Business Suport Specialist

4it Solutions; Warszawa; Hybride; PLN 90 000 - 120 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Opieka medyczna

Kursy językowe

Résumé du poste

4it Solutions poszukuje Personal Assistant, która zapewni kompleksowe wsparcie administracyjne dla kadry kierowniczej w międzynarodowym środowisku konsultingowym. Będziesz zarządzać kalendarzami, organizować podróże i przygotowywać raporty oraz prezentacje.

Wymagane jest kilkuletnie doświadczenie w administracji, doskonałe umiejętności organizacyjne oraz biegła znajomość języka angielskiego. Praca w trybie hybrydowym w Warszawie, 1 etat, umowa o pracę lub B2B.

Qualifications

• Biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.
• Kilkuletnie doświadczenie w pracy administracyjnej w międzynarodowym środowisku.
• Doskonałe umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.
• Dobra organizacja pracy i umiejętność rozdzielania priorytetów.

Responsabilités

• Zarządzanie kalendarzami i koordynacja spotkań.
• Organizowanie podróży służbowych oraz delegowanie zadań.
• Przygotowywanie raportów i dokumentacji w systemach firmowych.
• Obsługa korespondencji i przygotowywanie materiałów na spotkania.
• Wspieranie zespołu na bieżąco i monitorowanie terminów.

Connaissances

Angielski biegly

Doświadczenie administracyjne

Wybitne umiejętności organizacyjne

MS Office

Outils

Systemy do zarządzania dokumentacją

Rozliczanie wydatków i obsługa faktur

Description du poste

Poszukujemy Personal Assistant dla jednego z naszych klientów świadczących usługi audytorskie oraz tworzenia i utrzymania oprogramowania, aż po automatyzację procesów biznesowych dla kluczowych firm z sektora finansowego, publicznego i technologicznego.

Na początek konkrety:

• Możliwa forma współpracy: Umowa o pracę, możliwe: B2B
• Tryb pracy: Hybryda (2/3 razy w tygodniu w biurze w Warszawie, na początku częściej w czasie wdrożenia)
• Lokalizacja: Warszawa
• Wymiar pracy: 1FTE

Opis stanowiska:

Poszukujemy proaktywnej i doskonale zorganizowanej osoby, która lubi wspierać kadrę kierowniczą i dba o utrzymywanie wysokich standardów pracy. Oczekujemy pozytywnego nastawienia, umiejętności podejmowania trafnych decyzji oraz wyjątkowej dbałości o szczegóły. Praca polega na zapewnianiu kompleksowego wsparcia administracyjnego i organizacyjnego kadrze kierowniczej w dynamicznym, międzynarodowym środowisku konsultingowym. Osoba na tym stanowisku odpowiada za zarządzanie kalendarzami, koordynację spotkań i podróży służbowych, obsługę korespondencji, przygotowywanie dokumentacji i raportów oraz organizację wydarzeń biznesowych. Istotnym elementem pracy jest również bieżące wsparcie zespołu, samodzielne zarządzanie priorytetami, dbałość o terminowość realizowanych zadań.

Zakres obowiązków:

• Zarządzanie złożonymi kalendarzami oraz koordynowanie spotkań wewnętrznych i zewnętrznych
• Organizowanie podróży krajowych i zagranicznych
• Przygotowywanie i terminowe rozliczanie raportów wydatków
• Wystawianie faktur oraz przetwarzanie, prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji w dedykowanych systemach wewnętrznych
• Organizowanie wydarzeń wewnętrznych i zewnętrznych oraz zapewnianie sprawnej realizacji ich aspektów logistycznych
• Przygotowywanie i obsługa korespondencji oraz komunikacji w imieniu kadry kierowniczej
• Wsparcie organizacyjne spotkań, w tym koordynowanie agend, przygotowywanie i dystrybucja prezentacji oraz raportów, sporządzanie protokołów i monitorowanie działań następczych
• Zapewnianie bieżącego wsparcia administracyjnego członkom zespołu
• Udział w projektach ad hoc oraz realizacja szerszych priorytetów zespołu, w zależności od potrzeb

Wymagania:

• Biegła znajomości języka angielskiego w mowie i piśmie
• Kilkuletnie doświadczenie w pracy administracyjnej, sekretariacie lub na stanowisku wspierającym kadrę kierowniczą, w wymagającym, wielozadaniowym i międzynarodowym środowisku
• Doskonałe umiejętności komunikacyjne i interpersonalne oraz pewność siebie
• Umiejętność komunikacji z interesariuszami na wszystkich szczeblach organizacji
• Bardzo dobre umiejętności organizacyjne oraz zdolność do sprawnego ustalania priorytetów i realizacji wielu zadań jednocześnie, przy zachowaniu dbałości o szczegóły
• Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office
• Praktyczna znajomość systemów do zarządzania dokumentacją, rozliczania wydatków i obsługi faktur
• Dynamiczne, pozytywne i rzetelne podejście do pracy, poparte wysokim poczuciem odpowiedzialności i dbałością o poufność
• Umiejętność zachowania spokoju w sytuacjach stresowych, dostosowywania się do zmieniających się priorytetów oraz dotrzymywania krótkich terminów
• Udział w szkoleniach wewnętrznych rozwijających zarówno kompetencje techniczne, jak i interpersonalne
• Opieka medyczna
• Kursy językowe
• Praca w kreatywnym i otwartym środowisku

Opis procesu rekrutacji:

• Rozmowa z przedstawicielem 4IT Solutions
• Krótka rozmowa z przedstawicielem zespołu
• Rozmowa rekrutacyjna – spotkanie z Koordynatorem zespołu