Administrative Assistant

Manulife; Makati; Hybrid; PHP 240,000 - 420,000; Full time

Job summary

Manulife busca un Asistente Administrativo para apoyar operaciones de oficina y servicios en un entorno híbrido en Manila. El rol implica coordinación con empleados, proveedores y gestión de instalaciones, junto con onboarding y eventos de workplace.

Se requieren 1–2 años de experiencia y dominio de Microsoft 365. Se valorarán habilidades organizativas, comunicación y atención al detalle.

Qualifications

• Más de 1–2 años de experiencia en roles administrativos, de coordinación de oficinas o servicios de workplace.
• Dominio de aplicaciones Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint).
• Habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.

Responsibilities

• Proporcionar apoyo administrativo y de operaciones del sitio para garantizar servicios de workplace y operaciones diarias eficientes.
• Coordinar operaciones de la oficina y la interacción con empleados, proveedores y gestión del edificio.
• Apoyar iniciativas de experiencia del empleado, inspecciones de oficina, onboarding y eventos en el lugar de trabajo.
• Gestionar documentación, informes y comunicaciones, manteniendo registros y soportando la toma de decisiones operativas.
• Asistir con compras, coordinación de proveedores y cumplimiento operativo, incluyendo seguimiento de facturas e inventarios.

Skills

Microsoft 365 proficiency

Tools

Microsoft 365 suite

Job description

This role offers the opportunity to play a key part in creating a productive, efficient, and positive workplace experience across MITDC locations. By supporting site operations, facilities coordination, workplace services, and employee-focused initiatives, the Administrative Assistant helps enable teams to do their best work. In return, the successful candidate will gain broad exposure to workplace operations, stakeholder management, and business support functions while developing valuable operational and professional skills.

Position Responsibilities:

• Provide administrative and site operations support to ensure the smooth and efficient delivery of workplace services and daily office operations.

• Coordinate workplace operations and stakeholder engagement, serving as a key point of contact for employees, vendors, building management, and internal teams.

• Support facilities, workplace readiness, and employee experience initiatives, including office inspections, workspace arrangements, onboarding, and workplace events.

• Manage documentation, reporting, and communications, maintaining accurate records, preparing reports, and supporting operational decision-making.

• Assist with procurement, vendor coordination, and operational compliance, including invoice tracking, inventory management, audits, and business continuity activities.

Required Qualifications:

• Minimum of 1-2 years of experience in an administrative, office coordination, workplace services, or similar support role.

• Proficiency in Microsoft 365 applications (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint)

Preferred Qualifications:

• Strong organizational and time management skills.

• Excellent verbal and written communication skills.

• Strong attention to detail and commitment to accuracy.

• Strong interpersonal and stakeholder management skills.

• Strong customer service orientation and ability to provide responsive support to employees and stakeholders.

• Ability to handle confidential and sensitive information with discretion.

• Ability to prioritize tasks, manage competing deadlines, and work effectively in a fast-paced environment.

• Proactive, resourceful, and able to work independently with minimal supervision.

• Experience supporting business teams, office operations, or workplace services in a corporate environment is preferred.

• Experience working in a shared services, technology, or multinational organization is an advantage.

• Experience with scheduling, collaboration, and reporting platforms.

• Ability to create presentations, maintain spreadsheets, and generate reports.

When you join our team:

• We'll empower you to learn and grow the career you want.

• We'll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words.

• As part of our global team, we'll support you in shaping the future you want to see.

Acerca de Manulife y John Hancock

Manulife Financial Corporation es un importante proveedor internacional de servicios financieros que ayuda a las personas a tomar decisiones de una manera más fácil y a vivir mejor. Para obtener más información acerca de nosotros, visite http://www.manulife.com .

Manulife es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades

En Manulife/John Hancock, valoramos nuestra diversidad. Nos esforzamos por atraer, formar y retener una fuerza laboral tan diversa como los clientes a los que prestamos servicios, y para fomentar un entorno laboral inclusivo en el que se aprovechen las fortalezas de las culturas y las personas. Estamos comprometidos con la equidad en las contrataciones, la retención de talento, el ascenso y la remuneración, y administramos todas nuestras prácticas y programas sin discriminación por motivos de raza, ascendencia, lugar de origen, color, origen étnico, ciudadanía, religión o creencias religiosas, credo, sexo (incluyendo el embarazo y las afecciones relacionadas con este), orientación sexual, características genéticas, condición de veterano, identidad de género, expresión de género, edad, estado civil, estatus familiar, discapacidad, o cualquier otro aspecto protegido por la ley vigente.

Nuestra prioridad es eliminar las barreras para garantizar la igualdad de acceso al empleo. Un representante de Recursos Humanos trabajará con los solicitantes que requieran una adaptación razonable durante el proceso de solicitud. Toda la información que se haya compartido durante el proceso de solicitud de adaptación se almacenará y utilizará de manera congruente con las leyes y las políticas de Manulife/John Hancock correspondientes. Para solicitar una adaptación razonable en el proceso de solicitud, envíenos un mensaje a [e-mail] .

Modalidades de Trabajo

Híbrido