Sekretær - arkiv, HR og service

Namsskogan kommune; Namsskogan; On-site; NOK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

Namsskogan kommune søker en strukturert og serviceinnstilt sekretær til serviceavdelingen. Stillingen har en sentral rolle i kommunens administrative arbeid med vekt på post- og arkivoppgaver og administrativ støtte innen HR og personalområdet.

Du vil bistå innbyggere og ansatte, håndtere innkommende post, journalføre og følge rutiner, samt bidra til utvikling av digitale arbeidsprosesser i serviceavdelingen.

Qualifications

• Ønsket utdanning og erfaring innen kontor og administrasjon
• Gode digitale ferdigheter og riktig systemforståelse
• Erfaring fra administrative oppgaver i offentlig forvaltning er en fordel

Responsibilities

• mottak, fordeling og journalføring av post i kommunens sak- og arkivsystem
• oppfølging av rutiner og sjekklister innen post og arkiv
• veiledning og bistand til saksbehandlere i arkivering og bruk av sak- og arkivsystemet
• oppfølging og videreutvikling av rutiner og prosedyrer innen post, arkiv og dokumenthåndtering
• administrativ bistand innen HR- og personalområdet
• betjening av kommunens sentralbord og servicekontor, herunder informasjon og veiledning til innbyggere og andre som henvender seg til kommunen
• fakturabehandling og andre administrative oppgaver
• bidra til utvikling og forbedring av digitale og administrative arbeidsprosesser i serviceavdelingen

Skills

Administrativ erfaring

Digitale ferdigheter

Systemforståelse

Selvstendig arbeid

Education

Fagbrev i kontor- og administrasjonsfaget eller annen relevant utdanning

Job description

Namsskogan kommune søker en strukturert og serviceinnstilt sekretær til serviceavdelingen.

Stillingen har en sentral funksjon i kommunens administrative arbeid, med hovedvekt på post- og arkivoppgaver og administrativ støtte innen HR- og personalområdet.

Du vil også bidra i kommunens service overfor innbyggere og ansatte.

Vi ser etter deg som trives med administrative oppgaver, har god systemforståelse og liker å skape orden, struktur og gode arbeidsprosesser. Stillingen innebærer både selvstendig arbeid og tett samarbeid med saksbehandlere, ledere og øvrige ansatte i kommunen

Sentrale arbeidsoppgaver vil være:

• mottak, fordeling og journalføring av post i kommunens sak- og arkivsystem
• oppfølging av rutiner og sjekklister innen post og arkiv
• veiledning og bistand til saksbehandlere i arkivering og bruk av sak- og arkivsystemet
• oppfølging og videreutvikling av rutiner og prosedyrer innen post, arkiv og dokumenthåndtering
• administrativ bistand innen HR- og personalområdet
• betjening av kommunens sentralbord og servicekontor, herunder informasjon og veiledning til innbyggere og andre som henvender seg til kommunen
• fakturabehandling og andre administrative oppgaver
• bidra til utvikling og forbedring av digitale og administrative arbeidsprosesser i serviceavdelingen

Arbeidsoppgavene kan endres i takt med kommunens behov og utviklingen av digitale arbeidsprosesser.

Det er ønskelig at du har:

• fagbrev i kontor- og administrasjonsfaget eller annen relevant utdanning
• erfaring fra administrative oppgaver
• gode digitale ferdigheter og god systemforståelse

Relevant og bred arbeidserfaring fra administrative oppgaver og offentlig forvaltning kan kompensere for manglende formell utdanning. Erfaring fra post- og arkivarbeid og bruk av sak- og arkivsystem er særlig relevant. Erfaring fra offentlig forvaltning, HR- og personaladministrasjon og servicearbeid vil også være en fordel.

Arbeidsoppgaver

Sentrale arbeidsoppgaver vil være:

• mottak, fordeling og journalføring av post i kommunens sak- og arkivsystem
• oppfølging av rutiner og sjekklister innen post og arkiv
• veiledning og bistand til saksbehandlere i arkivering og bruk av sak- og arkivsystemet
• oppfølging og videreutvikling av rutiner og prosedyrer innen post, arkiv og dokumenthåndtering
• administrativ bistand innen HR- og personalområdet
• betjening av kommunens sentralbord og servicekontor, herunder informasjon og veiledning til innbyggere og andre som henvender seg til kommunen
• fakturabehandling og andre administrative oppgaver
• bidra til utvikling og forbedring av digitale og administrative arbeidsprosesser i serviceavdelingen

Kvalifikasjoner

Det er ønskelig at du har:

• fagbrev i kontor- og administrasjonsfaget eller annen relevant utdanning
• erfaring fra administrative oppgaver
• gode digitale ferdigheter og god systemforståelse

Relevant og bred arbeidserfaring fra administrative oppgaver og offentlig forvaltning kan kompensere for manglende formell utdanning. Erfaring fra post- og arkivarbeid og bruk av sak- og arkivsystem er særlig relevant. Erfaring fra offentlig forvaltning, HR- og personaladministrasjon og servicearbeid vil også være en fordel.

Personlige egenskaper

Vi ser etter deg som:

• arbeider nøyaktig, strukturert og selvstendig
• har god forståelse for administrative rutiner og arbeidsprosesser
• har gode digitale ferdigheter og lærer nye systemer raskt
• kommuniserer tydelig og liker å veilede og hjelpe andre
• er serviceinnstilt og møter innbyggere og kollegaer på en profesjonell og imøtekommende måte
• håndterer flere oppgaver samtidig og evner å prioritere og overholde frister
• er fleksibel og tilpasser deg endringer i oppgaver og arbeidsprosesser
• samarbeider godt og bidrar positivt til utvikling av avdelingen

Vi tilbyr

Hos oss får du:

• en variert stilling med en sentral rolle i kommunens administrative arbeid
• et bredt arbeidsområde innen arkiv, HR, service og administrasjon
• mulighet til å bidra til utvikling av gode rutiner og digitale arbeidsprosesser
• samarbeid med ansatte og ledere på tvers av organisasjonen