Back Office Specialist

edrone; Warszawa; Hybrid; PLN 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

ESOP

Remote-first

Unlimited vacation

Private health care

Job summary

edrone poszukuje Back Office Specialist/ki do zespołu, w którym liczy się autonomia, odpowiedzialność i dbałość o detale. Praca zdalna 100%, elastyczność form zatrudnienia (B2B, UZ, UoP) oraz wsparcie w postaci ESOP i kompleksowa opieka zdrowotna to elementy oferty.

Do Twoich zadań należeć będzie obsługa procesów administracyjnych i kadrowych, wsparcie dla zespołów w zakresie onboarding i offboarding, a także utrzymanie aktualnych baz wiedzy i dokumentów.

Qualifications

• Potrafisz myśleć systemowo i łączyć zależności między działami, optymalizować i automatyzować procesy.
• Wykazujesz silną proaktywność i samodzielność w rozwiązywaniu bieżących wyzwań.
• Interesujesz się AI i praktycznie wykorzystujesz automatyzacje w pracy.
• Dobra znajomość języka angielskiego (min. B2).

Responsibilities

• Prowadzenie procesów administracyjnych i kadrowych przy wsparciu finansów i zewn. biura rachunkowego, dbałość o terminowość i bezbłędność.
• Proaktywne reagowanie na potrzeby organizacji i szybkie rozwiązywanie wyzwań operacyjnych.
• Wsparcie operacyjne w obszarze People & HR, onboarding i offboarding, organizacja podróży służbowych.
• Aktualizowanie bazy wiedzy i dokumentów organizacyjnych.
• Proponowanie i wdrażanie usprawnień, zwłaszcza w narzędziu ClickUp, z naciskiem na AI.

Skills

Systemowe myślenie

Proaktywność

Zainteresowanie AI

Angielski (B2+ odmien)`

ClickUp

Tools

ClickUp

Job description

Co budujemy i z kim chcemy współpracować:

W inStreamly / New Game + tworzymy rozwiązania marketingowe, które pomagają markom docierać do graczy. Łączymy technologię, gaming i AI, a nasze produkty wykorzystujemy w kampaniach prowadzonych na wielu rynkach.

Regularnie realizujemy kampanie dla największych globalnych marek, takich jak Netflix, Adidas, PlayStation czy Samsung. Budujemy ekosystem mar‑tech, który pomaga markom skutecznie komunikować się z graczami. To oznacza szybkie tempo, częste zmiany priorytetów i dużo procesów, które nadal trzeba zaprojektować lub uporządkować.

Równolegle rozwijamy własny system pracy, w którym zaufanie zastępuje kontrolę czasu i sposobu działania. Dajemy ludziom dużą autonomię, ale oczekujemy w zamian odpowiedzialności za wynik.

Tutaj możesz dowiedzieć się o tym więcej.

Co charakteryzuje nasz system pracy?

Myślimy o organizacji jak o drużynie: system działania oparty jest o wysokie wymagania i dążenie do mistrzostwa na każdej pozycji. Kładziemy jednocześnie bardzo duże nacisk na zespołowość i partnerskie podejście.

Ufamy i oczekujemy wyników: nie kontrolujemy procesu ani czasu pracy, ale bezkompromisowo rozliczamy rezultat – co jest trudne, bo wymaga samodzielności i brania odpowiedzialności.

Nie boimy się konfrontacji: publicznie oceniamy pomysły i wyniki. Analiza błędów to dla nas jedyna droga do progresu. Jeśli potrzebujesz miękkiego feedbacku lub boisz się bezpośredniej oceny efektów swojej pracy – może być Ci ciężko się tutaj odnaleźć.

Mamy wysokie tempo i zmienność: szybko reagujemy na rynek, co oznacza, że w ciągu roku zmieniają się priorytety strategiczne oraz projektowe. Potrzebujemy ludzi, którzy potrafią błyskawicznie dostosować swoją grę do nowych celów. W tym tempie kluczowa jest dla nas innowacyjność - aktywnie wykorzystujemy AI i automatyzację, by eliminować powtarzalne procesy i skupiać się wyłącznie na tym, co skaluje nasz biznes.

Więcej o sposobie naszej pracy możesz posłuchać w naszym podcaście .

Kontekst roli i wyzwanie:

Nasz zespół Back‑Office dbacodziennie o płynność działania ponad 50‑osobowej organizacji. Rola Back Office Specialist/ki opiera się na dużej autonomii oraz chęci wdrażania usprawnień w obszarze administracyjno‑operacyjnym. Wymaga ona dbałości o detale, terminowości i przejęcia pełnej odpowiedzialności za procesy. Głównym celem jest zapewnienie całkowitej płynności operacyjnej wszystkim zespołom w organizacji.

Co będzie należało do Twoich zadań:

• Prowadzenie procesów administracyjnych i kadrowych: obsługa payrollu przy wsparciu zespołu finansów, umów i dokumentacji pracowniczej we współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym dbając o terminowość i bezbłędność.
• Partnerskie wsparcie dla zespołów: proaktywne reagowanie na potrzeby organizacji oraz szybkie rozwiązywanie bieżących wyzwań operacyjnych i administracyjnych.
• Wsparcie operacyjne obszaru People & HR: sprawna obsługa procesów onboardingu i offboardingu pracowników, organizacja podróży służbowych, wyjazdów firmowych oraz aktywacji wewnętrz organizacji.
• Utrzymanie aktualnej bazy wiedzy w organizacji: stałe aktualizowanie firmowych dokumentów, struktur oraz danych o zespole.
• Optymalizacja i automatyzacja procesów: proponowanie i wdrażanie usprawnień w obszarze administracyjno‑operacyjnym (głównie w przestrzeni ClickUp), ze szczególnym uwzględnieniem wykorzystania narzędzi AI.

Szukamy osoby, która:

• Potrafi myśleć systemowo, widzi zależności między różnymi działami i wie, jak je łączyć, optymalizować i automatyzować w obszarze operacji oraz administracji, tak aby cała organizacja działała płynnie.
• Ma doświadczenie w administracji lub/i HR, ze szczególnym uwzględnieniem procesów w zakresie payrollu, umów i dokumentacji pracowniczej.
• Wykazuje się silną proaktywnością, wyprzedzając potrzeby organizacji i dostrzegając luki w procesach, które są przekładane na nowe rozwiązania.
• Działa szybko i skutecznie realizuje wszystkie powierzone działania do końca, dbając o to, by kwestie operacyjne przebiegały sprawnie i nie opóźniały pracy żadnego zespołu.
• Posiada wysoką jakość pracy i dbałość o detale w kontekście bezbłędności dokumentów, terminowości oraz aktualizacji wszystkich baz wiedzy w firmie.
• Potrafi budować partnerską komunikację, dogadując się z każdym w firmie w sposób sprawny i płynny, niezależnie od roli czy działu.
• Interesuje się AI i praktycznie wykorzystuje je w pracy, śledząc nowe trendy i stale szukając sposobów na to, jak za pomocą automatyzacji i AI usprawniać oraz upraszczać codzienne procesy.
• Posiada bardzo dobrą umiejętność języka angielskiego.

Mile widziane:

• Praktyczna znajomość ClickUp (lub innych narzędzi do zarządzania projektami) oraz umiejętność przekładania procesów na czytelne struktury w takich systemach.
• Doświadczenie w pracy w startupach/ firmach technologicznych.

Realny wpływ:

• budujesz procesy w szybko rozwijającej się firmie na styku technologii, AI i gamingu.

Kulturę zaufania i autonomii: działamy w poczuciu extreme ownership, opartym na partnerstwie, szczerości i dużej decyzyjności.

Udziały w firmie (ESOP): wierzymy w budowanie wspólnej wartości, dlatego oferujemy program akcji pracowniczych – stajesz się współwłaścicielem biznesu, który rozwijasz.

Model remote-first: pracujemy w 100% zdalnie i asynchronicznie, stawiając na efekty, a nie godziny spędzone przed monitorem.

Nielimitowany płatny urlop: ufamy naszemu zespołowi i stawiamy na work-life balance bez sztywnych limitów dni wolnych.

Kompleksowe wsparcie zdrowotne: prywatna opieka medyczna oraz dedykowane wsparcie psychologiczne.

Elastyczność zatrudnienia: jesteśmy otwarci na każdą formę współpracy (B2B, UZ, UoP) – wspólnie wybierzemy model najlepiej dopasowany do Twoich potrzeb.

Jak wygląda proces rekrutacji:

Rozmowa z Milena Micor , HRBP - chcemy Cię lepiej poznać, zrozumieć Twoje podejście do pracy i sprawdzić, czy łączymy się w tym aspekcie.

Rozmowa z Maciej Sawicki , CEO, podczas której będziemy chcieli porozmawiać nieco więcej o systemie, który tworzymy jako organizacja.

Płatne zadanie praktyczne oraz test kompetencji: chcemy zobaczyć, jak myślisz i jak rozwiązujesz realne problemy biznesowe. Szanujemy Twój czas i wysiłek, dlatego za wykonanie zadania otrzymasz wynagrodzenie.

Prezentacja zadania oraz rozmowa o Twoim sposobie działania, wizji tej roli i dotychczasowym doświadczeniu.

Nie pamiętasz, gdzie aplikowałeś? My tak!

Załóż konto, by mieć pod kontrolą całą historię swoich aplikacji.