Teamleider secretariaten / DIV - gemeente Noordoostpolder

Multiselectpubliek; Emmeloord; On-site; EUR 60,000 - 75,000; Full time

Job summary

Multiselectpubliek zoekt een ervaren teamleider voor de Secretariaten en DIV. Je stuurt dagelijks de teams aan, ontwikkelt processen door en zorgt dat dienstverlening op orde blijft.

Je werkt onder de clustermanager, bewaakt kaders, plan- en controlcyclus, en coach je medewerkers bij veranderprocessen. Ervaring met archivering, DMS/zaaksystemen en AVG is een pre. Beschikbaarheidsvoorwaarden: minimaal 32 uur per week, bij voorkeur langere samenwerking.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als teamleider in de afgelopen 10 jaar.
• Ervaring met verander- of verbetertrajecten binnen administratieve/dienstverlenende teams.
• Beschikbaarheid minimaal 1 jaar.
• Kennis van Archiefwet, AVG en informatiebeheer.
• Geen ZZP’er.

Responsibilities

• Aansturen en ontwikkelen van de Secretariaten en DIV teams.
• Toetsen van adviezen en plannen op kaders en samenhang.
• Coachen en richting geven aan medewerkers tijdens veranderprocessen.
• Zorg dragen voor tijdige oplevering binnen planning-en-controlcyclus.
• Samenwerken met ICT en bestuur voor implementaties.

Skills

Leidinggevende ervaring

Communicatieve vaardigheden

Coachend leidinggeven

Verandertrajecten

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

DMS/Zaaksystemen

Job description

Als Teamleider Secretariaten/DIV a.i. ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing en verdere ontwikkeling van beide teams. Je werkt onder verantwoordelijkheid van de clustermanager en zorgt ervoor dat medewerkers hun werk goed kunnen uitvoeren, de dienstverlening op orde blijft en verbeteringen daadwerkelijk worden doorgevoerd.

Je bent verantwoordelijk voor het realiseren van bestuurlijke en programmatische doelen binnen de beschikbare mensen en middelen. Ook bewaak je de tijdige en juiste oplevering van producten binnen de planning-en-controlcyclus. Je zorgt voor een doelmatige, rechtmatige en effectieve inrichting van de administratieve organisatie en interne controle. Daarnaast toets je adviezen en plannen voor bestuur en directie op kaders, integraliteit en samenhang met andere clusters.

Binnen de Secretariaten ligt een duidelijke veranderopgave. Een quickscan uit 2025 vormt de basis voor verdere professionalisering van de Management- en Bestuurssecretariaten. Jij neemt medewerkers mee in deze ontwikkeling, helpt bij het maken van keuzes en zorgt ervoor dat verbeteringen niet alleen op papier staan, maar ook in de praktijk worden gebracht. Daarbij werk je nauw samen met de huidige waarnemend teamleider en ben je de kartrekker van het veranderproces.

Ook binnen DIV staat de organisatie niet stil. Er ligt een door de directie vastgesteld toekomstbeeld dat richting geeft aan de verdere inrichting van het team. De uitdaging is om continuïteit te waarborgen, processen efficiënter te organiseren en ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer en zaakgericht werken tijdig te implementeren. Uiteraard binnen de geldende wet- en regelgeving.

Je bewaakt de voortgang, creëert draagvlak en geeft medewerkers de ruimte om mee te denken. Daarbij houd je oog voor wat haalbaar is. Je weet wanneer je moet coachen, wanneer je richting moet geven en wanneer het tijd is om door te pakken.

Wat neem je mee:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Affiniteit of ervaring met ondersteunende gemeentelijke diensten, waaronder:
• Secretariaatswerkzaamheden voor management en bestuur.
• Werkzaamheden op het gebied van archivering en documentatie.
• Sterke communicatieve vaardigheden:
• Helder en overtuigend communiceren op alle niveaus.
• Goed kunnen luisteren en feedback geven.
• Je bent van nature een verbinder.
• Ervaring met (coachend) leidinggeven en het motiveren van medewerkers.
• Het is een pré wanneer je ervaring hebt met veranderprocessen en het begeleiden van teams in een dynamische omgeving.
• Doorpakmentaliteit.

Eisen

• Werkervaring

Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als teamleider in de afgelopen 10 jaar. Aantoonbare ervaring met verander- of verbetertrajecten binnen administratieve/dienstverlenende teams. Geef minimaal 1 voorbeeld met het c.v.

• Continuïteit en beschikbaarheid

Beschikbaarheid gegarandeerd voor een periode van minimaal 1 jaar.

• Privacy wet en regelgeving

Jij hebt aantoonbare kennis van: de Archiefwet, AVG, basisprincipes van informatiebeheer (zoals DUTO, zaakgericht werken).

• Geen ZZP’er

Gunningscriteria

• Werkervaring aansturen teams
• Werkervaring overheid

Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan 2 jaar aantoonbare ervaring binnen een gemeentelijke, provinciale of andere overheidsorganisatie.

• Systeemkennis

Beschrijf uw ervaring met digitale systemen en verandertrajecten binnen DIV of secretariaten. (Ervaring met DMS /RMA/ zaaksystemen, Rol in implementatie of optimalisatie, Samenwerking met ICT en bestuur.

• Inzetbaarheid

De kandidaat is vanaf de startdatum voor minimaal 32 uur per week inzetbaar. Geef de inzetbaarheid aan met het c.v.