Iniciativa

Confidencialidade

Follow-up

Tools

Microsoft Office

Google Workspace

Job description

A Passport Alliance é uma sociedade boutique internacional de advocacia e consultoria e procura uma Secretária Jurídica / Coordenadora Administrativa experiente e altamente organizada para integrar a nossa equipa em Cascais.

Esta é uma função central no funcionamento diário da sociedade. Procuramos alguém proativo, rigoroso e de confiança, capaz de gerir várias prioridades, acompanhar assuntos até à sua conclusão e comunicar de forma profissional com clientes, advogados e entidades externas.

Excelente domínio oral e escrito de português e inglês é requisito essencial.

• Gerir agendas, reuniões e compromissos da equipa jurídica.
• Coordenar reuniões, chamadas e follow-ups com clientes.
• Acompanhar emails e garantir o correto tratamento e encaminhamento das comunicações.
• Redigir e formatar correspondência profissional em português e inglês.
• Preparar, organizar e manter documentos e processos digitais de clientes.
• Acompanhar documentos, assinaturas, pagamentos, marcações, prazos e diligências administrativas.
• Apoiar a abertura e gestão administrativa de processos de clientes.
• Apoiar faturação, notas de honorários, despesas e acompanhamento de pagamentos.
• Contactar clientes, bancos, contabilistas, entidades públicas, notários, fornecedores e outros interlocutores externos.
• Apoiar a organização diária do escritório e identificar atempadamente assuntos pendentes.
• Excelente português e inglês, oral e escrito.
• Experiência anterior em secretariado, administração, assistência executiva ou apoio de escritório.
• Forte capacidade de organização e atenção ao detalhe.
• Excelente comunicação escrita.
• Confiança no contacto direto com clientes e entidades externas.
• Autonomia, iniciativa e forte capacidade de follow-up.
• Discrição e sentido de confidencialidade.
• Bons conhecimentos de ferramentas digitais, Microsoft Office e/ou Google Workspace.
• Autorização para trabalhar em Portugal ou na UE.

Não é necessária formação jurídica.

Será valorizada experiência anterior numa sociedade de advogados, consultora, gabinete de contabilidade ou outro ambiente de serviços profissionais, bem como experiência com clientes internacionais, faturação, CRM ou software de gestão de processos, Clio, Calendly ou procedimentos administrativos portugueses.

Uma função permanente e central numa sociedade internacional em crescimento, contacto direto com os Sócios-Gerentes e a equipa jurídica, contacto com clientes internacionais, autonomia crescente e a oportunidade de contribuir para melhorar os processos administrativos da sociedade.

Dado que um excelente domínio de português e inglês é essencial, o processo de seleção incluirá uma breve avaliação de comunicação escrita nos dois idiomas.