Vacature Management Assistent (24-28u)

Stichtingimmo; Amsterdam; On-site; EUR 21,000 - 30,000; Part time

Job summary

iMMO zoekt een managementassistent die sterk in de schoenen staat om de directeur, het bestuur en de bureauorganisatie optimaal te ondersteunen. Je werkt grotendeels zelfstandig en draagt veel verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van je werkzaamheden, in een kleinschalige organisatie met diverse externe partners.

De functie vraagt inzicht in de AGENDA, notuleren, rapportages en het verzorgen van correspondentie, plus facilitaire en deels financiële taken.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau of gelijkwaardig.
• Ervaring met samenwerken met externe partijen.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Goede beheersing van Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk) en Engels.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met automatiseringspakketten.
• Stressbestendigheid en verantwoordelijkheidsgevoel.

Responsibilities

• Agendabeheer voor directeur, bestuur en team met proactieve aanpassing aan urgentie.
• Voorbereiden van beleidsnotities en managementinformatie door verzamelen, ordenen en bewerken van data.
• Beheren digitale werkomgeving en ICT-ondersteuning van het bureau.
• Opstellen en verwerken van correspondentie en bescheiden op basis van aanwijzingen.
• Notuleren tijdens vergaderingen en bewaken van voortgangsafspraken; rapportages redigeren en distribueren.
• Verantwoordelijk voor facilitaire zaken rondom kantoor en huisvesting.
• Algemene correspondentie, memo’s en archivering verzorgen (digitale archivering).
• Regelen van een klein deel van de financiële administratie.
• Organiseren en coördineren van bijeenkomsten en trainingen; aanspreekpunt voor partners en externe partijen.

Skills

Organiseren

Communicatieve vaardigheden

Stressbestendigheid

Samenwerken

Doelgericht

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Bijdragen aan bescherming van mensenrechten? iMMO zoekt een managementassistent die sterk in de schoenen staat. Je zorgt voor optimale ondersteuning van de directeur, het bestuur en de bureauorganisatie zodat zij zich kunnen richten op de vakinhoudelijke taken. Je werkt daarom grotendeels zelfstandig en draagt veel verantwoordelijkheid omtrent de kwaliteit van jouw werkzaamheden.

Wij zijn op zoek naar

een MANAGEMENT ASSISTENT m/v/x
voor 24 – 28 uur p.w.

Algemene informatie

iMMO is in Nederland een onafhankelijk en professioneel expertisecentrum op het gebied van forensisch-medisch onderzoek naar de gevolgen van marteling en andere inhumane behandeling. Op verzoek van slachtoffers verricht iMMO medisch onderzoek ten dienste van de besluitvorming in asiel- en mensenhandelprocedures.

iMMO is een kleine organisatie bestaande uit een directeur, artsen, psychologen, een jurist, een administratief medewerker en een managementassistent die nauw samenwerkt met de directeur.

Bij iMMO onderzoeken wij mensen uit zeer verschillende landen en met uiteenlopende culturele achtergronden. iMMO hecht aan de ervaring van haar medewerkers en aan diversiteit.

Doel van de functie

De managementassistent zorgt voor optimale ondersteuning van de directeur, het bestuur en de bureauorganisatie zodat zij zich kunnen richten op de vakinhoudelijke taken. Je werkt daarom grotendeels zelfstandig en draagt veel verantwoordelijkheid omtrent de kwaliteit van jouw werkzaamheden. Je werkt hierbij nauw samen in een klein team en rapporteert aan de directeur.

Werkzaamheden

• Je zorgt voor het agendabeheer van de directeur, het bestuur, de professionele raad en het team met een proactieve instelling t.o.v. agendawijzigingen en goed gevoel voor urgentie;
• Je bereidt (beleids)notities en managementinformatie voor door het verzamelen, ordenen en bewerken van relevante gegevens;
• Je bewaakt samen met de ICT-servicedesk de digitale omgeving ter ondersteuning van het bureau;
• Stelt zelfstandig correspondentie op en verwerkt correspondentie en andere bescheiden van inhoudelijke aard aan de hand van summiere aanwijzingen;
• Je neemt actief deel aan het intern werkoverleg en vergaderingen, notuleert en bewaakt de voortgangsafspraken en redigeert en distribueert rapportages;
• Je bent verantwoordelijk voor alle facilitaire zaken rondom kantoor en huisvesting;
• Je verzorgt (grotendeels zelfstandig) de algemene correspondentie, memo’s, pz-taken en zorgt voor de (digitale) archivering;
• Je regelt een klein deel van de financiële administratie;
• Je organiseert en coördineert bijeenkomsten waaronder trainingen en bent aanspreekpunt voor verschillende partners en externe partijen hiervoor;

Kortom, een functie waarin je de organisatorische spil van het IMMO bent met een zeer gevarieerd takenpakket en veel verantwoordelijkheid.

• Je hebt minimaal een HBO werk- en denkniveau of vergelijkbare ervaring;
• Je hebt ervaring met het samenwerken met verschillende externe partijen;
• Sterk in analyseren, samenwerken, organiseren en enthousiasmeren;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk en een goede beheersing van de Engelse taal;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden;
• Je hebt een hoog vaardigheidsniveau in het gebruik van relevante applicaties en automatiseringspakketten;
• Stressbestendigheid in verband met de werkzaamheden die onder tijdsdruk staan en waarbij verstoring een rol kan spelen;

Persoonskenmerken

Je bent een innemende persoonlijkheid met uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden; je opereert zonder problemen in teamverband of als solist. Je neemt je vak en verantwoordelijkheden serieus. Je vindt het aantrekkelijk dat je een zeer gevarieerd takenpakket hebt. Je brengt structuur aan en bent accuraat. Je hebt gevoel voor werkverhoudingen, humor en weet wanneer assertiviteit en wanneer bescheidenheid gepast is.

Wat wordt geboden

Een boeiende organisatie met een plezierige, informele en collegiale sfeer. Het betreft hier een functie voor 24 tot 28 uur per week. Salaris en arbeidsvoorwaarden conform de CAO GGZ FWG schaal 45 (ca. € 3.180,- tot € 4273,- / fte). Het gaat om een jaarcontract met de intentie om daarna te verlengen.