Executive Assistant

Ampleshift; Vila Franca de Xira; Presencial; EUR 18 000 - 26 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Ambiente exigente e meritocrático

Proximidade à gestão e estratégia

Oportunidade de crescimento real

Resumo da oferta

Uma startup tecnológica em crescimento em Lisboa está a contratar um(a) Executive Assistant em tempo integral. Este papel é crucial para garantir a eficiência das operações administrativas e financeiras, organização documental, e apoio a projetos. O candidato ideal deve ser organizado, rigoroso e ter iniciativa, além de ter experiência prévia em funções administrativas. Oferece-se um ambiente meritocrático com oportunidades reais de crescimento à medida que a empresa escala.

Qualificações

• Experiência prévia em funções administrativas, financeiras ou de apoio executivo valorizada.
• Capacidade de trabalhar num ambiente de startup, dinâmico e sem microgestão.
• Elevado sentido de responsabilidade e organização.

Responsabilidades

• Garantir que a operação administrativa e financeira funcione de forma eficiente.
• Gestão e emissão de faturas a clientes.
• Organização documental e contratual.
• Apoio na gestão e acompanhamento de projetos.
• Gerir fornecedores e garantir processos internos documentados.
• Gestão de Purchase Orders (PO’s)
• Controlo de contratos com clientes e fornecedores
• Gestão de timesheets dos consultores
• Validação de horas faturáveis
• Controlo de margens por projeto
• Organização documental e contratual
• Apoio na gestão de seguros, contratos de trabalho e documentação legal
• Apoio na gestão e acompanhamento de projetos
• Atualização de relatórios internos de performance
• Suporte na preparação de propostas comerciais
• Coordenação com equipa de marketing e parceiros externos
• Apoio na organização de reuniões estratégicas
• Gestão de fornecedores (software, equipamentos, serviços)
• Apoio no onboarding administrativo de novos colaboradores
• Organização do escritório
• Garantir que processos internos estão documentados e estruturados
• Autonomia e capacidade de tomar iniciativa
• Confortável a trabalhar diretamente com o CEO

Conhecimentos

Organização

Rigor

Comunicação

Excel / Google Sheets

Iniciativa

Descrição da oferta de emprego

📢 Estamos a contratar: Executive Assistant (Full-Time)

A Ampleshift é uma startup tecnológica focada em integração (MuleSoft e outras plataformas low-code) e estamos numa fase de crescimento acelerado.

Neste momento, a gestão está a acumular funções financeiras, operacionais e administrativas e precisamos de alguém organizado, rigoroso e com espírito de ownership para assumir essa área e ajudar a estruturar a empresa.

Esta função é crítica para o nosso crescimento.

🎯 Missão da Função

Garantir que a operação administrativa, financeira e de suporte à gestão da Ampleshift funciona de forma eficiente, organizada e escalável.

🛠️ Principais Responsabilidades

📊 Financeiro & Faturação

• Gestão e emissão de faturas a clientes
• Controlo de faturação mensal e reconciliações
• Processamento e acompanhamento de pagamentos
• Gestão de contas a pagar e contas a receber
• Apoio na preparação de informação para contabilidade
• Gestão de Purchase Orders (PO’s)
• Controlo de contratos com clientes e fornecedores

🧾 Gestão Administrativa

• Gestão de timesheets dos consultores
• Validação de horas faturáveis
• Controlo de margens por projeto
• Organização documental e contratual
• Apoio na gestão de seguros, contratos de trabalho e documentação legal

📈 Apoio à Gestão & Projetos

• Apoio na gestão e acompanhamento de projetos
• Atualização de relatórios internos de performance
• Suporte na preparação de propostas comerciais
• Coordenação com equipa de marketing e parceiros externos
• Apoio na organização de reuniões estratégicas

🏢 Operações Internas

• Gestão de fornecedores (software, equipamentos, serviços)
• Apoio no onboarding administrativo de novos colaboradores
• Organização do escritório
• Garantir que processos internos estão documentados e estruturados
• Elevado sentido de responsabilidade e organização
• Autonomia e capacidade de tomar iniciativa
• Confortável a trabalhar diretamente com o CEO
• Capacidade de trabalhar num ambiente de startup (rápido, dinâmico, sem microgestão)
• Excelentes competências de comunicação
• Bons conhecimentos de Excel / Google Sheets
• Experiência prévia em funções administrativas, financeiras ou de apoio executivo (valorizado)

🚀 O que oferecemos

• Papel estruturante numa empresa em crescimento
• Proximidade direta à gestão e à estratégia
• Ambiente exigente, meritocrático e de elevada responsabilidade
• Oportunidade de crescimento real à medida que a empresa escala