Sekretær - arkiv, HR og service

Aseel Samman; Namsskogan; On-site; NOK 520,000 - 620,000; Full time

Benefits offered by this job

Variert stilling

Sentralt arbeidsområde

Lønns- og arbeidsvilkår i henhold til;

Job summary

Namsskogan kommune søker en strukturert og serviceinnstilt sekretær til serviceavdelingen. Stillingen har en sentral rolle i kommunens administrative arbeid, med vekt på post- og arkivoppgaver samt administrativ støtte innen HR og personalområdet.

Du vil jobbe selvstendig og i tett samarbeid med saksbehandlere, ledere og ansatte. Vi tilbyr en variert arbeidsdag, god digital utvikling og mulighet til å bidra til bedre arbeidsprosesser i serviceavdelingen.

Qualifications

• Ønskelig fagbrev eller tilsvarende utdanning innen kontor og administrasjon.
• Erfaring med administrative oppgaver og offentlige forvaltningsrutiner.
• Gode digitale ferdigheter og god systemforståelse.

Responsibilities

• mottak, fordeling og journalføring av post i kommunens sak- og arkivsystem
• oppfølging av rutiner og sjekklister innen post og arkiv
• veiledning og bistand til saksbehandlere i arkivering og bruk av sak- og arkivsystemet
• oppfølging og videreutvikling av rutiner og prosedyrer innen post, arkiv og dokumenthåndtering
• administrativ bistand innen HR- og personalområdet
• betjening av kommunens sentralbord og servicekontor, herunder informasjon og veiledning til innbyggere og andre som henvender seg til kommunen
• fakturabehandling og andre administrative oppgaver
• bidra til utvikling og forbedring av digitale og administrative arbeidsprosesser i serviceavdelingen

Skills

Administrative erfaring

Digitale ferdigheter

Systemforståelse

Education

Fagbrev i kontor- og administrasjonsfaget

Tools

Sak- og arkivsystem

Job description

Namsskogan kommune søker en strukturert og serviceinnstilt sekretær til serviceavdelingen.

Stillingen har en sentral funksjon i kommunens administrative arbeid, med hovedvekt på post- og arkivoppgaver og administrativ støtte innen HR- og personalområdet.

Du vil også bidra i kommunens service overfor innbyggere og ansatte.

Vi ser etter deg som trives med administrative oppgaver, har god systemforståelse og liker å skape orden, struktur og gode arbeidsprosesser. Stillingen innebærer både selvstendig arbeid og tett samarbeid med saksbehandlere, ledere og øvrige ansatte i kommunen

Arbeidsoppgaver

Sentrale arbeidsoppgaver vil være:

• mottak, fordeling og journalføring av post i kommunens sak- og arkivsystem
• oppfølging av rutiner og sjekklister innen post og arkiv
• veiledning og bistand til saksbehandlere i arkivering og bruk av sak- og arkivsystemet
• oppfølging og videreutvikling av rutiner og prosedyrer innen post, arkiv og dokumenthåndtering
• administrativ bistand innen HR- og personalområdet
• betjening av kommunens sentralbord og servicekontor, herunder informasjon og veiledning til innbyggere og andre som henvender seg til kommunen
• fakturabehandling og andre administrative oppgaver
• bidra til utvikling og forbedring av digitale og administrative arbeidsprosesser i serviceavdelingen

Kvalifikasjoner

Det er ønskelig at du har:

• fagbrev i kontor- og administrasjonsfaget eller annen relevant utdanning
• erfaring fra administrative oppgaver
• gode digitale ferdigheter og god systemforståelse

Relevant og bred arbeidserfaring fra administrative oppgaver og offentlig forvaltning kan kompensere for manglende formell utdanning.

Erfaring fra post- og arkivarbeid og bruk av sak- og arkivsystem er særlig relevant. Erfaring fra offentlig forvaltning, HR- og personaladministrasjon og servicearbeid vil også være en fordel.

Personlige egenskaper

• arbeider nøyaktig, strukturert og selvstendig
• har god forståelse for administrative rutiner og arbeidsprosesser
• har gode digitale ferdigheter og lærer nye systemer raskt
• kommuniserer tydelig og liker å veilede og hjelpe andre
• er serviceinnstilt og møter innbyggere og kollegaer på en profesjonell og imøtekommende måte
• håndterer flere oppgaver samtidig og evner å prioritere og overholde frister
• er fleksibel og tilpasser deg endringer i oppgaver og arbeidsprosesser
• samarbeider godt og bidrar positivt til utvikling av avdelingen

Vi tilbyr

• en variert stilling med en sentral rolle i kommunens administrative arbeid
• et bredt arbeidsområde innen arkiv, HR, service og administrasjon
• mulighet til å bidra til utvikling av gode rutiner og digitale arbeidsprosesser
• samarbeid med ansatte og ledere på tvers av organisasjonen
• en arbeidshverdag med både selvstendige oppgaver og kontakt med kollegaer og innbyggere
• lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende lov- og avtaleverk

Stillingen lønnes i stillingskode 6863 – Gruppe 1 fagarbeiderstillinger.

Kontaktinformasjon

Aseel Samman,arkiv- og serviceavdeling,909 61 278

Arbeidssted

R.C. Hansens vei 2

7890Namsskogan

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Namsskogan kommune

Referansenr.: 5190879738

Stillingsprosent: 100%

Fast

Søknadsfrist: 20.10.2026