Office & Employee Experience Specialist

ClickMeeting; Województwo pomorskie; On-site; PLN 50,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

LuxMed – prywatna opieka medyczna

Karta Multisport

Dodatkowe ubezpieczenie na życie

Szkolenia językowe (angielski, niemié

Szkolenia i kursy językowe za darmo

Job summary

Niezastapiona to dynamiczna firma z Gdańska rozwijająca platformę webinarów i spotkań online, obsługująca międzynarodowych użytkowników. Do Twoich zadań będzie należeć organizacja wydarzeń dla pracowników, wsparcie onboardingów oraz koordynacja biura i kontaktów z dostawcami.

Oczekujemy doświadczenia w obsłudze biura/HR i organizowaniu eventów, znajomości MS Office, zdolności do pracy wielopłaszczyznowej oraz B2 w angielskim i C1 w polskim. Oferujemy pracę hybrydową i pakiet benefitów.

Qualifications

• Doświadczenie w obsłudze biura/recepcji lub administracji HR.
• Doświadczenie w organizowaniu wydarzeń dla pracowników (integracje, CSR, wellbeing).
• Umiejętność koordynacji wielu tematów jednocześnie.
• Dobra organizacja pracy i umiejętność priorytetyzacji zadań.
• Komunikacja w języku angielskim (min. B2) i polskim (min. C1).
• Świetna współpraca z dostawcami i partnerami.
• Czynne prawo jazdy kat. B.
• Proaktywność i umiejętność pracy w dynamicznym środowisku.

Responsibilities

• Organizowanie wydarzeń i akcji dla pracowników (integracje, okolicznościowe, wellbeing).
• Koordynacja benefitów i współpraca z dostawcami.
• Wsparcie onboardingów i inicjatyw skierowanych do pracowników.
• Dbanie o sprawne funkcjonowanie biura i współpracę z partnerami zewnętrznymi.
• Zamawianie materiałów, produktów i usług związanych z biurem.
• Kontrola dokumentów, faktur i rozliczeń.
• Zbieranie informacji zwrotnych od pracowników i proponowanie usprawnień.

Skills

Organizacja pracy

Komunikacja

Angielski B2

Polski C1

Współpraca z dostawcami

MS Office

Dobra organizacja

Prawo jazdy B

Tools

MS Office

Job description

Rozwijamy platformę do webinarów i spotkań online, z której korzystają miliony użytkowników na całym świecie! Jesteśmy firmą z Gdańska o globalnym zasięgu - nasz produkt jest dostępny w 10 językach, a tylko w 2025 roku przeprowadzono na naszej platformie ponad milion wydarzeń online, które zgromadziły 13.7 mln uczestników i trwały ponad 1.6 mln godzin.

Liczymy ok. 80 osób. Dołączając do nas będziesz rozwijać nie tylko firmę, ale również swoje umiejętności. Wyróżnia nas nieformalna, przyjazna atmosfera na co dzień oraz wyjątkowi współpracownicy, których możesz poznać już niebawem!

Czym będziesz się zajmować?

• organizacją wydarzeń i akcji dla pracowników, takich jak spotkania integracyjne, wydarzenia okolicznościowe czy inicjatywy wellbeingowe
• koordynacją benefitów pracowniczych i współpracą z dostawcami
• wsparciem organizacyjnym onboardingów oraz innych inicjatyw skierowanych do pracowników
• dbaniem o sprawne funkcjonowanie biura i współpracą z zewnętrznymi partnerami
• zamawianiem materiałów, produktów i usług związanych z funkcjonowaniem biura
• kontrolą dokumentów, faktur i rozliczeń związanych z powierzonymi obszarami
• zbieraniem informacji zwrotnych od pracowników i proponowaniem usprawnień w realizowanych działaniach

Szukamy właśnie Ciebie, jeśli

• masz doświadczenie w obszarze obsługi biura / recepcji lub administracji HR i dobrze odnajdujesz się w zadaniach administracyjnych związanych z funkcjonowaniem biura i wsparciem pracowników
• masz doświadczenie w organizacji wydarzeń i inicjatyw dla pracowników (imprezy, akcje CSR, inicjatywy wellbeingowe itd)
• posiadasz umiejętność współpracy z dostawcami i koordynacji wielu tematów jednocześnie
• cechuje Cię dobra organizacja pracy oraz umiejętność ustalania priorytetów
• bierzesz odpowiedzialność za realizowane zadania
• swobodnie komunikujesz się w języku angielskim (min. B2) i polskim (min. C1)
• sprawnie korzystasz z pakietu Microsoft Office
• posiadasz czynne prawo jazdy kategorii B
• działasz proaktywnie, szukasz rozwiązań i potrafisz odnaleźć się w dynamicznym środowisku
• potrafisz zbudować kontakt z pracownikami i managerami, oparty o wzajemne zaufanie, uczciwość i partnerskie podejście (a jeśli do tego dorzucisz swoje poczucie humoru, czas potrzebny na zbudowanie takiej relacji z pewnością się skróci)
• cechują Cię kreatywność, rzetelność i terminowość

Co oferujemy?

• umowę o pracę lub współpracę (w przypadku współpracy B2B umawiamy się na stawkę dzienną netto)
• pracę w dynamicznym środowisku z otwartą kulturą organizacyjną
• podejście start-upowe w firmie z dużym potencjałem rozwojowym
• prywatną opiekę medyczną w LuxMed
• karta Multisport
• dodatkowe ubezpieczenie na życie
• bezpłatny udział w szkoleniach i kursach językowych (język angielski, niemiecki, hiszpański, francuski, włoski, rosyjski)
• upominki z okazji kolejnych rocznic naszej współpracy
• upominki dla najmłodszych
• dopłata do biletów na komunikację miejską
• bonus za aktywne dojazdy do pracy
• praca hybrydowa (4 dni w tygodniu stacjonarnie) lub w pełni z naszego biura w Gdańsku
• otwartą kulturę organizacji bazującą na zaufaniu i zaangażowaniu - U nas będzie Ci wszystko Clickało!

Nasz proces rekrutacyjny w pigułce

• Rozmowa telefoniczna z Justyną (Head of HR), która zada Ci pytania dotyczące Twojego doświadczenia i wymaganych na tym stanowisku umiejętności oraz opowie Ci więcej o Clicku.
• Zadanie rekrutacyjne - chcemy zweryfikować Twoją wiedzę, dlatego poprosimy Cię o wykonanie zadania rekrutacyjnego.
• Spotkanie rekrutacyjne online, na ClickMeeting Spotkasz się z Justyną (Head of HR) oraz Adą (HR Business Partner).
• Spotkanie stacjonarne w naszym biurze - będziesz mieć okazję, by zobaczyć naszą przestrzen biurową, którą będziesz się opiekować oraz porozmawiać z Justyną (Head of HR) oraz Martyną (Office Coordinator).