Sales Operations Lead - Remoto

Seekers Journey; Lisboa; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

A Seekers Journey procura um Sales Operations Lead para otimizar processos operacionais e financeiros das vendas do Life MBA, com foco em cash flow, recuperação de receita e qualidade dos dados comerciais.

Exige gestão proativa de amortizações, cobranças, devoluções e reportes, colaborando estreitamente com o Sales Manager para melhoria de eficiência, autonomia e escalabilidade.

Qualifications

• Excel/Google Sheets para validação, cruzamento de dados e reporting.
• Experiência com CRMs, preferencialmente Pipedrive, e plataformas de pagamento, faturação e BI.
• Capacidade de gerir múltiplos processos, cumprir prazos e garantir execução estruturada.
• Atenção ao detalhe e rigor financeiro para fiabilidade de dados.
• Habilidade de resolver problemas e pensar criticamente para soluções sustentáveis.

Responsibilities

• Gestão proativa de amortizações e recuperação de receita, com foco no cash flow.
• Gestão de devoluções, retenção de receita e comunicação com alunos.
• Validação de vendas entre CRM, plataformas de pagamento, faturação e BI.
• Acompanhamento de pagamentos, comissões e indicadores de performance.
• Desenvolvimento de procedimentos para reduzir erros manuais e aumentar eficiência.

Skills

Excel / Google Sheets

Gestão de CRM

Organização

Atenção ao Detalhe

Resolução de Problemas

Comunicação

Ownership / Autonomia

Colaboração Interdepartamental

Reporting & KPIs

Otimização de Processos

Tools

Pipedrive

Plataformas de Pagamento

Faturação

Business Intelligence (BI)

Job description

Estructura de Reporte

A quem reporta esta posição?

• General Manager

Descrição

Em que consiste esta posição?

Enquanto Sales Operations Lead, és responsável por garantir a eficiência e fiabilidade dos processos operacionais e financeiros associados às vendas do Life MBA, com um foco especial na maximização do cash flow, recuperação de receita e qualidade dos dados comerciais.

Cabe-te assegurar uma gestão proativa das amortizações, cobranças e devoluções, identificando oportunidades de recuperação e retenção de receita, garantindo simultaneamente uma experiência profissional, transparente e positiva para os nossos alunos.

És também responsável por assegurar o rigor dos processos administrativos do departamento comercial, garantindo que as vendas, os pagamentos, as comissões e os principais indicadores de performance são corretamente registados, monitorizados e reportados.

Trabalhas em estreita colaboração com o Sales Manager e com as restantes equipas, antecipando problemas, identificando oportunidades de melhoria e desenvolvendo processos que promovam maior eficiência, autonomia e escalabilidade operacional.

Propósito

Qual é o principal objetivo desta posição?

Maximizar o cash flow e proteger a receita do Seekers, através de uma gestão eficiente de amortizações, cobranças e devoluções, garantindo simultaneamente o rigor dos processos e dados comerciais.

KPIs

Quais são os KPIs que vão avaliar esta posição?

Recuperação e Retenção de Receita

• % de Amortizações Realizadas
• % de Cobranças Resolvidas
• % de Devoluções Revertidas

Qualidade e Eficiência Operacional

• % de Vendas Validadas sem Erros | Percentagem de vendas corretamente registadas e processadas nos diferentes sistemas.
• Cumprimento de Prazos Operacionais | Percentagem de processos administrativos e financeiros concluídos dentro dos prazos definidos.

Responsabilidades

Quais são as responsabilidades desta posição?

1. Amortizações e Recuperação de Receita

• Gerir proativamente as oportunidades de amortização, promovendo a antecipação de pagamentos e a melhoria do cash flow.
• Acompanhar os planos de pagamento parcelado, identificando situações de incumprimento e assegurando o contacto com os alunos para regularização dos valores em dívida.
• Implementar e melhorar processos de acompanhamento de pagamentos, garantindo visibilidade sobre valores pendentes, recuperados e em risco.
• Identificar padrões de incumprimento e propor medidas preventivas para reduzir pagamentos em atraso.
• Garantir o correto registo e acompanhamento das amortizações e cobranças nos sistemas internos.

2. Gestão de Devoluções e Retenção de Receita

• Gerir os pedidos de devolução de ponta a ponta, desde a receção até à resolução e comunicação final ao aluno.
• Analisar cada pedido de acordo com as condições contratuais, políticas internas e legislação aplicável, garantindo decisões consistentes e devidamente fundamentadas.
• Identificar oportunidades legítimas de retenção de receita, apresentando alternativas adequadas às necessidades e circunstâncias de cada aluno.
• Assegurar que as devoluções aprovadas são corretamente processadas e refletidas nos sistemas financeiros e comerciais.
• Monitorizar os motivos de devolução, identificando tendências e oportunidades de melhoria na experiência do aluno e nos processos de venda.
• Desenvolver e manter procedimentos que promovam maior autonomia, consistência e eficiência na gestão de devoluções.

3. Controlo Comercial e Qualidade dos Dados

• Validar as vendas realizadas, assegurando a consistência da informação entre CRM, plataformas de pagamento, faturação, automações e ferramentas de reporting.
• Identificar, investigar e corrigir erros ou discrepâncias nos sistemas, garantindo a integridade dos dados comerciais e financeiros.
• Apoiar o Sales Manager na atualização e validação do forecast de receitas.
• Garantir que os indicadores comerciais apresentados nos dashboards e ferramentas de Business Intelligence refletem corretamente a atividade do departamento.
• Validar mensalmente o apuramento das comissões das equipas de Sales e Booking, identificando e resolvendo eventuais divergências.
• Criar mecanismos de controlo que permitam antecipar erros e reduzir a necessidade de correções manuais.

4. Gestão Operacional e Administrativa

• Gerir a relação operacional com os providers de pagamento e financiamento, garantindo a correta submissão, validação e acompanhamento de transações e a resolução de eventuais incidências.
• Assegurar a correta configuração e atualização dos meios de pagamento associados à continuidade dos alunos, incluindo a gestão de dados bancários nas plataformas autorizadas.
• Coordenar a documentação necessária aos processos de certificação DGERT, garantindo a sua organização, atualização e conformidade.
• Garantir a atualização dos templates e materiais de apoio aos check-ins comerciais, sempre que existam alterações nos processos ou na oferta.
• Assegurar que os processos administrativos do departamento estão documentados, atualizados e são facilmente executáveis.

5. Reporting e Melhoria Contínua

• Monitorizar regularmente os KPIs da função, garantindo visibilidade sobre resultados, desvios e oportunidades de melhoria.
• Produzir reportings claros e objetivos sobre amortizações, cobranças, devoluções e qualidade operacional.
• Identificar ineficiências, tarefas repetitivas e oportunidades de automatização.
• Desenvolver e implementar procedimentos, ferramentas e mecanismos de controlo que aumentem a eficiência e reduzam a dependência de intervenção manual.
• Antecipar riscos operacionais e financeiros, propondo soluções e escalando apenas as situações que exijam decisões fora do seu âmbito de autonomia.

Skills

Quais são as principais skills necessárias para desempenhar esta função?

• Excel / Google Sheets | Bons conhecimentos de fórmulas, cruzamento e validação de dados, construção de mapas de controlo e reporting.
• Gestão de CRM e Ferramentas Digitais | Experiência com CRMs, preferencialmente Pipedrive, e facilidade de utilização de plataformas de pagamento, faturação e Business Intelligence.
• Organização e Gestão de Prioridades | Capacidade de gerir múltiplos processos em simultâneo, distinguindo prioridades, cumprindo prazos e garantindo uma execução estruturada.
• Atenção ao Detalhe e Rigor Financeiro | Capacidade de identificar erros e inconsistências, garantindo a fiabilidade dos dados e o cumprimento dos procedimentos definidos.
• Resolução de Problemas e Pensamento Crítico | Capacidade de investigar situações, compreender causas e implementar soluções sustentáveis, sem depender constantemente de orientação ou validação superior.
• Comunicação e Negociação | Capacidade de comunicar de forma clara, empática e assertiva, especialmente em situações sensíveis relacionadas com pagamentos, cobranças e devoluções.
• Ownership e Autonomia | Assume responsabilidade pelos processos e resultados da sua área, acompanha os temas até à sua resolução e identifica proativamente oportunidades de melhoria.
• Colaboração Interdepartamental | Capacidade de trabalhar com diferentes equipas, promovendo o alinhamento, a partilha de informação e a resolução conjunta de problemas.
• Reporting e Monitorização de KPIs | Capacidade de acompanhar indicadores, identificar desvios e apresentar informação clara, relevante e orientada para a tomada de decisão.
• Melhoria Contínua e Otimização de Processos | Capacidade de questionar processos existentes, identificar oportunidades de simplificação e implementar melhorias que aumentem a eficiência operacional.

Perfil Comportamental

Qual é o perfil comportamental necessário para desempenhar esta função?

DISC: C > 25%; S > 15%

• Compromisso e Fiabilidade | Cumpre as suas responsabilidades com consistência, garantindo o acompanhamento dos processos até à sua conclusão.
• Método e Disciplina | Trabalha de forma estruturada, seguindo procedimentos rigorosos e mantendo elevados padrões de qualidade.
• Organização e Estrutura | Organiza o trabalho, a informação e as prioridades de forma metódica, assegurando previsibilidade e controlo.
• Agilidade e Adaptabilidade | Consegue gerir diferentes solicitações e adaptar prioridades sem comprometer o rigor da execução.
• Atenção ao Detalhe | Identifica inconsistências e garante precisão, especialmente no tratamento de informação financeira e comercial.
• Independência e Autonomia | Toma decisões dentro …