Fagansvarlig historisk arkiv

Joachim Schrader; Fredrikstad; On-site; NOK 480,000 - 640,000; Full time

Benefits offered by this job

Gode pensjonsordninger i KLP

Pensjons- og forsikringsordninger

Faglig utvikling

Sentral beliggenhet i Fredrikstad

Job summary

Fredrikstad kommune søker en fagansvarlig i Byarkivet for å ivareta arkivdanning, bevaring og formidling av historisk materiale. Du vil lede oppgaver, veilede kolleger og sikre innsyn og rettsaker i samsvar med lovverk.

Stillingen er 100% og plassert i Nygaardsgata 14, Fredrikstad. Lønn etter avtale, pensjons- og forsikringsordninger i KLP, samt faglig utvikling.

Qualifications

• Kunnskap om arkivdanning, bevaring og tilgjengeliggjøring.
• Kjennskap til offentlig arkivforvaltning og GDPR.
• Kjennskap til arkivlovgivning og offentlighet.

Responsibilities

• Daglig oppfølging av arkivfaget og veiledning til kolleger
• Ansvar for bevare og tilgjengeliggjøre eldre arkiver
• Orden og registrering av papirbaserte og elektroniske arkiver
• Motta, sortere, rense og pakke materiale i syrefrie esker
• Ansvar for langtidsbevaring av papirbaserte og digitale arkiv
• Innsynshåndtering i papirbaserte og digitale arkiv
• Søke og gjenfinne dokumentasjon på forespørsler
• Registrere og plassere arkivene i en historisk kontekst
• Gi arkivfaglig rådgivning internt og opplæring
• Sørge for effektiv arkivtjeneste for interne og eksterne brukere

Skills

Kommunikasjonsevner

Samarbeidsvilje

Nøyaktighet

Kvalitetsbevissthet

Selvstendighet

Education

Arkivfaglig utdanning

Tools

ASTA

NOARK

ISAD(G)

Job description

Fredrikstad er landets tiende største bykommune, med nærmere 6.700 medarbeidere, ca. 200 ledere på ulike nivåer og et årlig budsjett på om lag 8 milliarder kroner. Fredrikstad kommune skal være en spennende arbeidsplass, der ledere og medarbeidere opplever seg ivaretatt og har utfordrende oppgaver. Vi tilstreber en organisasjonskultur preget av tillit, medvirkning, profesionalitet, kvalitet, fleksibilitet og læring.

Virksomhet byarkivet er en del av kommunedirektørens sentrale staber i Fredrikstad kommune, plassert i kommuneområde Organisasjon og økonomi. Byarkivet er kommunens og byens arkivinstitusjon, arkivmyndighet, sentralt dagligarkiv og felles arkivdepot. Virksomhetens arbeidsfelt spenner fra arkivdanning og veiledning til bevaring, arkivdepot og formidling, inkludert innsyn etter offentleglova, forvaltningsloven og personvernlovgivningen, systemansvar, post- og budtjeneste og servicetorg. Byarkivet driver et aktivt utviklingsarbeid i samarbeid med virksomhet Teknologi, og vi har spesielt fokus på robotiserings-/automatiseringsprosesser. Byarkivet har i dag 41 ansatte.

Arbeidsoppgaver

• Daglig oppfølging av fagområdet gjennom fordeling av oppgaver, rådgivning, tilbakemeldinger og veiledning
• Faglig ansvarlig for å bevare, ordne og tilgjengeliggjøre eldre og avsluttede arkiver
• Ordning og registrering av nyere og eldre arkiver, både papirbaserte og elektroniske
• Mottak, sortering, rensing og pakking av fysisk materiale i syrefrie esker
• Ansvar for langtidsbevaring av både papirbaserte og digitale arkiv
• Innsynsbehandling i papirbaserte og digitale arkiv
• Søke og gjenfinne dokumentasjon ved forespørsler fra forskere, saksbehandlere og innbyggere
• Registrere, beskrive og plassere arkivene i en historisk kontekst, herunder versjonskontroll og oppdaterte oversikter
• Gi arkivfaglig rådgivning internt, samt lære opp og veilede andre arkivmedarbeidere
• Sørge for at arkivfunksjonen yter effektiv tjeneste for alle interne og eksterne brukere av arkivet

Kvalifikasjoner

• God kjennskap til en kommunes tjenester og oppgaver og forståelse for kommunen som organisasjon og hvordan interne tjenester understøtter kommunens enheter
• Gode norskkunnskaper og god digital forståelse
• Praktisk erfaring med ordning, katalogisering og bevaring av eldre, avsluttede arkiver
• Kunnskap om arkivsystemer og standarder (som f.eks. ASTA, NOARK, ISAD(G)) og gjerne erfaring med digitale arkivuttrekk og XML-formater.
• Kompetanse og erfaring fra dokumentasjonsforvaltning og arkiv i offentlig sektor
• Erfaring fra daglige driftsoppgaver i en arkivtjeneste
• God kjennskap til arkivloven, offentleglova, forvaltningsloven og personopplysningsloven (GDPR).
• Personlig egnethet vil bli vektlagt

Personlige egenskaper

I vurderingen av søkere vil personlige egenskaper som er nødvendig for stillingen bli sterkt vektlagt. Vi ønsker oss en medarbeider som har:

• Gode kommunikasjonsevner og samarbeidsferdigheter
• Høy grad av etterrettelighet, lojalitet og kvalitetsbevissthet
• Høy arbeidskapasitet, og evne til å være fleksibel, omstillingsdyktig og løsningsorientert
• Er produktiv og trives med repeterende rutinearbeid
• Interesse for arkivfaget, spesielt historisk arkiv
• Evne til å arbeide strukturert og selvstendig, også i samarbeid med andre
• Er motivert for, og ha evne til, å tilegne seg nye arbeidsoppgaver og kompetanse

Vi tilbyr

• Utfordrende og interessante arbeidsoppgaver i et aktivt, faglig, kompetent og trivelig arbeidsmiljø med gode muligheter for faglig utvikling
• Et arbeidsfellesskap hvor medarbeiderne er stolte av jobben sin og utfører den med stort engasjement
• Lønn etter avtale, og gode pensjons- og forsikringsordninger i KLP
• Byarkivet er p.t. lokalisert på Rådhuset, Nygaardsgata 14 – 16, sentralt i Fredrikstad
• Stillingen avlønnes i stillingskode 8530, internkode 8240 med stillingstittel fagansvarlig.

Andre vilkår

Arbeidstakere ansettes i Fredrikstad kommune i henhold til lover, reglement og tariffavtale. Prøvetiden er 6 måneder.

Offentlighet

Opplysning om søkeren kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt om å bli unntatt offentlighet. Fredrikstad kommune vil varsle søkere som har bedt om unntak for offentlighet, dersom dette ønsket ikke kan imøtekommes (offentlighetsloven § 25). Det vil gå frem av den offentlige søkerlista hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn de har.

Kontaktinformasjon

Joachim Schrader, Byarkivar, [phone], [e-mail]

Arbeidssted

Nygaardsgaten 14

1606 Fredrikstad

Nøkkelinformasjon:

• Arbeidsgiver: Fredrikstad kommune
• Referansenr.: 5205076973
• Stillingsprosent: 100%
• Fast
• Søknadsfrist: 22.11.2026