Office Manager

Maleo Offices; Lisboa; On-site; EUR 32,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Seguro de saúde

Passe para transportes públicos

Apoio ao colaborador e à família

Integração numa equipa

Projeto em crescimento

Job summary

Maleo Offices procura um/a Office Manager para reforçar a equipa de Offices Operations. Liderarás a operação diária dos centros, garantindo hospitalidade, experiência do cliente e bem-estar dos utilizadores, com foco na melhoria contínua.

A função envolve recrutamento, briefing diário, colaboração entre áreas e gestão de eventos. Excelente oportunidade numa empresa em crescimento com benefícios oferecidos.

Qualifications

• Gestão de equipas, liderança e desenvolvimento de pessoas.
• Experiência em receção, hospitalidade, eventos ou atendimento ao público.
• Domínio de MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Inglês em nível B2 ou superior.

Responsibilities

• Participar no recrutamento e formação da equipa.
• Conduzir briefing diário e comunicar atividades do dia.
• Promover cooperação entre equipas e áreas da Maleo.
• Gerir operação diária dos centros sob a sua responsabilidade.
• Gerir stocks, equipamentos e melhorias de processos.
• Receção de visitantes, clientes e fornecedores com foco na qualidade.
• Acompanhar visitas comerciais, qualificação e follow-up de leads.
• Identificar oportunidades de upsell e cross-sell com a equipa comercial.
• Gerir espaços de eventos, onboarding e offboarding de clientes.

Skills

Liderança de equipa

Comunicação interpessoal

Hospitalidade

Inglês B2

Microsoft Office

Education

Gestão Hoteleira / Relações Públicas ou áreas similares

Tools

Microsoft Office

Job description

Reconhecida pelos seus escritórios de excelência, a Maleo está agora a evoluir para um ecossistema muito mais amplo de experiências, serviços e soluções.

Com presença consolidada em Lisboa e Porto, e uma operação em crescimento, a Maleo desenvolve e gere um ecossistema que cruza real estate, development, serviços e experiência, criando soluções completas para empresas e profissionais ao longo de todo o seu ciclo de vida.

No segmento de offices, oferece uma rede de espaços flexíveis em localizações premium, adaptados a diferentes dimensões e necessidades empresariais, complementados por uma oferta de meetings & events que permite a realização de reuniões, ativações e experiências com uma abordagem de hospitalidade.

Através da vertente de care, leva serviços premium diretamente para os escritórios dos clientes - desde receção e concierge a manutenção, limpeza e apoio a eventos - garantindo eficiência operacional e foco no core business.

Na Maleo, o cliente está no centro de tudo o que fazemos. Trabalhamos numa vertente de hospitality, onde cada detalhe transforma espaços em lugares que fazem a diferença na vida de quem os vive. O rigor, o cuidado e a excelência do serviço são a forma como, todos os dias, criamos experiências únicas e memoráveis.

Procuramos um/a Office Manager para reforçar a equipa de Offices Operations.

Nesta função, irás liderar a equipa operacional dos centros à tua responsabilidade, assegurando uma operação diária eficiente e de excelência, centrada na hospitalidade, na experiência do cliente e no bem-estar dos utilizadores.

Principais responsabilidades

• Participar nos processos de recrutamento e seleção de novos elementos para a equipa, contribuindo para a identificação dos perfis mais adequados, e coordenar a sua formação e desenvolvimento;


• Conduzir o briefing diário com a equipa, garantindo o alinhamento e a comunicação das atividades do dia;


• Promover a colaboração entre a tua equipa e as restantes áreas da Maleo, garantindo uma comunicação eficaz e um espírito de cooperação;


• Coordenar e supervisionar a operação diária dos centros sob a sua responsabilidade, garantindo o cumprimento dos processos e procedimentos definidos;


• Gerir stocks, equipamentos e artigos necessários à operação e implementar melhorias contínuas nos processos;


• Coordenar e supervisionar a receção de visitantes, clientes, potenciais clientes e fornecedores, assegurando uma experiência positiva e alinhada com os padrões de qualidade da Maleo;


• Acompanhar o processo comercial do espaço, incluindo visitas, qualificação e follow-up de leads;


• Identificar oportunidades de upsell e cross-sell junto da comunidade Maleo, articulando com a equipa comercial;


• Garantir a gestão dos espaços de eventos e o processo de onboarding e offboarding de clientes Maleo.

O que procuramos em ti

• Licenciatura em Gestão Hoteleira, Relações Públicas e/ou áreas similares (Valorizado);


• Experiência mínima de 3 anos em funções de receção, hospitalidade, gestão de eventos ou atendimento ao público. Experiência comprovada em gestão e desenvolvimento de equipas


• Domínio de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);


• Domínio da língua inglesa (Nível B2 - Mínimo).

Competências chave

• Liderança próxima, com foco no desenvolvimento e motivação da equipa;


• Comunicação clara e capacidade de articulação entre equipas, operação e clientes;


• Capacidade de decisão e gestão eficaz de prioridades no dia a dia;


• Forte orientação para a experiência do cliente, com mindset de hospitalidade;


• Elevado sentido de responsabilidade, organização e foco na melhoria contínua.

O que vais encontrar na Maleo

• Seguro de saúde;


• Programa de apoio ao colaborador e à sua família;


• Atribuição do passe para utilização de transportes públicos;


• Integração numa equipa movida por um forte sentido de missão, onde cada pessoa contribui para um propósito comum, num ambiente de colaboração genuína e entreajuda constante;


• Possibilidade de fazer parte de um projeto em crescimento.