Assistente Administrativo/a – Financeiro e Operações

Nina Gardens; Castelo; Presencial; EUR 15 000 - 21 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Nina Gardens procura Assistente Administrativo/a – Financeiro e Operações para a equipa em Azeitão. O papel envolve apoio administrativo, faturação, gestão de fornecedores, RH, operações de viaturas e suporte direto à direção.

Procuramos alguém organizado, responsável e autónomo, com experiência de pelo menos 3 anos em funções similares, boa comunicação e compreensão de contabilidade. Oferecemos integração na equipa e envolvimento diário em diferentes áreas da empresa.

Qualificações

• Experiência profissional de 3+ anos em funções administrativas semelhantes.
• Boa capacidade de organização e gestão de várias tarefas em simultâneo.
• Rigor e atenção ao detalhe.
• Autonomia, iniciativa e sentido de responsabilidade.
• Boa capacidade de comunicação com clientes, fornecedores e equipa.
• Conhecimentos de contabilidade e faturação; TOC Online valorizado.
• Excel e ferramentas digitais; inglês valorizado.

Responsabilidades

• Organização e gestão de tarefas administrativas do dia a dia.
• Gestão documental e arquivo.
• Apoio direto à direção; organização de processos internos.
• Gestão de faturação e fornecedores (faturas, reconciliação, pagamentos).
• Gestão de pessoal, salários e mapas de férias.
• Gestão de viaturas e operações; documentação e seguros.
• Apoio na preparação de orçamentos e resumo mensal da atividade.

Conhecimentos

Organização

Multitarefa

Comunicação

Autonomia

Excel

Inglês

Ferramentas

TOC Online

Descrição da oferta de emprego

*Assistente Administrativo/a – Financeiro e Operações*

*Local de trabalho: Azeitão*

Procuramos uma pessoa organizada, responsável e autónoma para integrar a nossa equipa e assumir um papel central no apoio administrativo e operacional da empresa.

Esta é uma função com responsabilidade e variedade, que envolve contacto com clientes, fornecedores, equipa e direção.

Principais responsabilidades

• Organização e gestão das tarefas administrativas do dia a dia;
• Gestão documental e arquivo;
• Apoio direto à direção;
• Organização e acompanhamento de processos internos.

Faturação e fornecedores

• Compilação e lançamento de faturas de fornecedores no TOC Online;
• Emissão e envio de faturas a clientes;
• Acompanhamento de pagamentos a fornecedores;
• Controlo de recebimentos e atualização de saldos;
• Controlo do extrato bancário e reconciliação de movimentos.

Gestão de pessoal

• Apoio ao processamento e pagamento de salários;
• Organização dos trabalhos realizados e respetiva associação aos clientes;
• Gestão e atualização do mapa de férias;
• Controlo das folhas de caixa;
• Gestão dos seguros relacionados com a equipa.

Viaturas e operações

• Acompanhamento das revisões e idas à oficina;
• Gestão da documentação obrigatória das viaturas;
• Acompanhamento dos seguros e respetivos pagamentos.

Gestão e apoio à direção

• Preparação do resumo mensal da atividade da empresa;
• Apoio na preparação e organização de orçamentos para novos clientes;
• Identificação e acompanhamento de tarefas pendentes;
• Apoio na melhoria e organização dos processos internos.

Procuramos alguém com

• Experiência profissional de 3 ou mais anos em funções administrativas semelhantes;
• Boa capacidade de organização e gestão de várias tarefas em simultâneo;
• Rigor e atenção ao detalhe;
• Autonomia, iniciativa e sentido de responsabilidade;
• Boa capacidade de comunicação com clientes, fornecedores e equipa;
• Conhecimentos de contabilidade e faturação;
• Experiência com software de faturação/contabilidade — TOC Online será valorizado;
• Bons conhecimentos de Excel e ferramentas digitais;
• Conhecimentos de inglês serão valorizados;
• Discrição no tratamento de informação financeira e pessoal.
• Experiência em pequenas e médias empresas;
• Experiência com faturação, pagamentos, recebimentos e reconciliação bancária;
• Experiência com processamento salarial e tarefas administrativas de RH;
• Capacidade para trabalhar com autonomia e assumir responsabilidade pelos processos;
• Perfil prático, organizado e orientado para a resolução de problemas.
• Experiência no setor da construção será uma mais-valia, nomeadamente em funções administrativas, gestão de fornecedores, faturação;

Se é uma pessoa organizada, responsável e gosta de ter um papel ativo no funcionamento de uma empresa, gostaríamos de a conhecer.