Office manager

Niezastapiona; Warszawa; On-site; PLN 56,000 - 78,000; Full time

Benefits offered by this job

Służbowy laptop

Służbowy telefon

Szkolenia wewnętrzne

Dofinansowanie kursów zewnętrznych

Przyjazna atmosfera

Job summary

Niezastapiona poszukuje Asystentki dyrektora administracyjnego, która będzie codziennie wspierać dyrektora w pracy biurowej i administracyjnej. Zakres obejmuje kontrolę kosztów, koordynację sekretariatu oraz obiegu dokumentów, przygotowywanie pism i nadzór nad umowami i audytami ISO.

Wymagania: zaangażowanie, rzetelność, dyspozycyjność w godzinach 9–18, dobra znajomość angielskiego oraz doświadczenie w pracy biurowej.

Qualifications

• zaangażowanie, dokładność w realizacji powierzonych zadań.
• umiejętność przygotowania prostych pism;
• dyspozycyjność w godzinach 9 - 18;
• komunikatywna znajomość języka angielskiego;
• doświadczenie w pracy biurowej;
• mile widziana znajomość ISO;
• mile widziane doświadczenie w kancelarii prawnej.

Responsibilities

• codzienne wsparcie dyrektora administracyjnego w zakresie wykonywanych obowiązków od poniedziałku do piątku w godzinach 9-17 lub 10-18 (zależy od ustaleń)
• planowanie i kontrolowanie kosztów funkcjonowania biura
• koordynowanie pracy sekretariatu biura oraz obiegu dokumentów
• przygotowanie i weryfikacja zamówień i ofert
• nadzór nad podwykonawcami
• przygotowanie pism do sądów i organów administracji
• zarządzanie sekretariatem
• prowadzenie korespondencji z klientami i kontrahentami
• prowadzenie dokumentacji Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ISO)
• nadzór nad przebiegiem audytów ISO
• współpraca z innymi działami firmy

Skills

Planowanie kosztów

Koordynacja sekretariatu

Przygotowanie pism

Angielski komunikatywny

Doświadczenie biurowe

Job description

Asystentka dyrektora administracyjnego

Zakres obowiązków:

• codzienne wsparcie dyrektora administracyjnego w zakresie wykonywanych obowiązków od poniedziałku do piątku w godzinach 9-17 lub 10-18 (zależy od ustaleń);
• planowanie i kontrolowanie kosztów funkcjonowania biura;
• koordynowanie pracy sekretariatu biura oraz obiegu dokumentów;
• przygotowanie i weryfikacja zamówień i ofert;
• nadzór nad podwykonawcami;
• przygotowanie pism do sądów i organów administracji;
• zarządzanie sekretariatem;
• prowadzenie korespondencji z klientami i kontrahentami;
• prowadzenie dokumentacji Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ISO);
• nadzór nad przebiegiem audytów ISO;
• współpraca z innymi działami firmy.

Nasze wymagania:

• zaangażowanie, dokładność w realizacji powierzonych zadań;
• umiejętność przygotowania prostych pism;
• dyspozycyjność w godzinach 9 - 18;
• komunikatywna znajomość języka angielskiego;
• doświadczenie w pracy biurowej;
• mile widziana znajomość standardów ISO;
• mile widziane doświadczenie w pracy w kancelarii prawnej albo w dziale zamówień publicznych.

Oferujemy:

• przejrzyste i stabilne formy zatrudnienia według Twoich preferencji, w tym umowa o pracę;
• możliwość zdobycia różnorodnych doświadczeń, jeżeli chodzi o pracę administracyjną - pracujemy w strukturze holokracyjnej, co oznacza, że wspierając dyrektora administracyjnego będziesz mieć do czynienia ze wszystkimi zadaniami jakie realizuje back office każdej firmy;
• liczne szkolenia wewnętrzne oraz dofinansowanie kursów zewnętrznych zgodnych z kierunkiem kariery i zainteresowaniami;
• możliwość szybkiego rozwoju zawodowego w strukturach firmy;
• służbowy laptop i telefon;
• przyjazną atmosferę pracy.

Benefity:

• dodatkowa premia, dzięki programowi rekomendacji pracowników;
• okresowa profilaktyka zdrowotna pracowników np. testy na COVID lub szczepienia itd.;
• owoce w biurze;
• pyszna kawa o jakości speciality i herbata.