Administration Coordinator

IKM; Hammerfest; On-site; NOK 450,000 - 650,000; Full time

Job summary

IKM søker en administrativ prosjektkoordinator i Hammerfest for å støtte prosjektpersonell og ledelse med bemanningsplaner, kursregistrering og tilgangsstyring.

Arbeidsrotasjon 14-21 og varighet fra oktober 2026 til juli 2027. Gode IT-ferdigheter og evne til å jobbe under press er essensielt. Norsk språkkrav og prosjekt-Erfaring er forventet.

Qualifications

• Minimum videregående opplæring (3 år).
• Minimum 2 års prosjekt/administrativ erfaring.
• Gode IT-ferdigheter.
• Erfaring med SAP er en stor fordel.
• Evne til å arbeide under press og møte tight deadlines.
• Erfaring fra prosjekter ogteamarbeid.
• Strukturert, nøyaktig og selvstendig arbeidsmåte.
• Proaktiv og løsningsorientert.
• Gyldig EX Awareness-sertifikat.
• Norsk språk.
• Lokasjon: Hammerfest.
• Arbeidsrotasjon 14-21.
• Varighet: Oktober 2026 til Juli 2027.

Responsibilities

• Koordinere mobilisering og demobilisering av personell.
• Administrativ støtte til prosjektpersonell og ledelse.
• Håndtere innkvartering og innsjekkingskommunikasjon for nytt personell på stedet.
• Oppdatere og vedlikeholde bemanningsplaner.
• Håndtere tilgangsforespørsler til fasiliteter og IT-systemer.
• Koordinere kursregistrering og oppfølging i samsvar med prosjektstandarder.
• Fasilitere koordinering mellom prosjektaktører, myndigheter og underleverandører.
• Distribuere ulike rapporter.
• Bestille innkvartering i prosjektcampen.
• Oppdatere distribusjonslister og delte innbokser.

Skills

Proficient IT skills

Teamwork

Under pressure

Structured work

Proactive mindset

Education

Upper secondary education (3 years)

Tools

SAP

MS Office

Job description

• -Coordinate the mobilization and demobilization of internal, hired-in, and third-party personnel.
• -Manage accommodation and check-in communication for new personnel on site.
• -Update and maintain manning plans.
• -Handle access requests for facilities and various IT systems.
• -Manage course registrations and follow-up, ensuring compliance with project standards.
• -Provide daily administrative support to project personnel, management, and third parties.
• -Facilitate coordination between various project stakeholders, agencies, and subcontractors.
• -Coordinate the distribution of various reports.
• -Book accommodation in the project camp.
• -Update distribution lists and shared mailboxes.

Required expertise

• -Minimum upper secondary education (3 years).
• -A minimum of 2 years of project experience, primarily with administrative tasks.
• -Proficient IT skills.
• -Experience with SAP is considered a strong advantage.
• -Proven ability to work effectively under pressure and meet tight deadlines.
• -Experience working on projects and as part of a team.
• -A structured, accurate, and independent work approach.
• -Proactive and solution-oriented mindset.
• -Valid EX Awareness certificate.
• Language: Norwegian
• Location: Hammerfest
• Work schedule: 14-21 rotation
• Duration: Assignment from October 2026 to July 2027