Office Manager

FORTUNA SEED sp. z o.o.; Warszawa; On-site; PLN 70,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

Możliwość współtworzenia organizacji

Międzynarodowe środowisko

Stabilne zatrudnienie

Job summary

FORTUNA SEED sp. z o.o. w Warszawie poszukuje energicznego Office Managera, który zadba o sprawne funkcjonowanie biura, recepcję i obsługę gości, a także przygotuje stanowiska pracy dla nowych pracowników.

Do obowiązków należy koordynacja sprzętu, zaopatrzenia, obsługa korespondencji, organizacja konferencji i podróży służbowych, a także współpraca z dostawcami i administracją budynku. Wymagania to dobra organizacja, samodzielność, komunikatywność, znajomość MS Office/Google Workspace,

Qualifications

• Wymagana dobra organizacja pracy i samodzielność w ustalaniu priorytetów.
• Komunikatywność, uprzejmość i profesjonalne podejście do pracowników oraz gości.
• Dokładność, odpowiedzialność i terminowość w realizowanych zadaniach.
• Dobra znajomość pakietu MS Office lub Google Workspace.
• Znajomość języka angielskiego umożliwiająca codzienną komunikację.

Responsibilities

• Organizowanie i koordynowanie codziennego funkcjonowania biura.
• Dbacie o recepcję oraz profesjonalne przyjmowanie gości.
• Przygotowywanie stanowisk pracy dla nowych pracowników.
• Koordynowanie zamówień sprzętu, wyposażenia oraz materiałów biurowych.
• Zamawianie artykułów spożywczych i bieżąca kontrola zaopatrzenia.
• Prowadzenie ewidencji sprzętu, kluczy, kart dostępu i wyposażenia biura.
• Obsługa korespondencji, przesyłek kurierskich oraz dokumentów firmowych.
• Współpraca z administracją budynku, dostawcami i firmami serwisowymi.
• Zgłaszanie i koordynowanie napraw oraz spraw technicznych.
• Opisanie i przekazywanie faktur oraz dokumentów kosztowych do księgowości.
• Organizowanie sal konferencyjnych i przygotowywanie spotkań.
• Wspieranie zespołu w bieżących sprawach organizacyjnych i administracyjnych.
• Pomoc w organizacji podróży służbowych, wydarzeń firmowych i spotkań integracyjnych.
• Dbałość o porządek, estetykę i przyjazną atmosferę w biurze.
• Tworzenie i usprawnianie podstawowych procesów administracyjnych.

Skills

Dobra organizacja pracy

Samodzielność

Komunikatywność

Uprzejmość i profesjonalne podejście

Dokładność i terminowość

Znajomość angielskiego

Tools

Microsoft Office

Google Workspace

Job description

Aleje Jerozolimskie 81, Śródmieście, Warszawa

Sprawdź czas dojazdu

Zlokalizuj się lub podaj dokładny adres

Samochód

Komunikacja

Pieszo

BESbswy

Twój zakres obowiązków

• organizowanie i koordynowanie codziennego funkcjonowania biura,
• dbanie o recepcję oraz profesjonalne przyjmowanie gości,
• przygotowywanie stanowisk pracy dla nowych pracowników,
• koordynowanie zamówień sprzętu, wyposażenia oraz materiałów biurowych,
• zamawianie artykułów spożywczych i bieżące kontrolowanie zaopatrzenia,
• prowadzenie ewidencji sprzętu, kluczy, kart dostępu i wyposażenia biura,
• obsługa korespondencji, przesyłek kurierskich oraz dokumentów firmowych,
• współpraca z administracją budynku, dostawcami i firmami serwisowymi,
• zgłaszanie i koordynowanie napraw oraz bieżących spraw technicznych,
• opisywanie i przekazywanie faktur oraz dokumentów kosztowych do księgowości,
• organizowanie sal konferencyjnych i przygotowywanie spotkań,
• wspieranie zespołu w bieżących sprawach organizacyjnych i administracyjnych,
• pomoc w organizacji podróży służbowych, wydarzeń firmowych i spotkań integracyjnych,
• dbanie o porządek, estetykę i przyjazną atmosferę w biurze,
• tworzenie i usprawnianie podstawowych procesów administracyjnych wraz z rozwojem firmy.

Nasze wymagania

• oświadczenie w administracji biurowej, obsłudze recepcji, pracy asystenckiej lub na podobnym stanowisku,
• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność samodzielnego ustalania priorytetów,
• inicjatywa i gotowość do rozwiązywania różnorodnych, bieżących spraw,
• praktyczne podejście i umiejętność sprawnego doprowadzania zadań do końca,
• komunikatywność, uprzejmość i profesjonalne podejście do pracowników oraz gości,
• dokładność, odpowiedzialność i terminowość,
• dobra znajomość pakietu Microsoft Office lub Google Workspace,
• znajomość języka angielskiego umożliwiająca codzienną komunikację,
• gotowość do pracy stacjonarnej w biurze.

Mile widziane

• doświadczenie w małej, rozwijającej się firmie lub w organizowaniu biura od podstaw,
• doświadczenie w przygotowywaniu stanowisk pracy dla nowych pracowników,
• doświadczenie we współpracy z dostawcami i administracją budynku,
• umiejętność organizowania spotkań, podróży i wydarzeń firmowych,
• prawo jazdy kategorii B.
• możliwość współtworzenia organizacji od wczesnego etapu jej rozwoju,
• realny wpływ na organizację biura i komfort pracy całego zespołu,
• dużą samodzielność i możliwość wdrażania własnych rozwiązań,
• bezpośrednią współpracę z zarządem i powstającym zespołem,
• pracę w międzynarodowym środowisku,
• możliwość poszerzania zakresu odpowiedzialności wraz z rozwojem firmy.
• Jesteśmy dynamicznie rozwijającą się firmą działającą w międzynarodowym środowisku. W najbliższym czasie planujemy rozbudować nasz zespół do około 20 osób. Poszukujemy Office Managera, który zadba o sprawne funkcjonowanie biura, wesprze powstający zespół i pomoże nam stworzyć dobrze zorganizowane miejsce pracy.

Pełną informację odnośnie przetwarzania Twoich danych osobowych znajdziesz