Office Manager

VetPlus; Alverca do Ribatejo; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

A VetPlus, parte do Grupo Tangerine, procura um(a) gestor(a) de escritório/operacional para supervisionar o funcionamento diário do escritório em Portugal. O candidato ideal apoiará a equipa de vendas, coordenará operações e assegurará a conformidade financeira.

As responsabilidades incluem gestão de encomendas, stock, faturação e reconciliações, mantendo registos precisos e relações com fornecedores. Inglês e português fluentes são valorizados.

Qualifications

• Experiência anterior numa função de gestor de escritório, gestor de operações ou apoio empresarial.
• Fortes competências organizacionais com uma atenção excecional aos detalhes.
• Experiência no apoio a processos financeiros, de processamento salarial ou de contabilidade.
• Excelentes competências de comunicação e relacionamento interpessoal.
• Sólidos conhecimentos de IT, nomeadamente do Microsoft Excel.
• Experiência na utilização de sistemas financeiros ou ERP.
• Capacidade para estabelecer prioridades entre várias tarefas e cumprir prazos.
• Fluência em português e inglês, tanto na escrita como na conversação.

Responsibilities

• Gerir as operações diárias do escritório e os processos administrativos
• Apoiar o National Sales Manager e a equipa comercial na elaboração de relatórios e na coordenação
• Atuar como principal ponto de contacto para os departamentos internos, clientes e fornecedores externos
• Supervisionar o processamento de encomendas, o controlo de stock e as atividades relacionadas com o armazém
• Gerir as relações com fornecedores e as instalações do escritório
• Coordenar o envio de folhas de pagamento, despesas e a administração financeira
• Ajudar na elaboração de relatórios de fim de mês e nas reconciliações financeiras
• Acompanhar as questões dos clientes e garantir que os problemas são resolvidos de forma eficiente
• Manter registos precisos e garantir que os procedimentos da empresa são seguidos
• Apoiar campanhas de marketing, eventos e iniciativas de vendas
• Liderar e desenvolver os membros da equipa do escritório à medida que o negócio cresce

Skills

Gestão de escritório

Gestão de operações

Apoio financeiro e contabilidade

Comunicação interpessoal

Priorizar tarefas

Inglês (fluente)

Conhecimentos de IT

Tools

Microsoft Excel

ERP systems

Job description

Localização: Portugal, a tempo inteiro | Segunda a sexta-feira

Na VetPlus, acreditamos que todos os animais de estimação merecem os melhores cuidados possíveis. É por isso que, há mais de 30 anos, nos dedicamos ao desenvolvimento de nutracêuticos veterinários da mais elevada qualidade que promovem a saúde e o bem-estar dos animais de estimação. Como parte do Grupo Tangerine, somos líderes mundiais em nutracêuticos veterinários, fornecendo soluções inovadoras a veterinários em mais de 50 países em todo o mundo. O nosso sucesso assenta em relações sólidas, num serviço excecional e num compromisso contínuo com a excelência.

Trata-se de uma função variada, que ocupa um lugar central nas nossas operações em Portugal. Irá supervisionar o funcionamento diário do escritório, apoiar a nossa equipa de vendas, coordenar as atividades operacionais, gerir a administração financeira e garantir que os nossos clientes continuam a receber o serviço excecional pelo qual a VetPlus é conhecida.

Funções a desempenhar

• Gerir as operações diárias do escritório e os processos administrativos
• Apoiar o National Sales Manager e a equipa comercial na elaboração de relatórios e na coordenação
• Atuar como principal ponto de contacto para os departamentos internos, clientes e fornecedores externos
• Supervisionar o processamento de encomendas, o controlo de stock e as atividades relacionadas com o armazém
• Gerir as relações com fornecedores e as instalações do escritório
• Coordenar o envio de folhas de pagamento, despesas e a administração financeira
• Ajudar na elaboração de relatórios de fim de mês e nas reconciliações financeiras
• Acompanhar as questões dos clientes e garantir que os problemas são resolvidos de forma eficiente
• Manter registos precisos e garantir que os procedimentos da empresa são seguidos
• Apoiar campanhas de marketing, eventos e iniciativas de vendas
• Liderar e desenvolver os membros da equipa do escritório à medida que o negócio cresce

O que procuramos

Procuramos alguém que goste de assumir responsabilidades, se sinta à vontade num ambiente dinâmico e se orgulhe de prestar um serviço de excelência.

Idealmente, deverá ter:

• Experiência anterior numa função de gestor de escritório, gestor de operações ou apoio empresarial
• Fortes competências organizacionais com uma atenção excecional aos detalhes
• Experiência no apoio a processos financeiros, de processamento salarial ou de contabilidade
• Excelentes competências de comunicação e relacionamento interpessoal
• Sólidos conhecimentos de IT, nomeadamente do Microsoft Excel
• Experiência na utilização de sistemas financeiros ou ERP
• Capacidade para estabelecer prioridades entre várias tarefas e cumprir prazos
• Fluência em português e inglês, tanto na escrita como na conversação

Qualidades pessoais

• Motivado e proativo
• Com facilidade natural para resolver problemas
• Altamente organizado e de confiança
• À vontade para trabalhar de forma autónoma
• Capaz de trabalhar em equipa de forma colaborativa
• Flexível, adaptável e com vontade de aprender
• Empenhado em atingir padrões elevados em tudo o que faz

Porquê juntar-se à VetPlus?

Na VetPlus, irá integrar uma empresa internacional ambiciosa, onde a sua contribuição faz verdadeiramente a diferença. Trata-se de uma oportunidade empolgante para assumir a responsabilidade por uma função operacional fundamental na nossa filial portuguesa, trabalhar em estreita colaboração com colegas de toda a Europa e do Reino Unido.

Se procura um cargo diversificado, em que nenhum dia é igual ao outro e onde pode ter um impacto real, adoraríamos entrar em contacto consigo.