Teamleider secretariaten/div

Bij Oranje; Flevoland; On-site; EUR 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

De gemeente Noordoostpolder zoekt een inspirerende Teamleider Secretariaten/DIV a.i. die leiding geeft aan een team van 20 professionals en zorgt voor richting, stabiliteit en bestuurlijke ondersteuning tijdens een periode van ontwikkeling.

Je werkt onder verantwoordelijkheid van de clustermanager en stuurt op realisatie van doelen en tijdige oplevering. Je borgt een doelmatige en juiste inrichting van de administratieve organisatie en interne controle, en toetst adviezen en plannen op kaders en

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Affiniteit of ervaring met ondersteunende gemeentelijke diensten, waaronder secretariaatswerkzaamheden voor management en bestuur, archivering en documentatie.
• Sterke communicatieve vaardigheden: helder en overtuigend communiceren op alle niveaus, luisteren en feedback geven.
• Je bent van nature een verbinder en beschikt over coachend leiderschap.
• Ervaring met veranderprocessen en het motiveren van medewerkers in een dynamische omgeving.
• Doorpakmentaliteit.

Responsibilities

• Leiden van het team Secretariaten/DIV en borging van plan- en control-activiteiten.
• Beheer en doorontwikkeling van de administratieve organisatie en interne controle.
• Toetsen van adviezen/plannen aan kaders en samenhang met andere clusters.
• Begeleiding van verandering en implementatie van verbeteringen, in samenwerking met de huidige waarnemend teamleider.
• Zorg dragen voor naleving van vereisten en screeningsprofielen (VOG).
• Interviewplanning en -uitvoering plannen en coördineren.

Skills

HBO-niveau

Secretariatenwerk

Archivering

Documentatie

Communicatieve vaardigheden

Luisteren

Feedback geven

Verbindend werken

Leidinggeven

Coaching

Veranderprocessen

Doorpakken

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

De opdracht

Voor de gemeente Noordoostpolder zoeken wij een inspirerende Teamleider Secretariaten/DIV a.i. die een team van betrokken professionals richting en stabiliteit biedt in een periode van ontwikkeling. Het gaat om een opdracht met grote zichtbaarheid in de organisatie, in het hart van bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning.

Het team bestaat uit 15 medewerkers Secretariaten (Managementsecretariaat, Bestuurssecretariaat en de ambtelijk secretaris van de OR) en 5 medewerkers DIV, inclusief twee adviseurs Zaakgericht Werken. De medewerkers zijn deskundig, bevlogen en hebben hart voor de organisatie; ze zoeken een (tijdelijke) leidinggevende die vertrouwen wekt, ruimte geeft en koers biedt.

Kern van de functie

De teamleider geeft leiding aan het team, draagt zorg voor het beheer en de ontwikkeling ervan en doet dit onder verantwoordelijkheid van de clustermanager. Je bent verantwoordelijk voor het realiseren van bestuurlijke en programmatische doelen met de beschikbare mensen en middelen, én voor tijdige en juiste oplevering van producten binnen de planning-en-controlcyclus. Je borgt een doelmatige, rechtmatige en effectieve inrichting van de administratieve organisatie en interne controle. Adviezen en plannen voor bestuur en directie toets je op kaders, integraliteit en samenhang met andere clusters.

Doorontwikkeling Secretariaten

In 2025 is een quick-scan uitgevoerd op de Management- en Bestuurssecretariaten. De uitkomsten vormen de basis voor een vernieuwingsopgave die vraagt om een teamleider die richting geeft aan de doorontwikkeling, het gesprek voert met medewerkers, keuzes helpt maken en zorgt voor implementatie van verbeteringen. Je werkt daarbij nauw samen met de huidige waarnemend teamleider en functioneert als kartrekker van het veranderproces.

Doorontwikkeling DIV

Voor DIV ligt er een helder toekomstbeeld (rapport), wat door de directie is vastgesteld en in uitvoering gegeven aan de manager van het Cluster Interne Dienstverlening. Wat is de opgave: teaminrichting en organisatie waarbij continuïteit wordt geborgd, het werk efficiënt(er) wordt uitgevoerd en ontwikkelingen tijdig worden geïmplementeerd. Vanzelfsprekend binnen de gestelde wet- en regelgeving. De komende periode staat in het teken van het zetten van realistische stappen van de huidige naar de gewenste situatie.

Als teamleider bewaak je het plan, stimuleer je ruimte bij medewerkers en zorg je voor borging en draagvlak.

Je dient een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) met het volgende screeningsprofiel: 11, 12, 13, 41, 53, 71 aan te leveren. Indien dit niet tijdig aangeleverd wordt, is er een ontbindende voorwaarde van toepassing.

Kandidaatomschrijving

Wat neem je mee:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Affiniteit of ervaring met ondersteunende gemeentelijke diensten, waaronder:
  • Secretariaatswerkzaamheden voor management en bestuur.
  • Werkzaamheden op het gebied van archivering en documentatie.
• Sterke communicatieve vaardigheden:
  • Helder en overtuigend communiceren op alle niveaus.
  • Goed kunnen luisteren en feedback geven.
• Je bent van nature een verbinder.
• Ervaring met (coachend) leidinggeven en het motiveren van medewerkers.
• Het is een pré wanneer je ervaring hebt met veranderprocessen en het begeleiden van teams in een dynamische omgeving.
• Doorpakmentaliteit.

Interviewplanning

De interviews vinden plaats op 30 oktober om 13.00, 14.00 en 15.00 uur op locatie bij de Gemeente Noordoostpolder.