Office Assistant

Vecten; Warszawa; Hybrid; PLN 56,000 - 67,000; Part time

Benefits offered by this job

Private healthcare

Multisport card

Mentoring and support

Regular feedback meetings

Hybrid work (1 day remote)

Job summary

Vecten poszukuje osoby na stanowisko office administratora, która wesprze Office Managera i zespoły firmy w codziennych zadaniach, od obsługi dokumentów po organizację podróży.

Zakres obowiązków obejmuje onboarding i offboarding, zarządzanie sprzętem, zaopatrzeniem, organizowanie wydarzeń oraz rezerwacje sal i podróży służbowych. Wynagrodzenie 5 000–6 000 PLN brutto miesięcznie na umowę zlecenie, z możliwością pracy zdalnej 1 dnia w tygodniu, w centralnym biurze w Warszawie.

Qualifications

• Dobra organizacja pracy i umiejętność priorytetyzowania zadań.
• Proaktywne podejście i chęć uczenia się nowych rzeczy.
• Dobre umiejętności komunikacyjne i łatwość w kontaktach z ludźmi.
• Znajomość Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar).
• Biegła znajomość polskiego i komunikatywna angielszczyzna (B1+).
• Elastyczność i gotowość do pracy w środowisku biurowym.

Responsibilities

• Wsparcie Office Managera i zespołów w codziennych zadaniach.
• Zarządzanie sprzętem: inwentaryzacja, przekazywanie i naprawy.
• Onboarding i offboarding: przygotowanie sprzętu i dokumentów.
• Zamawianie zaopatrzenia biurowego i obsługa dokumentów.
• Rezerwacje sal, podróże służbowe i organizacja wydarzeń.
• Wsparcie w zadaniach administracyjnych i organizacyjnych.

Skills

Organizational skills

Getting things done

Communication

Initiative

Google Workspace

Polish fluency

English at level B1+

Tools

Google Workspace

Job description

What you’ll be doing:

• Supporting the Office Manager and helping teams across the company (HR, sales, management, consultants) with day-to-day tasks.
• Managing company equipment: keeping inventory up to date, handing over and collecting hardware, arranging repairs, selling or disposing of old devices.
• Onboarding: preparing equipment, handover documents and welcome packs.
• Offboarding: collecting equipment, wiping devices and updating the inventory.
• Ordering office supplies, groceries and other office needs.
• Everyday office admin: sending mail, booking meeting rooms, archiving documents.
• Booking flights and hotels for business trips.
• Organizing company events – planning, finding vendors, coordinating on the day.
• Coordinating gifts for clients and the team, ordering company merch.
• Helping manage team benefits and other tasks as needs come up.

What we offer:

• PLN 5,000–6,000 gross/month (mandate contract – umowa zlecenie).
• Private healthcare (Medicover Premium) and a Multisport card.
• Mentoring and support from the Office Manager, regular feedback and evaluation meetings.
• Possibility to work remotely 1 day a week.
• Comfortable office in central Warsaw (MacBook, external monitor, ergonomic chair) and a stocked kitchen with fruit and drinks.

Kogo poszukujemy?

• Good organizational skills and the ability to juggle several tasks and set priorities.
• A “getting things done” attitude and a strong sense of ownership – seeing tasks through to the end.
• Strong communication skills and an easy-going approach to working with people.
• Initiative and eagerness to learn new things.
• Good knowledge of Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar).
• English at a communicative level (B1 or higher) and fluent Polish.
• No years of experience required – this is a great opportunity at the beginning of your career; previous office or administrative experience is a plus but not a must.