Starszy Specjalista ds. Administracji (k/m/n)

HICRON; Wrocław; Vor Ort; PLN 67.000 - 89.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Karta Multisport

Prywatna opieka medyczna

Ubezpieczenie grupowe

Platforma do nauki języków obcych

Zusammenfassung

Firma Niezastapiona poszukuje Starszego Specjalisty ds. Administracji, odpowiedzialnego za sprawne funkcjonowanie biura, recepcji i przestrzeni biurowej. Będziesz samodzielnie koordynować organizację spotkań, wizyt Klientów oraz współpracę z dostawcami usług.

Oczekujemy samodzielności, proaktywności i wysokiej kultury osobistej. Wymagana jest dobra organizacja, znajomość MS Office i angielski na wysokim poziomie. Praca stacjonarna, 5 dni w tygodniu, godziny 8:00–16:00.

Qualifikationen

• Doświadczenie w samodzielnej pracy w obszarze administracji biurowej, koordynacji biura, obsługi recepcji lub na podobnym stanowisku.
• Doświadczenie we wsparciu zarządu i organizacji podróży służbowych.
• Bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność samodzielnego ustalania priorytetów.
• Proaktywne podejście – identyfikowanie bieżących potrzeb i podejmowanie działań bez instrukcji.
• Wysokie poczucie odpowiedzialności za powierzony obszar oraz jakość realizowanych zadań.
• Dbałość o szczegóły oraz estetyczny i profesjonalny wygląd przestrzeni biurowej.
• Umiejętność planowania i organizowania spotkań, warsztatów oraz wizyt Klientów.
• Umiejętność skutecznej współpracy z dostawcami zewnętrznymi.
• Umiejętność prowadzenia kilku tematów jednocześnie.
• Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne i wysoka kultura osobista.
• Dobra znajomość pakietu MS Office.
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego.

Aufgaben

• Koordynowanie obsługi biura i recepcji, utrzymanie estetyki przestrzeni biurowej.
• Organizacja spotkań, wizyt Klientów, warsztatów i wydarzeń w biurze oraz koordynacja usług zgodnie z potrzebami.
• Wsparcie bieżącej administracji: korespondencja, obieg dokumentów, zamówienia, współpraca w zakresie faktur i umów.
• Współpraca z dostawcami i administracją budynku, monitorowanie jakości i terminowości usług.
• Nadzór nad standardem obsługi sprzątania i przygotowaniem biura.
• Koordynacja zapotrzebowania na wyposażenie, zaopatrzenie i infrastrukturę.

Jobbeschreibung

Jako Starszy Specjalista ds. Administracji (k/m/n) będziesz odpowiadać za sprawne funkcjonowanie biura oraz wysoki standard obsługi administracyjnej i przestrzeni biurowej. Będziesz samodzielnie koordynować bieżące zadania związane z obsługą recepcji, organizacją spotkań i wizyt Klientów oraz współpracą z dostawcami usług. W tej roli szczególnie zależy nam na samodzielności i proaktywnym podejściu, szukamy osoby, która potrafi przewidywać potrzeby, dostrzega obszary wymagające działania oraz samodzielnie zajmuje się nimi od momentu ich zidentyfikowania aż do skutecznego rozwiązania.

Możliwości, które oferujemy

• Samodzielne dbanie o sprawne funkcjonowanie biura i recepcji oraz o estetykę i odpowiednią organizację przestrzeni biurowej.
• Kompleksową organizację spotkań biznesowych, wizyt Klientów, warsztatów i wydarzeń odbywających się w biurze, w tym przygotowanie przestrzeni i koordynację niezbędnych usług.
• Bieżącą obsługę administracyjną biura, w tym korespondencji, obiegu dokumentów, zamówień oraz współpracę w zakresie faktur i umów.
• Samodzielną współpracę z dostawcami usług, serwisami technicznymi oraz administracją budynku, wraz z monitorowaniem jakości i terminowości realizowanych usług.
• Nadzór nad standardem usług świadczonych przez firmę sprzątającą oraz dbałość o czystość, estetykę i właściwe przygotowanie przestrzeni biurowej.
• Koordynację bieżących potrzeb związanych z wyposażeniem, zaopatrzeniem i infrastrukturą biura oraz monitorowanie zgłoszeń do ich rozwiązania.
• Wsparcie organizacyjne Zarządu oraz kadry managerskiej w zakresie związanym z funkcjonowaniem biura, organizacją spotkań i bieżącymi potrzebami administracyjnymi.
• Identyfikowanie obszarów wymagających usprawnień oraz inicjowanie i wdrażanie rozwiązań podnoszących jakość i efektywność procesów administracyjnych.

Kompetencje, których szukamy

• Doświadczenie w samodzielnej pracy w obszarze administracji biurowej, koordynacji biura, obsługi recepcji lub na podobnym stanowisku.
• Doświadczenie we wsparciu zarządu i organizacji podróży służbowych.
• Bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność samodzielnego ustalania priorytetów.
• Proaktywne podejście – umiejętność identyfikowania bieżących potrzeb i podejmowania działań bez konieczności każdorazowego otrzymywania szczegółowych instrukcji.
• Wysokie poczucie odpowiedzialności za powierzony obszar oraz jakość realizowanych zadań.
• Dbałość o szczegóły oraz estetyczny i profesjonalny wygląd przestrzeni biurowej.
• Umiejętność planowania i organizowania spotkań, warsztatów oraz wizyt Klientów.
• Umiejętność skutecznej współpracy z dostawcami zewnętrznymi oraz egzekwowania ustalonego standardu świadczonych usług.
• Umiejętność prowadzenia kilku tematów jednocześnie oraz sprawnego reagowania na pojawiające się potrzeby.
• Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne i wysoka kultura osobista.
• Dobra znajomość pakietu MS Office.
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego.
• Dyspozycyjność do pracy stacjonarnej, 5 dni w tygodniu, od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00.

Co może Cię wyróżnić

• Doświadczenie w pracy na stanowisku Asystenta/Asystentki Zarządu lub we wsparciu kadry zarządzającej.
• Doświadczenie w usprawnianiu procesów administracyjnych i wdrażaniu rozwiązań wspierających efektywne funkcjonowanie biura.
• Doświadczenie w kompleksowej organizacji spotkań biznesowych, wizyt Klientów oraz wydarzeń firmowych.
• Praktyka w samodzielnym prowadzeniu tematów administracyjnych wymagających współpracy z dostawcami zewnętrznymi i różnymi obszarami organizacji.

Dlaczego warto z nami pracować

• Oferujemy możliwość rozwoju w różnych obszarach firmy – rozbudowana struktura organizacyjna stwarza okazje do zdobywania nowych doświadczeń oraz przechodzenia do innych działów i zespołów.
• Dajemy przestrzeń do samodzielności i realnego wpływu na sposób organizacji oraz standard funkcjonowania biura.
• Tworzymy nowoczesną kulturę organizacyjną opartą na współpracy, transparentności, zaufaniu i profesjonalizmie.
• Oferujemy pakiet benefitów pozapłacowych (karta Multisport, prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie grupowe, platforma do nauki języków obcych)

Ważne: ze względu na charakter stanowiska związany z bieżącym funkcjonowaniem biura, obsługą recepcji oraz gości, praca na tym stanowisku odbywa się stacjonarnie 5 dni w tygodniu, od poniedziałku do piątku, w godzinach 8:00–16:00.