Personal Assistant

4it Solutions; Warszawa; Hybrid; PLN 90,000 - 130,000; Full time

Benefits offered by this job

Opieka medyczna

Kursy językowe

Job summary

4it Solutions poszukuje Personal Assistant, który wesprze kadrę kierowniczą w dynamicznym, międzynarodowym środowisku konsultingowym. Oferowana rola to kompleksowe wsparcie administracyjne, organizacja kalendarzy i podróży, a także przygotowywanie raportów i dokumentów.

Wymagana jest biegła znajomość angielskiego, doświadczenie w pracy administracyjnej oraz doskonałe zdolności organizacyjne. Praca hybrydowa w Warszawie, 1 etat, wsparcie kadry zarządzającej i koordynacja zespołu.

Qualifications

• Biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.
• Doświadczenie w pracy administracyjnej lub sekretariacie w środowisku międzynarodowym.
• Świetne zdolności organizacyjne i priorytetyzacja zadań.

Responsibilities

• Zarządzanie złożonymi kalendarzami i koordynacja spotkań.
• Organizowanie podróży służbowych krajowych i międzynarodowych.
• Przygotowywanie raportów, korespondencji i dokumentacji.
• Organizowanie wydarzeń biznesowych i obsługa logistyczna.
• Wsparcie administracyjne członków zespołu i koordynacja agend.

Skills

Angielski biegle

Organizacja

Komunikacja interpersonalna

Koordynacja kalendarzy

Obsługa korespondencji

Tools

Microsoft Office

Job description

Poszukujemy Personal Assistant dla jednego z naszych klientów świadczących usługi audytorskie oraz tworzenia i utrzymania oprogramowania, aż po automatyzację procesów biznesowych dla kluczowych firm z sektora finansowego, publicznego i technologicznego.

Na początek konkrety:

• Możliwa forma współpracy: Umowa o pracę, możliwe: B2B
• Tryb pracy: Hybryda (2/3 razy w tygodniu w biurze w Warszawie, na początku częściej w czasie wdrożenia)
• Lokalizacja: Warszawa
• Wymiar pracy: 1FTE

Opis stanowiska:

Poszukujemy proaktywnej i doskonale zorganizowanej osoby, która lubi wspierać kadrę kierowniczą i dba o utrzymywanie wysokich standardów pracy. Oczekujemy pozytywnego nastawienia, umiejętności podejmowania trafnych decyzji oraz wyjątkowej dbałości o szczegóły. Praca polega na zapewnianiu kompleksowego wsparcia administracyjnego i organizacyjnego kadrze kierowniczej w dynamicznym, międzynarodowym środowisku konsultingowym. Osoba na tym stanowisku odpowiada za zarządzanie kalendarzami, koordynację spotkań i podróży służbowych, obsługę korespondencji, przygotowywanie dokumentacji i raportów oraz organizację wydarzeń biznesowych. Istotnym elementem pracy jest również bieżące wsparcie zespołu, samodzielne zarządzanie priorytetami, dbałość o terminowość realizowanych zadań.

Zakres obowiązków:

• Zarządzanie złożonymi kalendarzami oraz koordynowanie spotkań wewnętrznych i zewnętrznych
• Organizowanie podróży krajowych i zagranicznych
• Przygotowywanie i terminowe rozliczanie raportów wydatków
• Wystawianie faktur oraz przetwarzanie, prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji w dedykowanych systemach wewnętrznych
• Organizowanie wydarzeń wewnętrznych i zewnętrznych oraz zapewnianie sprawnej realizacji ich aspektów logistycznych
• Przygotowywanie i obsługa korespondencji oraz komunikacji w imieniu kadry kierowniczej
• Wsparcie organizacyjne spotkań, w tym koordynowanie agend, przygotowywanie i dystrybucja prezentacji oraz raportów, sporządzanie protokołów i monitorowanie działań następczych
• Zapewnianie bieżącego wsparcia administracyjnego członkom zespołu
• Udział w projektach ad hoc oraz realizacja szerszych priorytetów zespołu, w zależności od potrzeb

Wymagania:

• Biegła znajomości języka angielskiego w mowie i piśmie
• Kilkuletnie doświadczenie w pracy administracyjnej, sekretariacie lub na stanowisku wspierającym kadrę kierowniczą, w wymagającym, wielozadaniowym i międzynarodowym środowisku
• Doskonałe umiejętności komunikacyjne i interpersonalne oraz pewność siebie
• Umiejętność komunikacji z interesariuszami na wszystkich szczeblach organizacji
• Bardzo dobre umiejętności organizacyjne oraz zdolność do sprawnego ustalania priorytetów i realizacji wielu zadań jednocześnie, przy zachowaniu dbałości o szczegóły
• Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office
• Praktyczna znajomość systemów do zarządzania dokumentacją, rozliczania wydatków i obsługi faktur
• Dynamiczne, pozytywne i rzetelne podejście do pracy, poparte wysokim poczuciem odpowiedzialności i dbałością o poufność
• Umiejętność zachowania spokoju w sytuacjach stresowych, dostosowywania się do zmieniających się priorytetów oraz dotrzymywania krótkich terminów
• Udział w szkoleniach wewnętrznych rozwijających zarówno kompetencje techniczne, jak i interpersonalne
• Opieka medyczna
• Kursy językowe
• Praca w kreatywnym i otwartym środowisku

Opis procesu rekrutacji:

• Rozmowa z przedstawicielem 4IT Solutions
• Krótka rozmowa z przedstawicielem zespołu
• Rozmowa rekrutacyjna – spotkanie z Koordynatorem zespołu