Systemforvalter: Digitalisering & arkiv – Hybrid

Seksjon for dokumentasjonsstyring, Oslo kommune, Kulturetaten; Oslo fylke; Hybrid; NOK 711,000 - 893,000; Full time

Job description

Seksjon for dokumentasjonsstyring, Oslo kommune, Kulturetaten

Byarkivet søker ny kollega med erfaring fra digitalisering og systemforvaltning
Byarkivet er i vekst og vi søker deg som vil arbeide med digitaliseringsprosesser og systemforvaltning av bl.a. sak- og arkivsystemer. I denne stillingen vil du samarbeide tett med et team bestående av dedikerte medarbeidere. Du vil blant annet være i aktiv dialog med systemforvaltermiljøet i Oslo kommune og dokumentsenteret i Byarkivet, i tillegg til ulike faggrupper ute på tjenestestedene. Arbeidsoppgavene er varierte og utfordrende, og befinner seg i et spennende krysningspunkt mellom forvaltning og digitalisering.

Om oss
Byarkivet er Oslo kommunes fagorgan for dokumentasjonsforvaltning og arkiv, og er «byens hukommelse» med ansvar for at kommunalt arkivmateriale blir bevart og gjort tilgjengelig. Stillingen tilhører seksjon for dokumentasjonsstyring som blant annet har systemforvalter ansvar for metadatakatalogen for historiske arkiv og deltar inn i systemforvaltningen for kommunens sak- og arkivsystem. Seksjonen er også ansvarlig for å veilede kommunen innen dokumentasjonsforvaltning, utvikle og vedlikeholde kommunens klassifikasjon, regelverk og instrukser knyttet til kommunens dokumentasjonsforvaltning og arkiv, samt mottak og langtidsbevaring av elektroniske arkiv.

• bidra til at Byarkivet leverer gode tjenester til sine kunder ved å vedlikeholde og utvikle Byarkivets tekniske løsninger
• bidra i seksjonens utviklings- og prosjektoppgaver generelt
• bidra til å utvikle og kvalitetssikre Byarkivets rutiner innen systemadministrasjon og brukerstøtte
• bidra inn som systemforvalter i Asta 7, ta uttrekk fra NOARK 5-databaser, og utarbeide rapporter vha Microsofts Powerplattform
• erfaring med prosjektarbeid og prosessledelse
• god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk
• samarbeidsorientert og kommunikativ, med evne til å formidle informasjon tydelig og samhandle godt med ulike fagmiljøer
• strukturert og analytisk, med evne til å sette seg inn i komplekse problemstillinger og finne gode løsninger
• initiativrik og med evne til å drive oppgaver og prosesser fremover
• mulighet til å jobbe i en av Norges største og mest komplekse organisasjoner, og bidra til den spennende utviklingen innen digitalisering av kommunens arbeid med dokumentforvaltning
• allsidige og utfordrende arbeidsoppgaver i et stort og utviklingsrettet fagmiljø, med muligheter for kompetanseutvikling
• et åpent og inkluderende arbeidsmiljø med trivelige kolleger
• sentral beliggenhet med god tilgang på offentlig kommunikasjon og med mulighet for hjemmekontor 2 dager i uken etter avtale med leder
• gode tjenestepensjons- og forsikringsordninger i Oslo Pensjonsforsikring
• Stillingen lønnes som spesialkonsulent i lønnstrinn 43–55 (kr 711.000 – kr 893.000) i henhold til Oslo kommunes regulativ

Byarkivet søker ny kollega med erfaring fra digitalisering og systemforvaltning
Byarkivet er i vekst og vi søker deg som vil arbeide med digitaliseringsprosesser og systemforvaltning av bl.a. sak- og arkivsystemer. I denne stillingen vil du samarbeide tett med et team bestående av dedikerte medarbeidere. Du vil blant annet være i aktiv dialog med systemforvaltermiljøet i Oslo kommune og dokumentsenteret i Byarkivet, i tillegg til ulike faggrupper ute på tjenestestedene. Arbeidsoppgavene er varierte og utfordrende, og befinner seg i et spennende krysningspunkt mellom forvaltning og digitalisering.

Om oss
Byarkivet er Oslo kommunes fagorgan for dokumentasjonsforvaltning og arkiv, og er «byens hukommelse» med ansvar for at kommunalt arkivmateriale blir bevart og gjort tilgjengelig. Stillingen tilhører seksjon for dokumentasjonsstyring som blant annet har systemforvalter ansvar for metadatakatalogen for historiske arkiv og deltar inn i systemforvaltningen for kommunens sak- og arkivsystem. Seksjonen er også ansvarlig for å veilede kommunen innen dokumentasjonsforvaltning, utvikle og vedlikeholde kommunens klassifikasjon, regelverk og instrukser knyttet til kommunens dokumentasjonsforvaltning og arkiv, samt mottak og langtidsbevaring av elektroniske arkiv.

Syns du, som oss, at dette er et spennende og samfunnsnyttig arbeidsfelt? Da ønsker vi å høre fra deg!

Arbeidsoppgaver

• identifisere og lede digitaliseringsprosesser ved bruk av sak- og arkivsystemet
• bidra til at Byarkivet leverer gode tjenester til sine kunder ved å vedlikeholde og utvikle Byarkivets tekniske løsninger
• bidra i seksjonens utviklings- og prosjektoppgaver generelt
• systemforvaltning av sak og arkivsystemet, inkludert utvikling og kvalitetssikring av integrasjoner, testing av nye versjoner og annenlinje brukerstøtte
• bidra til å utvikle og kvalitetssikre Byarkivets rutiner innen systemadministrasjon og brukerstøtte
• bidra inn som systemforvalter i Asta 7, ta uttrekk fra NOARK 5-databaser, og utarbeide rapporter vha Microsofts Powerplattform

Kvalifikasjoner

Du må ha:

• relevant høyere utdanning på minimum bachelornivå, eksempelvis innen IKT, informasjonsforvaltning, arkiv, eller andre fagområder knyttet til systemforvaltning
• erfaring fra systemforvaltning av sak-/arkivsystemer, fortrinnsvis Noark 5

Du bør ha:

• erfaring med digitaliseringsarbeid i, eller for, offentlig sektor
• erfaring med prosjektarbeid og prosessledelse
• god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk

Personlige egenskaper

• samarbeidsorientert og kommunikativ, med evne til å formidle informasjon tydelig og samhandle godt med ulike fagmiljøer
• strukturert og analytisk, med evne til å sette seg inn i komplekse problemstillinger og finne gode løsninger
• initiativrik og med evne til å drive oppgaver og prosesser fremover
• komfortabel med å gjøre selvstendige vurderinger, også når det ikke finnes etablerte rutiner eller klare fasitsvar

Vi tilbyr

• mulighet til å jobbe i en av Norges største og mest komplekse organisasjoner, og bidra til den spennende utviklingen innen digitalisering av kommunens arbeid med dokumentforvaltning
• allsidige og utfordrende arbeidsoppgaver i et stort og utviklingsrettet fagmiljø, med muligheter for kompetanseutvikling
• et åpent og inkluderende arbeidsmiljø med trivelige kolleger
• sentral beliggenhet med god tilgang på offentlig kommunikasjon og med mulighet for hjemmekontor 2 dager i uken etter avtale med leder
• gode tjenestepensjons- og forsikringsordninger i Oslo Pensjonsforsikring
• Stillingen lønnes som spesialkonsulent i lønnstrinn 43–55 (kr 711.000 – kr 893.000) i henhold til Oslo kommunes regulativ

Kontaktinformasjon

Elisabeth Liseth,21802180

Arbeidssted

Trondheimsveien 2
0560Oslo

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Oslo kommune
Referansenr.: 5200932586
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 23.11.2026

Kulturetaten er Oslo kommunes fagetat for kunst og kultur. Vi tilrettelegger for et bredt og mangfoldig kulturtilbud i Oslo.

Vi forvalter stipend og tilskudd til kunst- og kulturtiltak, ferieleirer, frivillige barne- og ungdomsorganisasjoner og frivillig musikkliv. Vårt arrangementskontor veileder arrangører i Oslo, tilrettelegger for kulturens arealbehov og administrerer utleie av atelierer og lokaler. Oslo kommunes kunstsamling og kunstordning forvaltes og administreres av oss. Etaten omfatter også Oslo kulturskole, Oslo byarkiv, Middelalderbyen, Øvingshotellet, Rommen scene, Vigelandmuseet, kunsten i Vigelandsparken, Gamle Munch og Oslo kulturnatt.

Forebygging og rehabilitering, Bærum kommune