Asistente de Gerencia

MAGALY CHAVEZ; Lima Metropolitana3; On-site; PEN 28,000 - 39,000; Full time

Job summary

MAGALY CHAVEZ busca un/una recepcionista para brindar apoyo administrativo y logístico a la Gerencia en Lima. La función incluye gestión de agenda, coordinación de reuniones, reservas, atención a visitas y elaboración de documentos.

Se requiere mínimo 3 años de experiencia en recepción, manejo básico de Office e inglés básico/intermedio. Se valorará proactividad y buen trato.

Qualifications

• Experiencia mínima de 3 años como recepcionista.
• Office a nivel usuario (Microsoft Office).
• Inglés básico o intermedio.

Responsibilities

• Organizar y administrar la agenda del Gerente.
• Coordinar reuniones internas y externas.
• Programar citas, visitas y viajes de trabajo.
• Gestionar convocatorias, reservas de salas y logística de reuniones.
• Recibir y atender visitas externas.
• Atender coffee para reuniones o visitas a solicitud de la gerencia.
• Hacer reserva de pasajes aéreos y hospedajes para reducir costos.
• Recibir y registrar rendiciones de viáticos y entregarlas a Contabilidad.
• Redactar cartas, memorandos, informes y presentaciones.
• Registrar y archivar documentación física y digital.
• Mantener archivos de la Gerencia actualizados.
• Dar seguimiento a comunicaciones y acuerdos.
• Monitorear cumplimiento de compromisos y elaborar reportes de seguimiento.
• Gestionar trámites administrativos y apoyar en eventos corporativos.

Skills

Experiencia en recepción

Office (usuario)

Inglés básico/intermedio

Job description

El puesto tiene como objetivo : Brindar soporte administrativo, operativo y de gestión a la Gerencia, garantizando la adecuada coordinación de actividades, el seguimiento oportuno de acuerdos y el suministro de información confiable para la toma de decisiones.

Funciones:

• Organizar y administrar la agenda del Gerente.
• Coordinar reuniones internas y externas.
• Programar citas, visitas y viajes de trabajo.
• Gestionar convocatorias, reservas de salas y logística de reuniones.
• Recibir y atender a las visitas externas
• Atender los coffee para las reuniones o visitas a solicitud de la gerencia
• Hacer reserva de los pasajes aéreos a solicitud, buscando economizar costos para la empresa
• Hacer reserva de hospedajes a solicitud, buscando economizar costos para la empresa
• Recepcionar y registrar todas las rendiciones de viáticos, antes de entregarlas a Contabilidad
• Elaborar, redactar y revisar cartas, memorandos, informes y presentaciones.
• Recibir, registrar, clasificar y archivar documentación física y digital.
• Mantener actualizados los archivos y registros de la Gerencia.
• Canalizar consultas y requerimientos hacia las áreas correspondientes.
• Dar seguimiento a las comunicaciones emitidas por la Gerencia.
• Monitorear el cumplimiento de acuerdos, tareas y compromisos asumidos por la Gerencia.
• Elaborar reportes de seguimiento.
• Realizar control de plazos y fechas críticas.
• Preparar reportes ejecutivos y cuadros de control.
• Gestionar solicitudes y trámites administrativos.
• Apoyar en la organización de eventos corporativos.
• Proponer mejoras en procesos administrativos.
• Apoyar con la elaboración de los expedientes de los procesos a los que se presenta la empresa.
• Otros relacionados a su cargo a solicitud de su jefe inmediato

Experiencia y conocimientos requeridos:

• Experiencia mínima de 3 años como recepcionista.
• Office a nivel usuario
• Inglés básico / intermedio

Competencia:

• Amable
• Buen trato
• Proactiva