Administration Coordinator

IKM Consultants AS; Hammerfest; On-site; NOK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

IKM Consultants AS søker en Administrativ Koordinator i Hammerfest for å støtte prosjektteamet. Stillingen omfatter mobilisering/demobilisering av personell, innkvartering og tilgang til IT-systemer, samt oppdatering av bemanningsplaner og rapportdistribusjon.

Du vil håndtere kursregistreringer og daglig administrativ støtte til prosjektledelse og tredjeparter, og samarbeide tett med underleverandører og offentlige aktører i et krevende felt.

Qualifications

• Minimum videregående utdanning (3 år).
• Minimum 2 års prosjekt Erfaring, primært administrative oppgaver.
• Gode IT-ferdigheter og evne til å bruke prosjektverktøy.
• SAP-erfaring anses som en fordel.
• Evne til å jobbe under press og møte stramme frister.
• Erfaring fra prosjekter og teamarbeid.

Responsibilities

• Koordinere mobilisering og demobilisering av internt, innleid og ekstern personell.
• Administrativ støtte daglig til prosjektpersonell og tredjeparter.
• Administrere innkvartering og innsjekkingskommunikasjon på stedet.
• Vedlikeholde bemanningsplaner og tilgangsanmodninger til fasiliteter og IT-systemer.
• Organisere kursregistreringer og oppfølging i samsvar med prosjektstandarder.
• Fasilitere koordinering mellom prosjektaktører, byråer og underleverandører.
• Koordinere distribusjon av rapporter og oppdateringer.

Skills

Proaktivt mindset

Arbeide under press

Teamarbeid

Selvstendig arbeid

Strukturert arbeid

Løsningsorientert

Education

Minimum videregående utdanning

Tools

SAP

Job description

• Coordinate the mobilization and demobilization of internal, hired-in, and third-party personnel.
• Manage accommodation and check-in communication for new personnel on site.
• Update and maintain manning plans.
• Handle access requests for facilities and various IT systems.
• Manage course registrations and follow-up, ensuring compliance with project standards.
• Provide daily administrative support to project personnel, management, and third parties.
• Facilitate coordination between various project stakeholders, agencies, and subcontractors.
• Coordinate the distribution of various reports.
• Book accommodation in the project camp.
• Update distribution lists and shared mailboxes.

Hammerfest

Admin. Coordinator

Responsibilities

• Coordinate the mobilization and demobilization of internal, hired-in, and third-party personnel.
• Manage accommodation and check-in communication for new personnel on site.
• Update and maintain manning plans.
• Handle access requests for facilities and various IT systems.
• Manage course registrations and follow-up, ensuring compliance with project standards.
• Provide daily administrative support to project personnel, management, and third parties.
• Facilitate coordination between various project stakeholders, agencies, and subcontractors.
• Coordinate the distribution of various reports.
• Book accommodation in the project camp.
• Update distribution lists and shared mailboxes.

Required expertise

• Minimum upper secondary education (3 years).
• A minimum of 2 years of project experience, primarily with administrative tasks.
• Proficient IT skills.
• Experience with SAP is considered a strong advantage.
• Proven ability to work effectively under pressure and meet tight deadlines.
• Experience working on projects and as part of a team.
• A structured, accurate, and independent work approach.
• Proactive and solution-oriented mindset.
• Valid EX Awareness certificate.

Language: Norwegian

Location: Hammerfest

Work schedule: 14-21 rotation

Duration: Assignment from October 2026 to July 2027